Oito horas de expediente é pouco para realizar todas as rotinas contábeis? Descubra um método bem eficaz para aumentar a sua produtividade e da sua equipe
A produtividade é um item essencial para o sucesso de um projeto ou de uma organização. Mas, no mundo de hoje, nem sempre é fácil executar todas as tarefas com qualidade e no prazo determinado, já que somos constantemente interrompidos por ligações, solicitações fora de hora, notificações de mensagens, redes sociais, entre outros.
Quando nos damos conta, o expediente já acabou e não fizemos nem metade do que estava programado.
Com isso, nossa lista de afazeres só aumenta e parece que nunca conseguiremos dar conta de tudo, o que acaba provocando uma grande insatisfação e estresse.
Se você se identifica com essa situação, precisa ler este artigo! Mostraremos como fazer o acompanhamento das rotinas contábeis e aumentar a sua produtividade usando as ferramentas que você já tem, ou seja, sem colocar a mão no bolso! Para saber mais, continue a leitura.
O que é o Método GTD?
Como já dissemos, diariamente, somos “bombardeados” por inúmeras requisições. Algumas são resolvidas no mesmo dia, mas a maioria acaba ficando para depois. E essas pendências ficam gravadas em nossa mente, atrapalhando a concentração na tarefa que temos que desempenhar naquele momento.
Em um processo inconsciente, nosso cérebro age como um dispositivo eletrônico, enviando lembretes de tudo o que precisa ser resolvido.
Mas, mesmo com esse mecanismo, ele não tem a mesma capacidade de um computador para armazenar e organizar todas as informações necessárias por muito tempo. É por isso que precisamos ter um método confiável para registrar todas as solicitações, ideias e o que deve ser feito posteriormente.
Criado pelo americano David Allen, o método GTD (em inglês, Getting Things Done), que, em tradução livre, significa “fazer as coisas acontecerem”, é uma técnica de produtividade voltada a equipes que trabalham com diversos projetos ao mesmo tempo.
Ela consiste em um sistema de gerenciamento de tarefas composto por cinco listas e um calendário. Entenda o que são essas listas e como isso deve ser feito.
Lista de projetos
Um projeto é definido como um conjunto de atividades que levam a determinado resultado. Em um escritório de contabilidade, podem ser listados os processos do contábil, do fiscal, da folha, a abertura de uma nova empresa etc.
Também pode ser incluído nessa lista um projeto de melhoria interna (para o seu escritório), como, por exemplo, a implantação de um novo software de gestão. O objetivo é dar uma visão geral de todos os projetos que estão em andamento na sua empresa.
Lista de “próximas ações”
Como o próprio nome diz, esta lista serve para definir as próximas ações de cada projeto com base em critérios como: prioridade, recursos necessários para a realização das tarefas e outros.
Dica: inclua pelo menos uma ação para cada projeto em andamento e revise a lista pelo menos uma vez por semana, garantindo que todos eles tenham uma próxima ação já definida e não fiquem estagnados.
Lista “Caixa de Entrada”
Esta é a lista de todas as solicitações que chegam ao seu escritório. Ao receber uma nova solicitação, ela deve ser registrada ali e não exige nenhuma ação imediata.
A ideia é que sua equipe não seja interrompida para atender a uma nova solicitação, no entanto, é preciso que você defina o melhor momento para avaliar e dar andamento a ela.
Dica: determine um responsável por monitorar a caixa de entrada e encaminhar as solicitações aos responsáveis, de acordo com as prioridades.
Lista “Talvez um dia”
Coloque nesta lista as atividades que você considera importantes, mas que ainda não têm nenhuma ação concreta ou, por algum motivo, não podem ser realizadas por enquanto.
E, na revisão semanal, avalie se já chegou a hora de mover essa tarefa para a lista de “próximas ações.”
Lista “Esperando por”
Insira aqui as atividades que dependem de alguma pessoa ou recurso externo. Por exemplo, quando você precisa aguardar os documentos fiscais do cliente para fechar o seu relatório mensal.
Calendário
No método GTD, o calendário é reservado àquelas atividades que possuem data e hora específicas, como uma reunião, visita ao cliente ou qualquer outro tipo de evento que você vá participar.
As demais devem ser registradas nas listas, conforme a classificação acima.
Entendeu a importância de um controle externo das tarefas para fazer o acompanhamento das rotinas contábeis? Ele é essencial para que você consiga focar somente no que precisa ser realizado naquele instante, sem se preocupar com pendências futuras, melhorando a sua produtividade.
Além disso, com o GTD, você adquire mais controle da sua agenda e ganha tempo para se dedicar às ações estratégicas que podem trazer mais clientes e garantir o crescimento do seu negócio.
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