Uma agenda compartilhada é uma ferramenta de grande utilidade quando você possui uma série de compromissos que precisa estar visível para um determinado grupo dentro da sua organização.
Nesse sentido, o recurso “Grupos”, do Office 365, é uma excelente alternativa. Por isso, mostraremos abaixo como criar uma agenda compartilhada usando essa função. Acompanhe o passo a passo e veja como é simples fazer uso dessa ótima ferramenta!
O que exatamente é o recurso “Grupos”?
O “Grupos” é um recurso do Office 365 que permite ao usuário criar, de uma maneira simples e direta, uma área de trabalho compartilhada composta por uma caixa de correio, calendário, biblioteca de documentos, bloco de anotações e ferramenta de planejamento. Neste artigo, focaremos no uso do calendário compartilhado, excelente opção para organizar e evitar o esquecimento dos compromissos.
Passo a passo para a criação da agenda compartilhada
O primeiro passo é criar o grupo. Você pode fazê-lo no Outlook 2016 ou no Outlook na Web. No Outlook 2016, clique em Novos Itens -> Grupo. Se a sua empresa ainda não está utilizando o Office 2016, você pode encontrar o mesmo comando no Outlook na Web.
Em seguida, escolha um nome para o grupo. Observe que o Outlook já exibe o ID do grupo com base no nome. Este ID será usado como e-mail do grupo e também como lista de distribuição.
O passo seguinte é escolher a opção de privacidade. Observe que existem duas alternativas. O grupo pode ser público (aberto para toda a organização) ou restrito aos membros aprovados pelo administrador do grupo.
Marque a opção “Inscreva novos grupos” para que eles recebam conversas de grupo na caixa de entrada. Então clique em “OK”.
Adicione pessoas e (opcionalmente) uma foto para o grupo. E não se preocupe se você não se lembrar de todas as pessoas na hora, pois é possível adicioná-las mais tarde.
O que realmente importa é que o grupo já está criado e você poderá encontrá-lo na barra de navegação do Outlook.
Dica: Inclua o grupo nos favoritos para que você o encontre mais facilmente no Outlook e também no OneDrive.
No e-mail de boas vindas, você terá informações sobre alguns recursos do grupo. Você também pode observar na barra do “menu” as opções disponíveis, incluindo o calendário.
Incluindo um novo compromisso no calendário do grupo
Agora que você já possui um calendário compartilhado, pode cadastrar os compromissos e eventos de interesse do grupo e, com isso, reduzir os riscos de perda de um prazo importante devido a falhas na comunicação.
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Além disso, caso você tenha dúvidas ou sugestões sobre o assunto, deixe o seu comentário que nós teremos muito prazer em respondê-lo.
Até a próxima!
