Afinal de contas, vale ou não a pena investir em projetos de automação de processos na contabilidade? E qual a maneira correta de começar?
Esses e outros temas, que estão no topo da discussão desde que as empresas de contabilidade online começaram a invadir o mercado, é o que veremos nesse artigo.
Porque investir em automação contábil
Antes de começar a procurar por ferramentas de automação, a primeira coisa que você precisa se perguntar é porque deseja investir em automação contábil no seu escritório.
Qual problema você quer resolver ou qual oportunidade deseja aproveitar usando a automação são duas perguntas poderosas que devem ser respondidas logo no início do projeto.
Nesse artigo, eu apresento as quatro principais razões, os tipos de automação, os 3 erros mais comuns em projetos de automação e o que você precisa saber para iniciar o seu primeiro projeto de automação.
4 razões para investir em automação de processos na contabilidade
Comece escolhendo uma entre as seguintes razões:
1- Aumentar a capacidade de atendimento
Existem duas possíveis motivações para você aumentar a sua capacidade de atendimento:
A primeira é você conseguir atender todos os atuais clientes de forma correta. Por exemplo, fazer a contabilidade de todos os clientes. Nesse caso estamos falando de aumento da eficácia (fazer o que é correto).
A segunda é para você conseguir atender mais clientes, sem aumentar significamente os custos internos. Nesse caso você busca aumentar a eficiência.
2- Reduzir as falhas operacionais
Automatização pressupõe padronização de processo. Portanto, em teoria, se você automatiza um processo a tendência é que haja uma queda no número de falhas.
Na prática, o resultado pode ser o oposto. Se você automatiza um processo ruim, ou que recebe dados de baixa qualidade, o índice de falhas pode subir.
Exemplo: quando você integra o seu sistema ERP contábil com o sistema de gestão financeira do cliente é preciso se certificar que as parametrizações no sistema do cliente refletem as verdadeiras categorias de receitas e despesas, do contrário a automatização pode não funcionar como você esperava.
3- Melhorar a rentabilidade da empresa (aumentar os lucros)
Esse é um ótimo motivo, embora muitos empresários não o coloquem como a primeira razão. Empresas precisam gerar lucros suficientes para remunerar o capital investidos pelos sócios e para financiar o crescimento do negócio.
O foco aqui é o aumento da eficiência via redução de desperdícios.
4- Aumentar a competitividade do negócio
Esse é um ponto que eu gostaria de chamar a atenção, pois ainda são poucos os empresários que percebem a necessidade crescente de adaptação do seu negócio às novas demandas da era da economia compartilhada.
Quando falamos em economia compartilhada, logo vem à mente grandes exemplos dessa nova modalidade de negócio, tais como o Uber, o Spotify e o Airbnb.
Na base da economia compartilhada está a ideia de que um bem ou serviço pode ser compartilhado entre muitos usuários, gerando uma economia de escala que beneficia tanto o provedor do serviço quanto o cliente.
Escritórios contábeis na economia compartilhada
Talvez você não saiba, mas o escritório de contabilidade é uma espécie de economia compartilhada, onde um mesmo serviço é oferecido a diversas empresas, que compartilham os mesmos recursos (pessoal, ferramentas, etc.).
A grande diferença na contabilidade é que, como esse modelo de compartilhamento nasceu antes da era digital, ele não segue um processo padronizado, o que significa que, na prática, cada cliente é atendido de uma forma diferente.
Já as empresas de contabilidade online, nativas desse universo, conseguem padronizar o seu atendimento para todos os clientes. E com isso, elas ganham mais agilidade nos processos, podendo reduzir custos internos e ter uma carteira de clientes muito maior.
A boa notícia é que muitos recursos tecnológicos que possibilitam as empresas de contabilidade online padronizar a sua forma de atendimento e escalar o seu negócio estão também disponíveis para os escritórios de menor porte, na forma de serviços online.
Os principais tipos de automação contábil
A seguir descrevo os principais tipos de automação que estão disponíveis para empresas de contabilidade online.
ERP Contábil
O ERP Contábil é tão presente no dia-dia nos escritórios contábeis que até podemos esquecer que se trata de um software de automação.
Ele é o responsável por automatizar as rotinas operacionais básicas na contabilidade, como a escrituração contábil e a emissão da folha.
Embora possam funcionar muito bem para os processos básicos, eles normalmente apresentam deficiências ou limitações em relação a integração com outros sistemas e no atendimento a processos auxiliares, como gestão de tarefas, gestão de documentos e comunicação com o cliente.
Rotinas Operacionais Complementares
Explorando essas limitações surgiram nos últimos anos diversos softwares que automatizam processo complementares, normalmente relacionados à coleta e o tratamento de informações disponibilizadas por sistemas externos.
Alguns exemplos:
- Captura de nota fiscal eletrônica.
- Captura de Informações de apontamento da folha
- Captura de informações financeiras
Essas soluções podem variar desde robôs que acessam o sites das prefeituras, capturam as notas emitidas e geram as guias para recolhimentos de tributos.
Até soluções mais simples, como fornecer uma planilha Excel para que o cliente digite os seus movimentos financeiros, o que não deixa de ser uma forma de automação.
Rotinas Administrativas
Nesta categoria estão os softwares que otimizam rotinas administrativas, como gestão de tarefas e gerenciamento de documentos.
Com o aumento do número de clientes e alta diversidade de processos que são realizados pelo escritório fica praticamente impossível gerenciar tudo de forma eficaz sem o auxílio de algum tipo de ferramenta.
Podem ser usadas ferramentas genéricas ou ferramentas criadas especificamente para atender o mercado contábil.
RPA – Automatização através de robôs
O RPA é um software que permite programar um robô para a execução de tarefas repetitivas e que não exigem análise por parte da equipe.
Geração de relatórios, conciliação de dados, apuração de tributos, são exemplos de tarefas que podem ser realizadas por um robô.
Esses robôs ainda possuem a capacidade de captar e manipular dados, preencher planilhas e formulários, disparar e-mails e até mesmo comunicar-se com outros sistemas de forma autônoma.
Vamos pegar um exemplo de um processo simples para que você tenha uma ideia do potencial de utilização do RPA em um escritório contábil.
Um exemplo de RPA na contabilidade
Digamos que você precisa, a cada 3 meses, realizar um processo simples como renovar as certidões negativas dos clientes.
Você acessa o site da receita, baixa a certidão e armazenar na pasta de cada um dos seus clientes.
Adicionalmente, caso algum cliente esteja com pendência você precisa elaborar um e-mail para comunicá-lo.
Se você tem 10 clientes e leva uma média de 2 minutos por cliente, então o processo todo irá consumir 20 minutos do seu tempo.
Agora digamos que você tem 1.000 clientes. Nesse caso, você precisaria alocar um funcionário praticamente por uma semana inteira apenas para fazer esse serviço.
O robô faria o mesmo serviço em uma fração do tempo. Além disso ele poderia ser programado para fazer essa tarefa a noite o no final de semana, quando o computador está ocioso.
Percebeu a diferença?
O RPA ainda é pouco utilizado no mercado contábil no Brasil, mas é uma grande tendência para os próximos anos, por isso, o empresário contábil precisa acompanhar de perto a evolução dessa tecnologia.
Os 3 erros mais comuns
A seguir destaco os 3 erros mais comuns em projetos de automação em escritórios contábeis para que você possa evitá-los na sua empresa.
Desconhecer que automação demanda padronização de processo
Um software de mercado é feito a partir de um processo padronizado que, em regra geral, é definido pela primeira empresa contábil que demandou a implementação da ferramenta.
Quando o software está pronto, a empresa então passa a revendê-lo para outras empresas que têm o mesmo tipo de necessidade.
Muitos empresários acabam contratando esses softwares para automatizar rotinas em suas empresas esperando que eles repitam o mesmo desempenho apresentado pelo vendedor.
Esse desempenho, contudo, acaba não se repetindo porque os processos na empresa são diferentes e a ferramenta acaba não se ajustando tão bem.
Dar pouca atenção ao preparo dos funcionários
Os colaboradores representam um ponto crítico na adoção de novos processos. Eles precisam ser envolvidos desde o início e, preferencialmente, participar do processo de escolha da ferramenta.
Quando esse cuidado não é seguido, os riscos de fracasso na adoção da ferramenta sobem consideravelmente.
Além disso, deve-se investir um bom tempo na capacitação dos colaboradores, o que normalmente acaba não ocorrendo.
Ausência de uma estratégia para lidar com o cliente
Muitas das ineficiências em processos na contabilidade estão relacionadas a interação com o cliente. Para resolvê-las, além da ferramenta, você precisa traçar uma estratégia clara de como irá lidar com o cliente.
Por exemplo, de nada adianta você contratar um pacote de soluções de gestão financeira para oferecer aos seus clientes, sem antes ter uma estratégia clara de como irá “vender” a solução para o cliente.
Sem uma estratégia clara, você corre o risco de você ver o seu projeto fracassar porque o cliente se recusa a utilizar a solução, mesmo você oferecendo-a de forma gratuita.
Por onde começar
Agora darei algumas dicas de como você pode iniciar o seu projeto de automação no escritório.
Comece escolhendo uma razão
Por que você quer automatizar? Para aumentar a capacidade de atendimento, para reduzir falhas, para aumentar lucros ou para se tornar mais competitivo?
Resista a resposta mais fácil (todas as anteriores) e escolha uma, a que endereço o seu maior problema.
Estabeleça uma meta
É muito importante quantificar a sua meta de forma que você tenha como medir, de forma efetiva, o sucesso do projeto.
Alguns exemplos de possíveis metas para o seu projeto:
- Quantidade de clientes atendidos por funcionário
- Quantidade de horas consumidas no processo
- Quantidade de reclamações de clientes
- Margem de contribuição por cliente
Obs. Se você não tem os números atuais, a sua primeira missão será obtê-los.
Identifique os gargalos do processo
Você sabe onde estão os gargalos do processo que você pretende otimizar?
Os gargalos são os pontos do processo onde se concentram as maiores ineficiências. Os pontos em que, com o menor esforço possível, você consegue obter o máximo de resultado em relação a sua meta.
Estabeleça o próximo passo e entre no modo de ação
Escolhido o gargalo onde você irá atuar, o seu trabalho agora é definir o próximo passo, que pode ser, por exemplo, realizar um brainstorm para identificar as alternativas de como realizar o projeto.
Tenha sempre uma próxima ação estabelecida para o seu projeto, dessa forma você garante que ele não irá morrer ou ser abandonado em uma gaveta.
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