A automatização de processos na contabilidade é um caminho sem volta. Saiba como planejá-la e executá-la com sucesso na sua empresa.
Os últimos artigos do CIOnaNuvem mostraram exemplos de empresas contábeis que investiram na automatização de processos e aumentaram muito sua produtividade, eliminando trabalho manual, reduzindo falhas e retrabalhos e economizando tempo da sua equipe para atuar em atividades menos operacionais e de maior valor agregado.
Hoje, vamos falar sobre as estratégias e objetivos que você precisa ter em mente antes de iniciar um projeto de automatização de processos na contabilidade, o que, sem dúvida, pode revolucionar a sua empresa. Porém, como toda mudança, esta possui alguns riscos, aos quais você deve ficar atento para obter os resultados desejados.
Continue a leitura e saiba como fugir dessas armadilhas, evitando muita dor de cabeça no futuro.
Modernizar é preciso!
Na área de contabilidade, todos já sabem que é preciso fazer alguns esforços para se modernizar, como mover seus documentos para a nuvem, adotar ferramentas tecnológicas que otimizam seus processos internos e que melhoram a comunicação com os clientes. Alguns contadores se mostram bastante entusiasmados, mas outros veem essas novidades com certa apreensão, devido à grande quantidade de opções disponíveis e a dificuldade de escolha das ferramentas.
Uma coisa que deve ficar clara para quem está nesta fase, é que a tecnologia e as ferramentas são um meio para você atingir os seus objetivos de negócio. Já os resultados são definidos pela sua estratégia.
Assim, o primeiro passo é você estabelecer uma boa estratégia, que deve necessariamente possuir dois componentes:
1. A proposta de valor, onde você define:
- O tipo de cliente que você deseja atender (público-alvo) e quais produtos ou serviços você vai entregar a eles.
- O preço, ou seja, quanto vale a sua oferta.
2. A cadeia de valor:
- Sequência de atividades internas que são executadas para viabilizar a entrega dos seus serviços.
A definição de uma estratégia baseada nestes dois componentes evita que você caia na armadilha de implantar um projeto de automação apenas com foco na redução de custos, o que tende a limitar o crescimento da empresa, conforme a história tem mostrado.
Definida a estratégia é hora de partir para a implementação do projeto. É quando você irá revisar os seus processos internos e selecionar as novas ferramentas que serão utilizadas pela equipe.
E é justamente nesta fase que ocorrem dois dos principais problemas que afetam negativamente os resultados dos projetos de automatização de processos na contabilidade.
Conheça-os e saiba o que fazer para que eles não aconteçam no seu escritório.
Assista o vídeo:
Continue a leitura do artigo.
Os dois principais desafios na automação de processos
1. Pouca atenção com o preparo dos funcionários
Qualquer alteração nos processos, mesmo que pequena, exige uma preparação dos funcionários.
No caso da automatização dos processos na contabilidade, investir em treinamento e capacitação é fundamental, pois, para quem está acostumado a executar tarefas manuais, repetitivas e burocráticas, é natural que haja dificuldade ou mesmo uma resistência a modificar a forma de trabalho.
Porém, muitos empresários acabam dando pouca atenção a esta etapa, o que acaba prejudicando o sucesso do projeto.
Trata-se de uma mudança de comportamento que precisa ser estimulada com o apoio da gerência, com a criação de recompensas, como bônus, brindes, passeios etc., que visam fomentar uma nova “cultura de trabalho”, reconhecendo o esforço dos colaboradores que tiverem melhor desempenho.
É importante lembrar que muitos funcionários podem se sentir ameaçados pela automatização, temendo perder seus empregos. Cabe ao empresário estabelecer uma estratégia de comunicação que deixe claro para cada um qual será o seu papel e que eles ganharão com o projeto.
Com os treinamentos e a comunicação adequada, em pouco tempo, eles vão perceber os benefícios que a automatização proporciona e vão se adaptar facilmente à nova realidade.
2. Ausência de uma boa estratégia para lidar com o cliente
E se para os funcionários já é complicado, imagine para o cliente?
Nesta situação, é muito comum ouvir dos contadores que “o cliente não quer colaborar”, porque não utiliza as ferramentas sugeridas ou se recusa a seguir os novos procedimentos estabelecidos na sua cadeia de valor.
Pois é. Da mesma forma que você enfrentou a resistência da sua equipe, terá de enfrentar, também, a de seus clientes.
A única forma de vencer esta barreira é colocar-se no lugar deles e pensar em estratégias que demonstrem os ganhos com a nova dinâmica. Eventualmente, não hesite em dispensar os clientes mais relutantes, pelo bem da sua estratégia.
Vale ressaltar que a automatização e otimização de processos na contabilidade é um caminho sem volta ao qual todas as empresas terão que se adaptar (até mesmo as menores). Obviamente, não será uma tarefa fácil, exigindo do empreendedor uma boa estratégia e plano de execução.
No entanto, lembre-se que, mesmo obtendo as melhores ferramentas tecnológicas, sua equipe precisa estar muito bem preparada, pois as máquinas não fazem nada sem a ação humana. São as pessoas que fazem toda a diferença!
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