Descubra a contabilidade digital e saiba como alguns recursos simples da tecnologia podem trazer mais eficiência e rentabilidade para o seu negócio contábil.
Você provavelmente já ouviu falar em contabilidade digital e armazenamento de documentos na nuvem.
Mas, se ainda não sabe quais são os benefícios que esses novos conceitos trazem para o seu escritório contábil, está na hora de conhecê-los, pois eles representam uma alternativa mais econômica em relação à contabilidade tradicional, além de aumentar a produtividade.
Para explicar como funciona a contabilidade digital, vamos ilustrar três cenários típicos que encontramos nos escritórios de contabilidade atuais. Ao final deste artigo, você vai entender como os recursos da tecnologia podem melhorar a operação da sua empresa. Não deixe de ler!
Contabilidade tradicional
O primeiro cenário é o da contabilidade tradicional, onde o cliente envia os documentos em papel: boletos, recibos, notas fiscais, extratos e outros. Ao recebê-los, sua equipe deve classificá-los e armazená-los, para serem utilizados posteriormente nos processos de conciliação e escrituração fiscal.
Todo esse trabalho é realizado manualmente e leva muito mais tempo para ser concluído.
Contabilidade moderna
Neste modelo, o cliente continua enviando o malote de documentos em papel, mas ao chegar ao escritório de contabilidade, eles são digitalizados e armazenados em um servidor da rede.
Aqui, já é possível ver alguns benefícios da contabilidade digital, uma vez que os documentos não ocupam mais espaço físico no escritório e também não correm o risco de depreciação, como os documentos impressos.
Contabilidade digital
No cenário da contabilidade digital, não existe mais o envio de documentos em papel. Com a ajuda da tecnologia, que pode ser um scanner ou até um celular, o cliente vai digitalizar o documento e compartilhá-lo com você por meio de um sistema de armazenamento de documentos na nuvem.
Caso ele receba algum documento já no formato digital (nota fiscal, boleto etc.), o processo fica ainda mais fácil. Não há necessidade de imprimir e enviar; basta arrastar ou copiar o documento para a área do armazenamento na nuvem.
O mesmo vale para os relatórios e balancetes gerados pela contabilidade. Tudo que sua equipe tem que fazer é publicar os dados lá e o sistema avisará automaticamente as pessoas que possuírem acesso à pasta.
Assista o vídeo:
Continue lendo o artigo.
Compartilhando os documentos com os clientes
Fácil, não é? Mas antes de iniciar o processo de contabilidade digital na sua empresa, você deve observar os seguintes passos:
- Crie uma pasta para cada cliente e, dentro dela, subpastas, separando os documentos por mês (como se fosse num arquivo físico);
- Compartilhe as pastas com seus respectivos clientes e com a sua equipe, para que eles possam adicionar e receber arquivos diretamente;
- Notifique o seu cliente de que, a partir de agora, ele pode enviar os documentos de forma online – muito mais fácil, rápido e sem custos – enviando as instruções de como proceder.
Perceba que, se compararmos com os cenários da contabilidade tradicional e moderna, os benefícios da contabilidade digital são muitos, tanto para o contador quanto para o cliente. Destacamos alguns deles abaixo:
Benefícios da contabilidade digital
Automatização de tarefas e otimização de tempo
Permite que sua equipe pare de perder tempo com tarefas operacionais, como a preparação de e-mails para o envio dos documentos. Além disso, possibilita ao cliente ter acesso instantâneo a eles.
Mobilidade
Os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, a partir de qualquer dispositivo, incluindo aparelhos de celular e tablets.
Segurança
Quando os documentos estão armazenados em seu escritório, há risco de perda de papeis em incêndios, e mesmo os arquivos digitais salvos na sua rede podem ser perdidos por uma falha no servidor.
Há também o perigo de ataques de vírus e até um tipo especial de hacker, conhecido como Ransomware, que bloqueia os arquivos do seu servidor e exige pagamento de resgate para liberá-los.
Os sistemas na nuvem estão protegidos por diversos recursos de segurança, como criptografia e replicação (cópia) de dados em múltiplos servidores, o que impede esse tipo de problema.
Ferramentas de busca
As poderosas ferramentas de busca são outro recurso que merece destaque. Elas possibilitam localizar um arquivo por meio de uma palavra-chave (nome do arquivo, cliente, data, tipo), ou mesmo pelo seu conteúdo. Ou seja, acabou aquela história de ficar horas procurando documentos em arquivos físicos ou pastas no servidor.
Ferramentas mais avançadas, como o SharePoint, incluído no pacote do Office 365 Business, permitem adicionar palavras-chave (ou metadados) às bibliotecas de documentos, o que possibilita uma melhor organização, além de agilizar a pesquisa e localização dos documentos.
Menor custo e maior produtividade
Outro ponto fundamental é que, como os documentos vão estar sempre disponíveis para o cliente, ele não vai mais precisar entrar em contato com você quando precisar de uma informação. Basta acessar o sistema utilizando um navegador ou um aplicativo de celular e buscar a informação desejada. Já imaginou o quanto isso vai poupar sua equipe?
Por fim, vale destacar que você terá uma redução nos custos de infraestrutura, na medida em que não precisará investir em servidores nem em suporte de rede.
O armazenamento de documentos na nuvem traz mobilidade, segurança de dados, maior organização e gestão dos documentos contábeis, e, acima de tudo, mais agilidade no compartilhamento de informações com os seus clientes.
E você, está preparado para começar a usufruir de todos esses benefícios? Então, não perca tempo e transforme já a sua empresa em uma contabilidade digital!
Quer saber mais sobre como otimizar seus processos e diminuir despesas? Aprenda um método prático e acessível a qualquer escritório que reduz em até 90% o tempo gasto com atividades de digitação e conciliação de lançamentos!
É só se inscrever em nosso minicurso: 5 passos para aumentar lucros e atrair mais clientes para o escritório contábil.
O acesso é 100% gratuito, mas por tempo limitado. Aproveite!
