Aprenda como viver a produtividade no seu dia-dia praticando o gerenciamento pessoal eficaz.
O que é produtividade para você?
Produtividade tem relação com a forma que você utiliza o seu ativo mais valioso e escasso, que é o seu tempo.
Quanto melhor você gerenciar o seu tempo, mas produtividade você terá.
Ser produtivo também está relacionado com efetividade, que é fazer bem aquilo que realmente importa. Aquilo que traz valor para sua empresa e para os seus clientes.
Muita gente acha que está fazendo um trabalho produtivo porque está sempre correndo atrás de deadlines.
Mas nem tudo que é urgente é importante.
Uma pessoa produtiva, portanto, é aquela que gerencia muito bem o seu tempo para utilizá-lo majoritariamente nas atividades mais importantes, aquelas que trazem maior resultado para a empresa.
Faça o que deve ser feito e você será produtivo
Pare por um momento e pense nessa pergunta:
O que você poderia fazer (e não está fazendo no momento) que, se fosse feito de maneira constante, causaria uma grande diferença na sua empresa e na sua vida pessoal?
Viver com produtividade é praticar no seu dia-dia o gerenciamento pessoal eficaz.
É fazer primeiro o mais importante.
É fazer o que deve ser feito, em vez do que pode ser feito.
“Pessoas bem-sucedidas têm o hábito de fazer coisas que os que falharam não gostam de fazer. Elas também não gostam de fazê-las, mas a sua contrariedade se subordina à força de seus propósitos”
E.M.Gray
Viver com produtividade é ter a força e a disciplina para abandonar velhos hábitos ineficazes e desenvolver novos hábitos, que lhe possibilitem entregar mais, com o mesmo tempo e os mesmos recursos disponíveis.
Ninguém gosta de fazer 50 ligações para fazer uma venda, mas um bom vendedor fará quantas ligações forem necessárias até bater a sua meta.
Um excepcional vendedor, por outro lado, além de não temer fazer as 50 ligações, buscará aprimorar outras habilidades que aumentem a sua eficácia nas vendas, como entender muito bem as necessidades dos clientes e conhecer tudo sobre o produto, o mercado e a concorrência.
Priorize o que é importante
A primeira habilidade que você precisa desenvolver para produzir em alta performance é saber diferenciar o que é urgente do que é importante.
Muitas pessoas que enfrentam longas jornadas de trabalho passam o dia realizando atividades urgentes, ou que parecem urgentes. Algumas dessas atividades são importantes, como enviar uma proposta para um cliente, mas outras nem tanto. Por exemplo, responder uma mensagem no whatsapp.
O que pouca gente consegue compreender, no entanto, é que existe uma classe especial de atividades, com a capacidade de aumentar muito a nossa performance, mas que acabam recebendo pouca ou nenhuma atenção por parte de gestores e empresários, em especial nas pequenas empresas.
São atividades que a grande maioria reconhece que são importantes, mas que por não serem urgentes, acabam recebendo pouca atenção.
E que atividades são essas?
São aquelas que se realizadas de forma consistente conduzem a um aumento exponencial na performance pessoal e do time.
São atividades como, planejamento estratégico, pesquisa, experimentação, treinamento, melhoria de processos, coaching e inovação tecnológica.
Essas atividades usualmente trazem pouco resultado no curto prazo (por isso nunca são urgentes), mas tem a capacidade de promover uma imensa transformação nos resultados da empresa, no médio e longo prazo.
90% de treino, 10% de trabalho
Para que você entenda bem esse conceito eu vou fazer uma analogia com um esporte de alto desempenho, o basquete profissional americano. A NBA.
Ser produtivo na NBA é acertar mais cestas que o seu adversário e ganhar os jogos.
Mas você já ouviu falar de algum atleta profissional que não treina?
Não faz sentido não é mesmo?
Um atleta da NBA treina em média 12 horas por dia.
A rotina inclui condicionamento físico, corrida, levantamento de peso, sessões de vídeos com análise de jogos, conversas com o coach, sessões de terapia para tratamento e prevenção de lesões, treinos de arremessos, treinos coletivos com o time, etc.
Usualmente eles chegam no ginásio as 9h e não terminam antes das 11 da noite.
E mesmo nos dias de jogos, que normalmente ocorrem a noite, eles chegam ao ginásio as 8 da manhã para cumprir toda a rotina de condicionamento, treinos físicos e de arremessos. Até finalmente entrarem em quadra para fazer o que mais gostam, que é jogar.
Se um jogo ocorre a cada 2 dias e o jogador passa em torno de 2,5 horas na quadra, isso significa que em seu trabalho um atleta gasta em torno de 90% do tempo treinando e apenas 10% efetivamente jogando.
Pense bem sobre isso.
Eu trouxe esse exemplo para que você possa refletir sobre a necessidade de identificarmos em nossas rotinas as atividades que são importantes para mantermos e melhorarmos o nosso desempenho.
É focando nesse tipo de tarefa que melhoramos a produtividade.
E que a partir daí possamos reservar um tempo apropriado para isso.
Um superatleta da NBA é (muito bem) pago para passar 90% do seu tempo treinando. Para que nos outros 10% ele entre na quadra e dê um show.
Agora eu lhe pergunto, e na sua empresa, e na sua vida?
Será que você, ou o pessoal do seu time, faz pelo menos o inverso?
Você gasta pelo menos 10% do seu do tempo em atividades de treino e de preparação para melhorar o seu desempenho no seu negócio?
PRIORIDADE X URGÊNCIA
Em seu indispensável livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey explicou muito bem esse conceito.
Ele classificou todas as tarefas que realizamos em nosso dia-dia em dois tipos:
- Atividades Urgentes
- Atividades Prioritárias
Atividades urgentes são aquelas que requerem a nossa imediata atenção
Um telefone que toca é urgente, mesmo que o assunto que a pessoa do outro lado da linha queira falar não seja urgente.
A maioria das pessoas não consegue admitir a hipótese de simplesmente deixar o telefone tocar.
Assuntos urgentes são fáceis de reconhecer. Eles nos pressionam para que sejam resolvidos na hora e muitas vezes são fáceis de resolver.
O problema é que, se você permitir, eles acabam por controlar inteiramente a sua agenda.
Atividades Importantes tem relação direta com resultados.
Elas contribuem para a nossa missão e para o alcance dos nossos objetivos e metas prioritárias.
A partir daí dessas definições podemos classificar quaisquer atividades em um desses quatro quadrantes:
Quadrante 1: Importante e urgente
Algumas pessoas passam quase todo o tempo no quadrante 1. Eles são os gerenciadores de crises. Passam o dia apagando incêndios.
O resultado é estresse e esgotamento, físico e mental.
Quadrante 3: Urgente, mas não importante
Algumas pessoas perdem um tempo grande aqui achando que estão fazendo algo importante, apenas porque as tarefas se apresentam como urgentes.
A verdade é que a urgência dessas questões muitas vezes se baseia nas prioridades e expectativas dos outras.
Resultado: Foco no curto prazo e baixa crença em planos e metas. É comum que essa pessoa assuma o papel de vítima.
Quadrante 4: Sem importância e sem urgência
As pessoas que passam o tempo quase que exclusivamente nos quadrantes III e IV levam vidas basicamente irresponsáveis. Como resultado, elas não duram muito no emprego e têm grande dependência de outras pessoas.
Se são empreendedores, suas empresas estão fadadas a fracassar em um prazo muito curto.
Invista no quadrante 2: Importante e não urgente
Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV porque elas não são importantes.
Elas assumem o controle da sua agenda para que possam dedicar mais tempo nas atividades que podem trazer um grande impacto para a sua vida e a sua organização.
Coisas como melhorar relacionamentos, desenvolver um planejamento estratégico, trabalhar a melhoria contínua de processos e estabelecer um plano de treinamentos para time.
São exemplos de atividades muito importantes, que, quando bem trabalhadas, evitam grande parte das crises que regularmente aparecem no quadrante um.
Reserve sua agenda para a Produtividade
Para viver uma vida de intenção e produtividade, tudo que você precisa fazer é reservar um bloco de 3 horas na sua agenda, semanalmente, para trabalhar, de forma exclusiva e focada, no seu quadrante II, nas suas atividades de maior prioridade.
Repita esse processo, faça dele um hábito de sucesso, e os resultados logo aparecerão.
Uma vida com mais perspectivas, mais disciplina, mais controles sobre as suas escolhas e muito menos crises para administrar.
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