Quem trabalha em um escritório de contabilidade sabe que são muitos os processos, pagamentos e documentos que precisam ser gerados dentro do prazo, portanto, o risco de se perder nas datas é grande.
Este é um problema bastante comum dentro das rotinas contábeis. Ocorre que, qualquer falha no cumprimento de prazos das obrigações fiscais, pode acarretar multas que equivalem a meses de seus honorários.
E mais do que isso: deixar de cumprir um prazo acordado com um cliente causa sua insatisfação e muitos prejuízos, tanto para os negócios quanto para a imagem da empresa.
Mas isso pode ser facilmente evitado com um pouco de organização. Basta implementar um PCP — Planejamento e Controle de Processos em seu escritório.
Não sabe como fazer? Continue a leitura que vamos explicar passo a passo. É bem simples e está ao alcance de qualquer escritório contábil.
Assista o vídeo:
Continue lendo o artigo.
Faça um mapeamento dos processos regulares nas rotinas contábeis
Você já sabe que existem processos da contabilidade que devem ser realizados periodicamente, como a escrituração contábil, a emissão de guias no fiscal e a emissão da folha de pagamento, por exemplo.
Então, faça uma lista de todos esses itens em um caderno ou numa planilha, junto com as principais tarefas necessárias para realizá-los. Não se preocupe em detalhar como as atividades devem ser feitas, apenas o quê.
Inclua, também, as saídas, ou seja, o que é produzido em cada um dos processos, pois isso servirá como um checklist para que você possa acompanhar o andamento e saber o que já foi feito ou não. E também defina os responsáveis pela execução de cada tarefa, sem esquecer de incluir os prazos para sua conclusão.
Registre numa ferramenta de controle de tarefas
As tecnologias estão disponíveis para facilitar o nosso dia a dia, não é mesmo?
Então, por que não usá-las? Existem diversas ferramentas no mercado onde você pode fazer esse planejamento e controle de uma maneira mais eficiente, tendo suas rotinas contábeis bem organizadas.
Além disso, o uso dessas ferramentas traz mais segurança para as suas operações.
Garanta o registro de novas solicitações
A partir da implementação do PCP, é preciso assegurar que todas as novas solicitações de serviços sejam registradas nesta ferramenta (por menores que sejam).
Com isso, você terá uma visão geral de tudo o que está sendo feito, poderá saber quem está executando cada tarefa e fazer o devido acompanhamento, alterar prioridades e reforçar quando uma atividade estiver próxima da data de entrega, com algum risco de perder o prazo.
Em suma, o Planejamento e Controle de Processos possibilita uma gestão mais efetiva dos seus negócios, para que você não perca mais nenhum prazo!
Percebeu como é uma solução simples de implementar? E o que é melhor: sem custos. Assim, você pode começar hoje mesmo a mapear seus processos e simplificar as suas rotinas contábeis.
Você enfrenta dificuldades para entregar as obrigações no prazo e quer saber mais sobre como criar um sistema para controlar e acompanhar todas as rotinas do seu escritório? Então, não deixe de conferir também o módulo 2 do nosso minicurso: 5 passos para aumentar lucros e atrair mais clientes para o escritório contábil.
O acesso ao curso é 100% gratuito, mas por tempo limitado. Aproveite!