Obter um controle centralizado de todas as tarefas e solicitações no escritório é o primeiro passo para a criação de um sistema que possibilita atender mais clientes, com menos esforço e muito menos estresse.
Neste post traremos um rápido resumo da terceira aula da nossa série em que estamos percorrendo os 6 passos para você organizar e controlar todas as rotinas no seu escritório.
Na primeira aula, entendemos os conceitos e os princípios que estão na base do método.
Na segunda, exploramos os 6 passos e tivemos uma visão geral da jornada que iremos percorrer:
- Registre e controle todas as solicitações, pendências e processos recorrentes;
- Planeje os projetos de forma natural;
- Garanta a qualidade dos processos críticos;
- Engaje o time;
- Delegue responsabilidades;
- Automatize processos.
Nessa aula, mergulhamos no primeiro passo, que trata do registro e controle das tarefas.
Sabemos que essa não é uma jornada curta. Os seis passos exigem dedicação e comprometimento, do empresário e do seu time.
O primeiro passo, em especial, é o mais desafiador, pois tira a empresa da inércia.
Por isso, é fundamental lembrar do nosso propósito ao entrar em uma jornada como essa, e o que alcançaremos ao chegar ao seu final.
Porque você deve implantar os 6 passos na sua empresa
Para criar um sistema de organização e controle que lhe possibilite atender mais clientes, com menos esforço, menos riscos e muito menos estresse.
Agora que estamos energizados pelo propósito, vamos estão ao primeiro passo da nossa jornada.
Registre e controle todas as solicitações, pendências e processos recorrentes
Em um primeiro momento pode parecer assustador quando eu digo que é necessário registrar e controlar todas as solicitações e pendências.
Você pode pensar que disso decorrerá uma burocracia enorme, que vai complicar ainda mais a sua vida, ao invés de ajudá-lo.
Mas é exatamente o contrário que acontece.
Quando você capturar tudo e limpar a sua mente de todas as preocupações, você conseguirá entender a simplicidade do método e perceberá o quanto ele é libertador.
O método é composto por 5 passos simples:
- Capture e registre a pendência (Etapa de Captura)
- Decida o que deve ser feito com ela (Etapa de Esclarecimento)
- Inclua a pendência em um sistema organizado de lembretes (Etapa de Organização)
- Reflita periodicamente
- Engaje na próxima ação.
Na aula eu expliquei como funciona o fluxo de captação e esclarecimento da pendência.
Esse processo é responsável por alimentar as listas que serão utilizadas no gerenciamento das pendências, bem como as suas bases de referência.
As principais Listas do Método
Conheça as principais listas do método :
- Caixa de Entrada
- Projetos
- Próximas Ações
- Algum dia / Talvez
- Esperando por
- Calendário
E as Bases de Dados de Referência
- Blocos de anotações, Pastas de email
- Pastas na nuvem
Eu também compartilhei algumas dicas de produtividade, incluindo a minha preferida: A Regra dos Dois Minutos:
Assista o vídeo completo, implante a regra dos dois minutos e as demais dicas que eu compartilhei durante a aula, que você experimentará um acréscimo imediato na produtividade do seu escritório.
Eu garanto!
E não perca na próxima semana mais um episódio da nossa série Os Seis Passos para organizar a rotina em um escritório contábil, em que abordaremos a receita para que você tenha sucesso nos seus projetos de melhoria.
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