Como implantar uma gestão de documentos de alta eficiência em uma empresa de contabilidade – Apresentando a série
A gestão de documentos é uma das atividades que mais consomem tempo dos profissionais no mundo corporativo. Passamos diversas horas por dia pesquisando, lendo, criando, editando, enviando e recebendo documentos (em seus mais diversos formatos). E não poderia ser diferente em um escritório de contabilidade.
Exatamente por essa razão, decidimos criar uma série, composta por cinco artigos, na qual descreveremos o passo a passo para a criação e implantação de um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) em uma empresa de contabilidade.
Os conteúdos terão como base um projeto desenvolvido em parceria com uma empresa da área contábil, no qual buscamos não apenas obter uma melhor organização e gestão internas da documentação do escritório.
Esse era um importante objetivo, mas o intuito principal era viabilizar uma otimização do processo de comunicação e de troca de documentos entre o escritório de contabilidade e os seus clientes e parceiros. Ou seja, queríamos facilitar a vida de todos que lidam com documentos em sua rotina de trabalho, em especial o time da contabilidade e seus clientes.
Todo o projeto foi desenvolvido utilizando o Office 365 Business como ferramenta principal para armazenamento e colaboração de documentos. Portanto, se você já utiliza o Office 365 em sua empresa, acompanhe os artigos e siga todas as dicas que você conseguirá implantar um ótimo sistema de gestão de documentos (sem precisar investir na compra de um sistema GED). E isso vale até mesmo para aqueles que não conhecem nada sobre desenvolvimento de sistemas.
Todavia, se você não utiliza o Office 365 Business, certamente também terá muito a aprender com essa série de conteúdos, pois ela traz diversos conceitos extremamente relevantes sobre o gerenciamento de documentos (independentemente do recurso utilizado).
Confira a seguir um breve resumo sobre cada um dos próximos artigos!
Artigo 2 – Identificação dos problemas, intuito do projeto e uso de ferramentas
No segundo artigo da série, faremos uma apresentação geral do projeto. Abordaremos os problemas que o cliente pretendia solucionar, as objeções e dificuldades encontradas e os benefícios almejados. Também faremos uma breve conceituação das ferramentas envolvidas no projeto: o Office 365, o SharePoint e o OneDrive for Business.
Já nesse artigo, você começará a entender como uma boa solução de gestão de documentos irá ajudá-lo a melhorar a eficiência dos seus processos internos e a alcançar uma produtividade superior a dos seus concorrentes.
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Artigo 3 – Análise do cenário encontrado e projeção do sistema GED
O terceiro artigo destacará a fase de projeção da solução. Iniciaremos falando sobre a análise inicial da situação, onde avaliamos como os documentos, em geral, chegam à contabilidade, como são armazenados e como são compartilhados com os clientes e parceiros. Quanto tempo os documentos devem permanecer armazenados e quem deve ter permissão para acessá-los são algumas das questões que devem ser respondidas nessa etapa.
Outro ponto de destaque na fase de projeção do sistema diz respeito à estratégia a ser utilizada para a migração dos dados, onde discutimos quais arquivos devem ser migrados e quais as opções de migração disponíveis. Para concluir, apresentaremos uma visão geral da solução.
Lendo este conteúdo, você certamente identificará os motivos pelos quais alguns dos seus funcionários enfrentam dificuldades em relação à colaboração de documentos.
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Artigo 4 – Implantação prática do sistema de gestão de documentos
O quarto artigo é sobre a implantação propriamente dita da solução considerada ideal. Apresentaremos o passo a passo para a criação e implantação do sistema e migração dos documentos. Você aprenderá como criar os sites e as bibliotecas onde os documentos ficarão armazenados e como fazer a migração dos dados com o menor esforço possível. Também destacaremos a importância de uma boa estratégia de treinamento dos colaboradores (e também dos clientes e parceiros) para a adoção da solução pela empresa.
Neste artigo, dê atenção especial para a questão das permissões. Um bom sistema de permissões deve considerar aspectos de segurança e também de foco, para que ninguém perca tempo lidando com documentos que não estão efetivamente ligados às suas funções.
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Artigo 5 – Estratégias para garantir a adoção e usabilidade do sistema GED
No quinto e último artigo falaremos sobre estratégias de adoção e usabilidade do sistema. Nele apresentamos os fatores que podem pôr em risco o sucesso da implantação do sistema, como a natural resistência da equipe a adoção de uma nova ferramenta, e como minimizar esses riscos implementando um conjunto de estratégias simples, porém muito eficazes, que facilitam o aprendizado e garantem a utilização do sistema.
Com esse último passo, você estará pronto para enfim ver a sua empresa sair de uma situação em que tudo é enviado (e recebido) por e-mail, para um cenário em que todos, e em especial o seu cliente, sabem exatamente onde devem ir para obter a informação ou o documento do qual necessita.
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Conclusão
Quando tivemos a ideia de criar essa série, planejamos cada um dos conteúdos com muito cuidado. Pensamos especificamente nas dificuldades que os proprietários de escritórios de contabilidade enfrentam em seu dia a dia em relação à gestão dos documentos, tanto internamente como no fluxo com seus clientes e parceiros.
Por isso, acreditamos que esses conteúdos têm muito a acrescentar na rotina dos empresários desse segmento. Sendo que isso será algo ainda mais produtivo e intuitivo para aqueles que já utilizam o Office 365, já que não será necessário fazer novos investimentos para aquisição de softwares, além de que todo o trabalho será realizado em uma ferramenta com a qual o empresário já está familiarizado.
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