Identificando os problemas existentes e alinhando as expectativas
A primeira fase de um projeto de tecnologia é o planejamento das atividades. É nessa etapa onde são definidos os objetivos, os prazos e os recursos envolvidos em cada uma das tarefas necessárias para a conclusão do projeto. Até aí, nenhuma novidade. No entanto, antes de partirmos para o planejamento, há duas questões que precisam estar muito bem alinhadas entre todos aqueles que participarão do processo:
- O porquê da realização do projeto;
- E o que deve ser esperado como resultado.
Por isso, o foco desse segundo artigo do nosso estudo de caso sobre a gestão de documentos em uma empresa de contabilidade será nessas duas questões. Além disso, falaremos também sobre os recursos (ferramentas tecnológicas e pessoal) utilizados no projeto. Confira!
Por que implantar uma gestão de documentos?
Como em qualquer projeto, a primeira pergunta que se deve fazer ao empresário ou contratante é: por que você quer implantar esse projeto? Ou, dito de outra forma, qual o grande problema que você gostaria de ver solucionado com a implantação desse projeto?
Apesar de parecer uma pergunta óbvia, ela é comumente negligenciada. Ficamos tão empolgados com a aquisição de uma nova ferramenta ou de uma nova solução, acreditando em todos os potenciais benefícios que ela pode trazer para a nossa empresa, que acabamos nos esquecendo de fazer algumas perguntas fundamentais. Nós realmente precisamos disso aqui? Nós desejamos essa melhoria ao ponto de abrirmos mão da forma como fazemos as coisas há anos?
Esse é um ponto muito importante, pois a maioria das pessoas, empresários inclusive, tende a responder positivamente a primeira questão (se desejam a melhoria), mas demonstram pouca disposição para romper com velhos hábitos. Querem a melhoria, mas não a mudança.
E esse é um sentimento natural, pois o nosso cérebro é programado para resistir às mudanças quando elas representam ameaças a nossa sobrevivência. Afinal de contas, foram as nossas atuais práticas que nos trouxeram até aqui. Mudá-las pode significar perder tudo o que já conquistamos.
Esse sentimento, que é individual, acaba refletindo no mundo corporativo, igualmente entre empresários e colaboradores. Todos querem melhorar, mas ninguém (ou quase ninguém) deseja mudar. O resultado é que muitos projetos de melhoria acabam fracassando em virtude dessa resistência natural do ser humano em adotar novas práticas.
É por essa razão que iniciamos com a investigação sobre os problemas que estão por trás do desejo pela mudança. Problemas que muitas vezes estão implícitos, mas que, uma vez revelados e alinhados com todos os envolvidos, tornam muito mais fácil a adoção das mudanças necessárias para a implantação do projeto.
Problemas e insatisfações que identificamos
Voltando especificamente ao nosso projeto de implantação de um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) em uma empresa de contabilidade, os seguintes problemas e insatisfações foram identificados:
- Muitos documentos e arquivos eram enviados pelos clientes por e-mail, congestionando as caixas de correio da equipe;
- Da mesma forma, a equipe da contabilidade fazia uso do e-mail para envio da maior parte da documentação para os clientes;
- Clientes solicitavam de forma recorrente documentos que já haviam sido remetidos anteriormente, causando retrabalho;
- A contabilidade recebia muitos documentos em papel e não tinha espaço para armazená-los;
- Ausência de padrões no armazenamento de documentos. Como todos tinham permissão para criação de novas pastas, era difícil manter uma estrutura padronizada para armazenamento da documentação dos clientes no servidor de arquivos, o que resultava em maiores dificuldades para localização dos documentos.
Quais os benefícios esperados de uma boa gestão de documentos?
Outro aspecto que precisa estar bem alinhado no início do projeto se refere ao que se pode esperar como resultado da implantação de um sistema de gerenciamento de documentos em um escritório de contabilidade. A equipe precisa debater e registrar os ganhos ou benefícios a serem alcançados, de preferência, de uma maneira objetiva (mensurável), de forma que eles possam ser utilizados mais tarde como fatores de avaliação do sucesso do projeto.
Como benefícios ou resultados típicos que podemos esperar em projetos como esse podemos citar:
- A eliminação do armazenamento de documentos em papel;
- A economia do tempo despendido na localização de documentos;
- A redução de atividades manuais e retrabalhos relacionados ao fornecimento de informações e documentos aos clientes;
- A padronização das estruturas de armazenamento de documentos;
- A criação de mecanismos para controlar a expiração de documentos que precisam ser renovados periodicamente, como as certidões negativas;
- E a disponibilização de áreas exclusivas onde os próprios clientes possam incluir e consultar documentos.
Recursos usados no projeto de gestão de documentos
A ferramenta escolhida para implantação do projeto foi o Office 365 Business, suíte de produtividade na nuvem da Microsoft. Ela contempla entre os seus principais recursos o SharePoint Online, ferramenta que permite a criação de sites para colaboração avançada de documentos dentro e fora da empresa, e o OneDrive for Business, que possibilita a sincronização de documentos do computador para a nuvem e vice-versa, de modo a garantir que a equipe continue trabalhando nos documentos mesmo quando uma conexão com a internet não está disponível.
Entre as funcionalidades atendidas pelo SharePoint utilizadas durante o projeto podemos destacar:
- A possibilidade de serem criados sites para os principais departamentos da contabilidade para colaboração com documentos; agenda de eventos e lista de contatos corporativos;
- A viabilidade de serem criadas áreas exclusivas para os clientes (com acesso pela internet restrito a usuários autorizados);
- Os mecanismos de publicação, notificação, controles de acesso, histórico de versão, expiração e arquivamento de documentos;
- A integração com aplicativos Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint);
- E o mecanismo de indexação e busca de documentos;
Em relação aos recursos humanos envolvidos no projeto, um aspecto que merece atenção nesta etapa é a seleção da pessoa que será o ponto central na contabilidade para a implantação do projeto.
Ela deverá ter disponibilidade (tempo) para participar de todas as etapas, desde a fase de levantamento até a implantação e o treinamento. Deve ser também uma pessoa que tenha certo nível de influência sobre a equipe, uma vez que ele deverá ser o maior incentivador no que se refere à mudança dos processos dentro da empresa. Dessa forma, deve-se evitar a indicação, por exemplo, de um estagiário para a função com o argumento de que ele tem mais tempo disponível.
Conclusão
Como foi possível acompanhar ao longo do artigo, ter clareza em relação às razões pelas quais se quer implantar um sistema GED e estabelecer previamente os benefícios e resultados almejados são dois aspectos cruciais para que o restante do projeto seja desenvolvido de maneira coerente. Além disso, também é importante designar uma pessoa com perfil adequado para conduzir o projeto e buscar conhecer (ainda que superficialmente) os recursos disponibilizados pela ferramenta escolhida.
Disso, conclui-se que adotar um novo sistema de gestão de documentos é um processo que requer um bom planejamento e a adequada execução das etapas definidas. Exatamente por isso, o nosso próximo artigo tratará sobre a projeção do sistema e a definição da estratégia para migração dos dados.
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