Projetando a solução e estabelecendo a estratégia de migração.
No artigo anterior da nossa série sobre como implantar uma gestão de documentos em uma empresa de contabilidade, abordamos a fase inicial dos trabalhos. Ressaltamos detalhadamente a importância de uma boa identificação dos problemas e de uma clara definição dos benefícios almejados para o sucesso do projeto. Dando sequência à série, hoje destacaremos a fase de projeção, na qual construímos a visão da solução que será implantada na etapa seguinte.
Iniciamos pela análise do fluxo de documentos, já que tínhamos como primeiro intuito entender a situação momentânea dos processos e como eles poderiam ser otimizados com o uso da ferramenta de gestão de documentos. Como as informações chegavam à contabilidade, como os documentos eram armazenados e como eram compartilhados com os clientes são algumas das questões a serem abordadas.
Também devem ser considerados nesta etapa os requisitos legais de retenção (quanto tempo os documentos devem ser armazenados), as políticas de segurança (quem pode acessar o quê) e as estratégias para migração dos documentos para o novo sistema. Por fim, chegaremos ao desenho da solução que será implantada na próxima fase. Confira!
Como os documentos chegavam à contabilidade
Em nosso estudo de caso, constatamos que a forma mais comum de recebimento de documentos e informações com origem nos clientes ainda era o papel. A maioria dos clientes enviava a movimentação financeira impressa, incluindo cópias de notas fiscais e comprovantes de pagamentos, que eram utilizadas na digitação manual e conciliação dos lançamentos. Vale destacar que a dificuldade para armazenamento apropriado desses documentos foi um dos problemas apontados no início do projeto.
Outro meio bastante utilizado era o e-mail. Praticamente 100% dos clientes utilizava essa alternativa de comunicação para envio de algum tipo de informação para a contabilidade.
Também identificamos outras ferramentas/meios que o escritório utilizava para receber os documentos:
- Serviços de transferência eletrônica de arquivos, como o WeTransfer;
- Serviços de armazenamento na nuvem, como o Dropbox e o Google Drive;
- Sites de prefeituras e softwares de terceiros para coleta de nota fiscal eletrônica.
Como os documentos eram armazenados
Os documentos recebidos, juntamente com aqueles produzidos na própria contabilidade, eram armazenados em pastas da rede local. O escritório mantinha uma estrutura de pastas organizadas por departamento (Contábil, Fiscal, Folha) e por cliente. As imagens a seguir ilustram parte da estrutura padrão do departamento Contábil:
Estrutura de Pastas do Contábil
Além da estrutura por departamento, alguns documentos estavam organizados por processo. Como nos casos das declarações fiscais, ilustradas na imagem a seguir:
Declarações Fiscais
Essa estrutura variava de maneira significativa entre os clientes, pois a equipe tinha liberdade para criar e renomear pastas de acordo com a necessidade. O que, em um primeiro momento, era bom, pois dava mais flexibilidade à equipe. No entanto, acabava por criar dificuldades adicionais para localização futura de documentos.
De que forma os documentos eram compartilhados com os clientes
Todos os documentos produzidos e mantidos pela contabilidade eram compartilhados com os clientes via e-mail. Cada equipe enviava os documentos sob sua responsabilidade (guias de recolhimento, demonstrativos, relatórios…) de acordo com o seu próprio calendário.
Como problemas típicos associados a essa prática podemos citar:
- O congestionamento das caixas de correio da equipe da contabilidade;
- As eventuais reclamações de clientes sobre o não recebimento das informações ou dos documentos no prazo necessário;
- As solicitações de reenvio de informações, causando retrabalho para a equipe.
Projeção da solução de Gestão de Documentos na Contabilidade
Concluída a análise do cenário encontrado, partimos para a projeção da solução de gestão de documentos a ser implantada na contabilidade.
Com uso da ferramenta MindMeister, criamos um diagrama para representar a forma como os documentos seriam armazenados e como ocorreria o fluxo de informações entre os clientes, a contabilidade e os parceiros. O objetivo do diagrama foi proporcionar, de uma forma visual, que a equipe da contabilidade entendesse e validasse a nova estrutura antes mesmo que ela fosse implantada no Office 365/SharePoint.
No diagrama a seguir temos uma visão macro do portal GED projetado para a contabilidade:
Visão Macro do Portal GED
No desenho estão representados os principais departamentos da contabilidade (Contábil, Folha e Fiscal), as áreas exclusivas para os clientes e os espaços para armazenamentos de outros documentos, como as declarações fiscais. Os fluxos de informações também estão representados e são importantes, pois indicam como os documentos irão trafegar entre os clientes e os departamentos da contabilidade (e vice-versa).
Estrutura do Contábil
Podemos verificar que cada departamento da contabilidade possui o seu próprio subsite, com espaços para armazenamento de documentos, agenda de compromissos e lista de tarefas.
A imagem ao lado ilustra o subsite do departamento Contábil:
Observe que os documentos estão organizados por cliente. A estrutura é padronizada e predefinida de forma a facilitar a inclusão de novos clientes no futuro. O mesmo padrão foi utilizado nos departamentos Fiscal e Folha.
Área exclusiva para o cliente
A área exclusiva para o cliente recebeu uma atenção especial durante a fase de projeção da solução, pois é através dela que se dará o compartilhamento de informações e de documentos entre a contabilidade e os seus clientes. Ela deve aliar segurança (garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos) e facilidade de uso, para que os clientes se sintam motivados a utilizá-la.
Na imagem a seguir está representada a área exclusiva do cliente:
Área Exclusiva do Cliente
O projeto previu algumas facilidades para a área do cliente que merecem destaque, tais como:
- A notificação automática quando há publicação de documentos;
- O registro de ciência (leitura) dos documentos;
- A captura de documentos digitalizados;
- O upload de arquivos com encaminhamento automático para a área responsável;
- A recepção automática de arquivos recebidos por e-mail.
Estratégia de Migração dos Documentos
Dois pontos de grande relevância na implantação de uma solução de gerenciamento de documentos são: o que migrar e como migrar.
O que migrar
A primeira tentação que deve ser evitada é de se migrar toda a estrutura para o Office 365/SharePoint da forma como ela se encontra no file-server. Deve-se aproveitar o momento para rever as estruturas de pastas separando o que é realmente útil (e deve ser migrado) daquilo que deve ser mantido nos diretórios de redes, ou em arquivos de backup, e até o que deve ser eliminado. Aqui vão algumas dicas para ajudar nessa classificação:
- Estabeleça uma data de corte para a migração. Qual a chance de você precisar acessar um documento de 5 anos atrás? Se for pequena, faz mais sentido mantê-lo em um backup do que sobrecarregar o seu sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos);
- Leve em conta o tipo do arquivo. Documentos do Office (Word, Excel, PowerPoint) e PDF são naturalmente candidatos à migração. Executáveis devem ser evitados e arquivos XML podem ser empacotados por período e zipados em um único arquivo antes da migração. Por exemplo, todos os XMLs das notas emitidas por um cliente em um determinado mês;
- Considere utilizar metadados (ou colunas do SharePoint) em lugar de pastas para tornar a estrutura menos profunda (veremos como fazer isso no próximo artigo);
- Trate o lixo como lixo: Elimine as pastas desnecessárias, arquivos de uso temporário e documentos duplicados.
Como migrar
Se o volume de documentos a serem migrados for grande, é recomendável fazer a utilização de uma ferramenta para facilitar o trabalho e reduzir falhas durante a migração. Nesse projeto específico, optamos por utilizar o aplicativo de sincronização do OneDrive for Business, que, por já estar incluído no pacote Office 365 Business, não acrescentou custos ao projeto.
Como o cliente optou por reorganizar toda a estrutura de como os documentos seriam armazenados, a partir da implantação do portal, uma migração direta entre o file-server e o SharePoint não seria possível. Assim, estabelecemos um plano de migração, que fez uso de uma máquina ponte e foi constituído pelos seguintes passos:
- Definição e documentação da nova estrutura de armazenamento (que está parcialmente representada nas imagens 2 e 3);
- Criação da nova estrutura em uma máquina que serviria como ponte entre a estrutura atual e o novo portal no SharePoint;
- Configuração da sincronização automática entre a máquina ponte e o SharePoint;
- Migração dos documentos.
Conclusão
Para concluir, é essencial destacar que, aliada a uma bem planejada projeção da solução, a estratégia de migração foi o aspecto que mais demandou atenção nessa segunda fase de implantação de um sistema de gestão de documentos em uma empresa de contabilidade. Como ficou claro, para que tudo ocorra de acordo com o planejado (levando em conta os resultados almejados), é crucial tomar as decisões mais acertadas em relação aos documentos que devem ser migrados e como essa migração deve ocorrer.
Desse modo, ao finalizarmos essa etapa com total êxito, partimos para a implementação prática do sistema GED, o que será apresentado de maneira detalhada no próximo artigo da nossa série.
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