Eliminando o receio da equipe em relação à utilização do novo sistema por meio de estratégias de adoção e usabilidade
Neste quinto e último artigo da nossa série sobre como implantar uma solução de gestão de documentos em uma empresa de contabilidade usando o Office 365, falaremos sobre estratégias de adoção e usabilidade do Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Essas estratégias visam melhorar a experiência dos usuários e reduzir a resistência à mudança. E, como veremos a seguir, elas são fundamentais para que possamos atingir o nosso objetivo de otimizar o fluxo de informações e de documentos. Tanto dentro do escritório de contabilidade, como também em relação aos seus clientes e parceiros.
Nesse sentido, vale destacar que a implantação de um sistema de informação, de uma forma geral, tem como intenção aumentar a produtividade e facilitar o trabalho das pessoas dentro das organizações. Porém, sejamos honestos, é bastante comum que um novo sistema traga algum nível de desconforto para as pessoas envolvidas.
Por isso, mostraremos a seguir, além das estratégias de adoção e usabilidade que utilizamos, o porquê da existência desse desconforto. Quer saber como eliminar o receio em relação ao uso do novo sistema de gerenciamento de documentos e entender a relevância de cada uma das estratégias? Então confira o artigo atentamente e tire todas as suas dúvidas!
Como eliminar o receio da sua equipe em relação à utilização do novo sistema de gestão de documentos
O receio de alguns membros da sua equipe em relação à utilização de um novo sistema acontece porque eles se veem obrigados a se adaptarem a essa solução desconhecida (sendo que, muitas vezes, eles não a solicitaram). E isso exige que as antigas práticas, as quais essas pessoas já estão habituadas, sejam abandonadas. Ou seja, há a necessidade de acontecer uma mudança na maneira de trabalhar, o que gera certo desconforto.
Esse tipo de situação acaba levando a problemas como o baixo nível de adoção da ferramenta e quedas de produtividade. Contudo, isso não acontece necessariamente devido a dificuldades na utilização do sistema. Na verdade, o “culpado” é o fato de as pessoas acabarem vendo o sistema como mais uma tarefa a realizar. Mas é sim possível contornar essa questão. Para isso, é necessário utilizar algumas estratégias.
Estratégias para facilitar o aprendizado e reduzir o desconforto
Para evitar o problema mencionado acima, é essencial que, antes de iniciar a fase final de implantação da sua solução de GED (quando os usuários e clientes começarão efetivamente a utilizar a ferramenta), você pare um pouco para pensar em estratégias de adoção do sistema. Elas devem facilitar o aprendizado e a utilização, além de ajudarem a reduzir a resistência da equipe à nova solução.
O nível de adoção do novo sistema será maior na mesma proporção em que as pessoas percebam que ele:
- É fácil de usar e demanda pouco ou nenhum esforço adicional de aprendizado;
- Resolve problemas que impactam os usuários no dia a dia;
- Ajuda a atingir um ou mais objetivos do negócio.
Desse modo, tenha como objetivo adotar ao menos uma estratégia para cada uma das questões acima. Agindo dessa forma, você certamente aumentará consideravelmente as chances de sucesso durante a implantação da sua solução de GED. Essas estratégias devem endereçar os dois tipos de usuários diretamente impactados pelo sistema: o profissional da contabilidade (usuário interno) e o cliente final (usuário externo).
Vamos então às estratégias adotadas no nosso projeto de GED para a contabilidade em relação a cada um dos aspectos elencados.
Aspecto 1: O Sistema é fácil de usar e demanda pouco ou nenhum esforço adicional de aprendizado
Estratégias: sincronização dos documentos com o computador e vídeos de dicas
A sincronização das bibliotecas possibilita aos usuários internos acessar os documentos do portal através do Windows Explorer. Sendo que eles já estão acostumados com essa ferramenta, o que reduz a resistência inicial e facilita a adoção.
A disponibilização de vídeos de dicas de curta duração, com instruções práticas abordando as principais funcionalidades do portal, auxilia com o rápido aprendizado da solução. Alguns exemplos de vídeos úteis incluem orientações sobre como:
- Pesquisar um documento no portal;
- Copiar ou mover um documento para a área do cliente;
- Configurar um alerta;
- Controlar a expiração de um documento;
- Recuperar um documento na lixeira do site;
- Restaurar uma versão de um documento.
Uma terceira estratégia, já mostrada no artigo anterior, foi a customização do layout dos sites. Isso facilitou a rápida localização das informações e dos documentos pelos usuários.
Aspecto 2: O Sistema resolve problemas que impactam os usuários no dia a dia
Estratégia: seminário para divulgação do sistema e dos problemas que são resolvidos pela solução
É fundamental que as pessoas consigam enxergar o Portal GED não apenas como um repositório de documentos, mas também como uma ferramenta que ajuda efetivamente a resolver problemas e a alavancar a produtividade da equipe como um todo. E uma boa forma de se conseguir isso é promovendo um seminário para divulgação, junto à equipe, das soluções criadas. Isso é essencial para endereçar os problemas identificados na fase inicial do projeto.
É recomendável que o seminário seja conduzido com praticidade, apresentando exemplos reais de como a equipe deverá utilizar o sistema. Isso é crucial para resolver os problemas identificados e alcançar os benefícios desejados.
Uma boa abordagem é pegar um problema identificado na fase de planejamento e mostrar como ele é resolvido pelo sistema. Acompanhe abaixo dois exemplos coletados do nosso projeto:
Problema: Clientes solicitavam de forma recorrente documentos que já haviam sido remetidos anteriormente, causando retrabalho.
Solução: Com o Portal GED, os clientes não precisam mais solicitar documentos. Eles mesmos podem acessar e recuperar os documentos desejados através da área exclusiva.
Problema: Muitos documentos e arquivos eram enviados pelos clientes por e-mail, congestionando as caixas de correio da equipe.
Solução: Com o novo sistema, os clientes são orientados a realizar o upload dos arquivos na área exclusiva do cliente. A equipe da contabilidade recebe um e-mail apenas com uma notificação e um link para acesso ao documento. Da mesma forma, quando a contabilidade publica um novo documento no portal, uma notificação é enviada automaticamente aos clientes. Isso reduz o trabalho manual de preparação de e-mails e elimina as dificuldades com caixas de correio estouradas.
Aspecto 3: O Sistema ajuda a atingir objetivos do negócio e metas individuais de desempenho
Estratégia: Demonstrar como o Sistema GED ajuda as equipes e seus membros a superarem metas
Em tempos de concorrência acirrada, cada vez mais empresas estão recorrendo a ferramentas de gestão como o planejamento estratégico e os indicadores de desempenho. Esses recursos (que buscam maximizar o desempenho da empresa) auxiliam na definição e no acompanhamento dos objetivos e metas. Sendo que isso se refere à organização em geral, a cada departamento e até aos colaboradores de maneira individual.
A estratégia aqui é demonstrar como os recursos do SharePoint, de uma forma geral, e do Sistema GED em particular, podem ajudar as equipes e pessoas a acompanharem e superarem as suas metas individuais e coletivas. Alguns exemplos desses recursos incluem:
- A publicação de planilhas ou painéis para acompanhamento de gráficos e indicadores de desempenho;
- A criação e utilização de listas de tarefas, com definições de prazos e responsáveis;
- A criação de workflows (fluxos de trabalho) para acompanhamento e gestão de tarefas críticas;
- A configuração de alertas para vencimentos de prazos e expiração de documentos.
Conclusão
Usando estratégias como as que mostramos acima, você terá a garantia de que a equipe do seu escritório abraçará com entusiasmo o novo sistema. E mais, seus colaboradores passarão a enxergar a nova solução como uma importante aliada na busca pela excelência organizacional. Com isso, torna-se mais fácil alcançar todos os objetivos estabelecidos no início do projeto.
Desse modo, sua empresa sairá de uma situação em que tudo era enviado (e recebido) por e-mail, para uma realidade totalmente nova em relação à gestão de documentos, na qual tanto os usuários internos como os clientes sabem exatamente onde devem ir para obter a informação ou o documento do qual necessitam.
Nota do autor
Como este é o último artigo dessa série, queria destacar o quanto foi complexo, mas também prazeroso, desenvolvê-la. Todos os detalhes apresentados ao longo desses 5 artigos foram baseados em uma experiência real. E isso certamente fez com que cada conteúdo tivesse a maior veracidade possível. Tanto em relação aos aspectos positivos quanto no que diz respeito às dificuldades enfrentadas.
Por isso, além de expressar minha satisfação em concluir a série com total êxito, eu quero agradecer a você (leitor) que me acompanhou até aqui. Espero que os conteúdos sejam efetivamente relevantes para você e sua empresa.
Se você tem uma crítica, um elogio ou uma sugestão para os próximos artigos, não hesite em deixar seu comentário! As opiniões e demandas dos leitores do blog são a minha maior motivação para continuar firme nessa jornada!
