Agenda e post-it são coisas do passado! Automatize a gestão de tarefas no seu escritório de contabilidade e diga adeus à ineficiência e aos prejuízos.
O controle de tarefas é uma etapa fundamental na gestão do seu negócio, que vai se tornando cada vez mais crítica à medida que o escritório cresce.
Quanto mais clientes e pessoas envolvidas, mais difícil é garantir que todos os prazos sejam cumpridos e que os serviços sejam prestados dentro do padrão de qualidade esperado.
E, com isso, aumenta o risco de perdas financeiras decorrentes de multas por prazos não cumpridos ou por falhas na execução dos processos.
A boa notícia é que já existe uma gama enorme de aplicativos desenvolvidos especificamente para eliminar — ou, pelo menos, atenuar — esse problema.
Mas, antes de definir qual a ferramenta certa para sua empresa, é preciso tomar alguns cuidados. Do contrário, uma solução que deveria simplificar, pode atrapalhar os processos
Leia este texto até o final e aprenda 3 dicas que vão acabar com as suas dúvidas sobre gestão de tarefas na contabilidade e ajudá-lo a escolher a ferramenta mais adequada às suas necessidades.
Ferramentas genéricas
Não faltam opções de aplicativos ou plataformas no mercado para ajudar o empresário contábil a organizar e gerenciar as atividades no seu escritório.
Trello, Todoist e Pipefy são alguns exemplos que podem ser usados para delegar e automatizar a gestão de tarefas, permitindo que todos os membros da equipe tenham acesso a um quadro geral, onde são registradas as etapas de um processo, com a definição de prazo e responsável para cada uma.
Feito isso, elas enviam lembretes por e-mail para a pessoa responsável quando a data de entrega estiver mais próxima ou quando expirar.
Estes aplicativos têm como principal atrativo a oferta de uma versão gratuita, com recursos limitados, mas que podem ser úteis para você realizar um projeto piloto (teste) e verificar como funcionam.
O ponto negativo é que, por serem de uso genérico — utilizadas para qualquer segmento — elas demandam algum nível de customização para se adequarem às necessidades específicas dos escritórios contábeis, o que poderá resultar em um maior esforço de implantação.
Ferramentas específicas para o mercado contábil
Soluções como Gestta, GClick e PAM nasceram dentro de escritórios contábeis e, por isso, são customizadas de acordo com a expertise dos profissionais que as conceberam, o que pode ser uma grande vantagem.
No entanto, é bastante comum que as empresas que adotam este tipo de ferramenta tenham certas dificuldades, o que faz com que os resultados fiquem abaixo do esperado.
As queixas mais comuns relacionadas são:
- A ferramenta não é aderente ao processo da empresa e é muito burocrática — tem passos desnecessários —, ou o contrário, atividades críticas não cobertas.
- A informação no painel não é confiável. Mostra que uma atividade está em atraso porque o colaborador a concluiu, mas não deu baixa; ou mostra que já foi entregue mas não foi.
Assista o vídeo e veja o que o CIOnaNuvem tem a dizer sobre estes problemas:
Continue lendo e confira as dicas para evitar que esses problemas aconteçam na sua empresa.
1.Conheça bem suas necessidades
Algumas medidas preventivas devem ser tomadas durante a fase de seleção da ferramenta. A primeira coisa é avaliar se ela é adequada às suas necessidades e ao nível de maturidade de gestão da sua empresa.
Assim, antes de considerar qualquer solução, olhe para dentro da sua própria empresa e faça um mapeamento detalhado das necessidades, respondendo às seguintes questões:
- Quais são os seus processos críticos?
- Quais as atividades principais de cada processo (em nível macro)?
- Quais são as saídas geradas (os resultados) ?
- Quem é o responsável e qual o prazo limite de cada tarefa?
- Por fim, quais são as atividades de controle para garantir o cumprimento dos prazos e a qualidade dos produtos gerados?
2. Avalie as soluções disponíveis para gestão de tarefas
A principal dica para fazer uma escolha mais assertiva é entender que a ferramenta deve facilitar, e não complicar os processos.
Por exemplo, se ela cria atividades de controle para alguém que já é muito atarefado, isto pode gerar uma sobrecarga, o que não é bom para nenhum membro da equipe.
Escolha uma área ou um processo e faça um projeto piloto. Tão ou mais importante que a escolha da ferramenta é a forma como você irá implantá-la na sua empresa.
Dê atenção especial aos treinamentos, meça os resultados e faça os ajustes necessários antes de implantar a ferramenta no restante da empresa.
3.Encontre o equilíbrio entre execução e controle
As melhores ferramentas são as que conseguem integrar as atividades de execução e de controle de forma automatizada ou semi-automatizada sem sobrecarregar os colaboradores, garantindo a execução das tarefas com qualidade e dentro do prazo estipulado.
Com o tempo, você vai perceber que a adoção de um software ou uma plataforma de gestão de tarefas é indispensável para o bom desempenho da sua equipe e a satisfação dos seus clientes.
E aqui no CIOnaNuvem, toda semana tem um conteúdo inédito com dicas, insights e análises úteis para melhorar a operação e o planejamento estratégico do seu escritório contábil.
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