A gestão e a melhoria contínua dos processos são essenciais para que a empresa possa entregar seus produtos e serviços com mais qualidade e eficiência. Confira como fazer!
Você, que é empresário contábil, sabe que existem muitos procedimentos necessários no escritório e que todos eles devem ser bem executados para não incorrer em falhas e reclamações dos clientes.
Mesmo com as máquinas e sistemas funcionando bem, o investimento nessas ferramentas não resolve nada sem processos e normas a serem cumpridas, tanto pelos funcionários quanto pelos clientes.
Por isso, no segundo artigo da série Concorrência na Contabilidade, trazemos a solução para um problema muito comum que prejudica a operação dos escritórios contábeis: a falta de uma gestão e padronização dos processos.
Saiba agora por que a padronização das rotinas contábeis é primordial para o crescimento do seu escritório e como executá-la.
O que é a gestão de processos na contabilidade
A gestão processos na contabilidade estabelece padrões para a execução das rotinas contábeis, de forma que cada uma delas seja realizada de forma correta e dentro do prazo, o que garante a qualidade na entrega dos serviços ao cliente.
Uma gestão de processos eficiente depende da união de três fatores: expertise na área, conhecimentos em administração de empresas e também de tecnologia.
Por que a gestão e a padronização de processos é importante
A padronização de processos na contabilidade tem como objetivo otimizar e aperfeiçoar continuamente cada um dos processos e tarefas a serem realizadas no escritório, em todas as suas áreas.
Para você entender exatamente a importância dessa medida, elencamos a seguir os impactos que ela pode trazer:
Impactos negativos
A falta de uma gestão adequada dos processos pode acarretar diversos problemas. Os mais comuns são:
- Multas e encargos desnecessários por atraso no cumprimento das obrigações, gerando prejuízo financeiro e insatisfação dos clientes;
- Maior ocorrência de falhas e retrabalhos;
- Falta de controle sobre a execução das tarefas e o desempenho dos funcionários;
- Falta de clareza nos processos e visão do negócio, o que faz com que os gestores; tenham dificuldade para tomar decisões;
- Perda de tempo e produtividade;
- Aumento do risco de perder clientes, uma vez que há insatisfação;
- Torna-se impossível cobrar mais pelos serviços, já que o escritório traz mais transtornos do que soluções ao cliente.
Impactos positivos
Já que apontamos os pontos negativos, vamos falar agora sobre os benefícios que a padronização de processos pode trazer para o seu escritório:
- Visão clara e objetiva do passo a passo para executar cada atividade;
- Mais organização e controle das tarefas;
- Mais eficiência em cada tarefa, otimizando o tempo de seu colaborador;
- Identificação e priorização de tarefas;
- Permite delegar responsabilidades, distribuindo as atividades igualmente entre os colaboradores;
- Facilita a apuração de custos por cliente, que é muito importante para precificar corretamente seus serviços;
- Diminui os riscos de atrasos na entrega das obrigações tributárias e, consequentemente, das multas;
- Organiza melhor, também, as informações e dados dos clientes (o ideal é armazenar esses dados numa base online unificada);
- Favorece a análise das informações e a produção de relatórios com mais agilidade;
- Permite identificar onde há maior incidência de erros e corrigi-los;
- Otimiza o tempo do empresário, para que ele possa atender melhor seus clientes, criar novas soluções e agregar valor à sua oferta;
- Melhora o clima interno, pois elimina a sobrecarga dos funcionários.
Então, agora que você já conhece os benefícios da gestão de processos e também as consequências da falta dela, chegamos ao ponto principal:
Como mapear e conduzir a gestão e a padronização dos processos
Toda empresa é feita de processos, ainda que eles não estejam bem padronizados. Portanto, é fundamental que o gestor ou empresário conheça a fundo todos os processos existentes e as etapas de cada um, construindo, literalmente, um mapa.
Nesse mapa, que pode ser desenvolvido em formato de um fluxograma, você vai traçar os caminhos que sua equipe tem que percorrer para finalizar os processos e cumprir metas.
Além do desenho, ele deve conter também a descrição de cada uma das etapas. E lembre-se que isso deve ser feito em todos os departamentos.
Veja acima um exemplo de mapeamento de processos de um departamento contábil.
Assim, você documenta todo o processo, conversando também com os funcionários envolvidos. O objetivo é saber se há algum entrave para a conclusão do processo ou se ele flui normalmente. E, caso haja algum problema, buscar soluções para que ele seja executado com mais eficiência.
Fazendo isso, terá uma visão completa de quais processos evoluem bem e quais precisam ser melhorados.
Melhorando continuamente a qualidade dos serviços prestados
A gestão de processos na contabilidade traz uma série de benefícios, mas o principal é criar um ambiente de melhoria contínua, que lhe proporcionará entregar serviços de qualidade cada vez maior, e com isso garantir a satisfação dos seus clientes.
Por isso, se você ainda não adotou a gestão e a padronização de processos na sua empresa, não deixe de implementar essa prática o quanto antes e confira os impactos positivos com seus próprios olhos — e no bolso!
E se gostou desse artigo, fique ligado, pois na próxima semana teremos o 3º e último conteúdo da série sobre concorrência na contabilidade. Nele, vamos contar por que as pessoas devem ser colocadas no centro da sua estratégia para ter um escritório mais competitivo. Não perca!
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