Devido à grande quantidade de tarefas que o empresário moderno se envolve em sua rotina, que é cada vez mais corrida, é imprescindível que ele faça uso de uma ferramenta que lhe permita organizar suas ideias, criar notas e salvar informações importantes de maneira simples e rápida.
Nesse sentido, existem muitos aplicativos para anotações no mercado. Contudo, alguns deles, como o OneNote, ganham destaque pela sua eficiência e por terem a qualidade reconhecida de grandes empresas, neste caso, a Microsoft.
Exatamente por isso, neste artigo da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer apresentará os principais detalhes sobre o OneNote. Você saberá exatamente o que é essa ferramenta; para que ela serve; quais problemas ajuda o empresário a resolver; quais são suas funcionalidades; e quais os seus diferenciais em relação aos seus concorrentes.
Também daremos a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para que você consiga fazer um uso realmente eficiente dessa ferramenta no seu dia a dia. Por isso, acompanhe o artigo atentamente e veja como o OneNote é uma ferramenta crucial na organização das suas ideias!
O que é o OneNote?
O Microsoft OneNote é uma ferramenta gratuita que permite que você organize as suas ideias, insights e anotações de todas as suas atividades e projetos em um único lugar de forma simples e ágil. Com ele, você nunca mais terá que gastar tempo procurando uma anotação em meio a centenas delas ou correrá o risco de se esquecer de uma ideia ou de um insight interessante por não ter tido onde anotá-lo com praticidade e segurança.
No OneNote você cria os seus blocos de anotações organizando-os em seções e páginas, de acordo com as suas necessidades. Todas as informações registradas, que podem incluir textos, imagens, áudio e vídeo, são automaticamente armazenadas na nuvem e sincronizadas em todos os dispositivos. Isso significa que uma anotação feita em seu smartphone durante uma reunião, pode ser facilmente recuperada mais tarde em seu desktop, ou mesmo através da intranet da empresa.
Por que fazer uso de um aplicativo de anotações como o OneNote é importante para o empresário?
Praticamente todo mundo já passou pela desagradável situação de ter uma ideia ou ver uma informação importante e não anotá-la por não ter um caderno a mão, ou por não ter familiaridade com o aplicativo de notas em seu celular.
Agora imagine como é ruim ter um belo insight e, por não anotá-lo, ou por não conseguir recuperar a informação anotada, você perdê-la definitivamente? Ou por outro lado, perder um tempo execessivo procurando onde colocou o papel ou a página em que anotou no seu caderno?
Se para qualquer pessoa esse tipo de coisa já é um incômodo, no caso dos empresários, que têm muitas tarefas a fazer e precisam otimizar seu tempo ao máximo, não contar com uma ferramenta para anotações que seja eficiente e segura pode representar o desperdício de muitas ideias relevantes.
É exatamente por eliminar esse tipo de situação e viabilizar que os seus usuários consigam anotar todas as suas ideias e dados importantes de forma prática e rápida que o OneNote é uma daquelas ferramentas que devem estar sempre presentes na rotina do empresário moderno, que sabe utilizar aquilo que a tecnologia tem de melhor a oferecer em termos de otimização do seu precioso tempo.
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Preço, diferenciais e disponibilidade do OneNote
O OneNote é grátis, sendo que, para fazer login nele, você precisa apenas possuir uma conta Microsoft de Hotmail, Outlook ou Windows Live. Ele está disponível em versões para Windows, Mac, celular (iOS, Android, Windows Phone) e Web. Nesse sentido, vale a pena destacar que a versão para Web possui algumas limitações. Por isso, é indicado que você utilize as outras versões com mais frequência e apenas em caso de emergência use a versão para Web.
Em relação ao seu principal concorrente, o Evernote, o OneNote tem a grande vantagem de possibilitar, na versão gratuita, que os seus usuários tenham acesso offline aos seus blocos de anotação. Ou seja, você consegue acessar as suas anotações mesmo sem um acesso à Internet. No Evernote esta funcionalidade está disponível apenas na versão paga.
Uma versão paga do OneNote está disponível em qualquer um dos pacotes Office 365 disponibilizados pela Microsoft. As principais vantagens em relação à versão gratuita são:
- A possibilidade de criação de blocos de anotação compartilhados, através do recurso Grupos do Office 365 ou de um site de equipe do SharePoint;
- O maior espaço para armazenamento, que é de 1TB no Office 365 (para usar entre todos os apps online do Office), enquanto que na versão gratuita apenas 5GB estão disponíveis.
Ainda em relação à versão paga, podemos destacar que o preço é o outro diferencial do OneNote no mercado, pois uma conta do Office 365 Business Essentials sai por R$ 19,40 por usuário/mês, enquanto que o plano Business do Evernote custa R$ 24 por usuário/mês. Sendo que, ao assinar o pacote Office 365, além do armazenamento extra e das opções de compartilhamento para o OneNote, você terá muitas outras vantagens a sua disposição.
Utilização prática do OneNote na organização das suas ideias e anotações
A utilização do OneNote é extremamente prática, pois sua estrutura se resume ao bloco de anotação dentro do qual você pode criar seções, sendo que, dentro delas, você cria as páginas. Ou seja, você pode ter um bloco de anotação chamado “viagens” e, dentro dele, criar a seção Rio de Janeiro, na qual pode criar páginas de pontos turísticos, hotéis, restaurantes e etc.
Quando você começar a criar seus blocos de anotação, eles estarão disponíveis em uma lista na qual basta clicar no nome do bloco que você quer trabalhar que ele vai abrir automaticamente. Essa lista mostra apenas os blocos mais recentes. Assim, se você quiser trabalhar em um bloco antigo, ou que ainda não tenha sido aberto no dispositivo, você deverá escolher a opção “Abrir Outros Blocos de Anotações”. Além do OneDrive, o OneNote exibirá as opções para abertura de blocos no OneDrive for Business e no SharePoint, caso você possua uma conta corporativa.
Simplicidade
Para aqueles que já estão acostumados com o pacote Office, usar o OneNote não será um problema, pois praticamente todas as suas ferramentas também estão disponíveis em outros aplicativos. Um exemplo disso é a barra de menu, cujas seções Arquivo, Página Inicial e Inserir são muito parecidas com a do Word.
Ferramentas de busca
Sabe aquela grande ideia que você teve na semana passada, ou aquela frase de efeito de um livro que você leu a três meses e que você quer recuperar agora para a sua próxima reunião? Não se preocupe, você não precisará saber em que página, em que seção, ou até mesmo em que bloco você anotou, pois o aplicativo do OneNote possui uma poderosa ferramenta de busca que varre todos os seus blocos e exibe os resultados em uma fração de segundos.
Ferramentas de formatação
O OneNote oferece todas as ferramentas de formatação que você precisa em um aplicativo de notas. Nele, você pode inserir imagens, links, símbolos e tabelas, além de poder ampliar, encolher e cortar as imagens que aparecem nas notas. Em relação aos áudios, você pode inseri-los no OneNote sem restrições de tamanho, com exceção da versão Web, que restringe o áudio a 90 segundos.
Colaboração
Em relação à colaboração, no OneNote é possível compartilhar um bloco de anotação com outra pessoa e optar por permitir a edição ou restringir ao modo “apenas leitura”. Porém, essa restrição só pode ser feita no bloco como um todo, ou seja, você não pode restringir apenas algumas páginas e deixar o resto disponível para edição.
Para as empresas que utilizam o SharePoint (que está incluído no Office 365), é comum, e amplamente recomendável, que cada site de equipe ou de projeto possua o seu próprio bloco de anotações, de forma que as pessoas possam compartilhar as anotações que são do interesse do grupo. Se esse for o caso da sua empresa, você poderá visualizar todos os blocos a que tem acesso no seu aplicativo do OneNote.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
Como a produtividade é um assunto bastante presente nos nossos artigos, a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para que você faça um uso otimizado desse aplicativo de anotações diz respeito a uma função do OneNote que lhe permite executar uma tarefa do dia-dia com apenas dois cliques.
Frequentemente precisamos recortar uma imagem na tela para inseri-la em uma apresentação, um documento Word, ou mesmo um e-mail. No OneNote você consegue realizar essa tarefa de uma maneira muito rápida. Basta clicar com o botão direito no ícone do OneNote, escolher a opção “Criar Recorte de Tela” e indicar na tela a área que deseja recortar. A imagem será enviada automaticamente para o OneNote. De lá, é só copiar e colar a imagem no aplicativo onde deseja inseri-la.
Conclusão
Boas ideias e informações importantes surgem a qualquer momento. Por isso, ter uma ferramenta para anotações que seja simples e prática, permitindo que você salve aquilo que considera relevante e depois consiga recuperar com rapidez e segurança, é indispensável para qualquer empresário ou profissional moderno. Desse modo, por atender a essas exigências, ter excelentes funcionalidades e possuir a qualidade Microsoft, você certamente não se arrependerá de escolher o OneNote como seu organizador.
E então, o que você achou do nosso artigo de hoje? Já utiliza o OneNote ou um dos seus concorrentes? Deixe seu comentário contando suas experiências em relação às ferramentas de anotações ou até mesmo nos fazendo uma sugestão de outro aplicativo, pois estamos sempre atentos às boas ideias que nossos leitores compartilham conosco!
Lembre-se também de ler outros conteúdos que publicamos. A nossa dica de hoje é este excelente artigo sobre o Power BI, uma ferramenta que lhe ajudará a entender melhor os dados do seu negócio e a tomar decisões melhores e mais rápidas