A rotina acelerada, a elevada quantidade de tarefas a realizar e as margens de lucro apertadas tornaram imprescindível ao empresário o uso de uma boa ferramenta de timesheet, que lhe permita medir e controlar as horas gastas por atividade, tanto no plano individual como para a sua equipe.
Por isso, no nosso artigo de hoje, que é o nono da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer, destacaremos o TSheets, uma ferramenta de timesheet para controle do tempo de trabalho que além de otimizar a produtividade da equipe, irá lhe fornecer informações preciosas, como quanto está sendo gasto com cada cliente, de uma forma muito mais ampla e eficiente que as tradicionais planilhas de controle de horas.
Mostraremos o que é o TSheets, para que ele serve, como efetivamente ajuda o empresário a ter um controle de tempo eficiente, quais problemas ajuda a solucionar e quais são as suas principais funcionalidades. Também apresentaremos os planos disponíveis – dando destaque para a versão gratuita – e os seus respectivos valores e daremos a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para que você consiga fazer um uso otimizado dessa ferramenta na sua empresa.
Por isso, confira o artigo com atenção e veja como é possível ter um excelente controle do tempo de trabalho – seu e da sua equipe – e produzir mais e melhor utilizando uma ferramenta que tem uma utilização bastante prática!
O que é o TSheets?
De maneira resumida, pode-se dizer que o TSheets é uma ferramenta para registro de atividades e controle das horas trabalhadas que dá ao empresário muito mais segurança e precisão no gerenciamento do tempo gasto com as tarefas desenvolvidas por ele e por sua equipe. Ele possibilita que o empresário saiba exatamente como estão sendo consumidas as horas da equipe por cliente, projeto e até em atividades não produtivas, como deslocamentos e paradas não programadas.
O TSheets supera uma solução de timesheet comum porque engloba em uma única ferramenta e de forma bastante prática tudo o que o empresário precisa para rastrear e gerenciar o seu tempo e o da sua equipe e obter relatórios precisos, permitindo assim um controle de horas trabalhadas (inclusive as extras) muito mais eficiente.
Entre os principais recursos do TSheets destacam-se:
- Um aplicativo móvel que possibilita cronometrar o tempo de trabalho com apenas um toque;
- O GPS Time Tracker, que habilita o controle de tempo e da localização com base em GPS;
- As ferramentas de gestão para acompanhamento em tempo real e aprovação dos timesheets;
- Os relatórios gerenciais diversos, incluindo relatórios para pagamentos e de apuração de custos por projeto;
- A possibilidade de integração com ferramentas de controle financeiro, incluindo o Quickbooks.
Por que todo empresário moderno deve utilizar uma ferramenta de timesheet como o TSheets?
Você certamente já enfrentou algum tipo de dificuldade em relação ao controle do tempo de trabalho dos seus colaboradores ou até mesmo do seu próprio tempo, certo? E o pior é que o uso de uma planilha de controle de horas ou de uma planilha de horas extras nem sempre ajuda o empresário da forma que ele espera, deixando-o ainda mais atarefado.
Por isso, o TSheets é a solução perfeita para você. Essa ferramenta, que é gratuita para uso individual, permite que você monitore e controle quanto tempo está gastando nas suas atividades, para que possa tornar o seu dia muito mais produtivo.
Além disso, escolhendo um dos planos pagos, você consegue ter um amplo controle sobre toda a sua equipe. E isso não se refere apenas ao monitoramento do tempo de trabalho, pois o TSheets também substitui as planilhas de cálculo de horas trabalhadas (por cliente ou por projeto), incluindo as horas extras. Ou seja, nunca mais você perderá tempo realizando os cálculos de quanto deverá cobrar de cada cliente ou mesmo quanto cada colaborador deve receber em decorrência das horas extras trabalhadas durante o mês.
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Versão Grátis x Versão Paga
O TSheets está disponível em três versões diferentes, sendo que a primeira é gratuita e as outras duas são pagas. Os planos são determinados com base no número de usuários e você tem a opção de fazer uma assinatura mensal ou anual, sendo que, ao optar por um plano anual, você ganha um desconto de 20%.
O plano gratuito possui todas as ferramentas do TSheets. Contudo, diferentemente das outras opções disponíveis, que são multiusuários, ele é um plano individual, sendo esta a principal diferença entre a versão grátis e as pagas.
O segundo plano comporta de 2 a até 99 usuários, sendo que o seu valor é de US$ 5 mensalmente por usuário (US$ 4 na assinatura anual). No entanto, você ainda tem que pagar uma taxa de US$ 20 por mês (também com desconto de 20% no plano anual). Além disso, se você quiser adicionar a ferramenta de scheduling (agendamento), deverá pagar US$ 1,25 mensalmente por usuário (US$ 1 no plano anual).
O último plano, que permite 100 ou mais usuários, possui os mesmos valores que o segundo, com a diferença de que a taxa mensal sobe para US$ 100 (US$ 80 no plano anual).
Funcionalidades do TSheets
O TSheets tem quatro opções principais: TRACK, REPORT, MANAGE, E SET UP. Sendo que, dentro dessas alternativas, estão todas as subcategorias nas quais você encontrará com facilidade as ferramentas disponíveis para uma boa gestão do tempo.
A ferramenta mais comum do TSheets é a do “clock in”, que permite cronometrar o tempo de trabalho e que pode ser acessada pelos usuários a partir de seu próprio smartphone ou de um computador com acesso à internet. Basta escolher o cliente e a atividade e pressionar em “clock in” que o aplicativo fará o resto por você.
Também é possível planejar uma pausa para que o cronômetro não zere quando você parar de trabalhar por um determinado período. Nas contas com mais de um usuário, o administrador pode planejar quando o cronômetro do colaborador vai pausar e por quanto tempo ele vai parar. Sendo que, quando o tempo de pausa estiver acabando, o aplicativo vai dar um alerta para o usuário.
Quem está trabalhando e localização por GPS
Uma das principais opções do TSheets é o “Who’s Working”, que mostra todos as informações dos funcionários que estão trabalhando no momento, incluindo a localização geográfica de cada um. Você pode ainda utilizar filtros para acompanhar o rendimento dos colaboradores por cliente, localização ou individualmente.
É interessante dar destaque à funcionalidade que possibilita conhecer a localização de cada pessoa. Ela funciona como um GPS por meio do aplicativo do TSheets para smartphones ou do IP do computador ou laptop do usuário. Além de estar disponível em tempo real, a informação da localização fica registrada em todos os relatórios do TSheets, o que confere uma segurança adicional nos reports para o cliente.
Administração e segurança no TSheets
Por disponibilizar um amplo acesso aquilo que os seus colaboradores estão fazendo, o TSheets coloca um foco grande no nível de permissão que cada usuário tem dentro dele. São quatro níveis de permissão: Administrator, Payroll Manager, Custom, e Employee.
O Employee, que é o nível de permissão mais utilizado, tem nove tipos de permissões diferentes, que vão desde o controle de tempo de uso do celular até o controle de planilhas de tempo e de tarefa. Além disso, é possível customizar cada conta acrescentando opções como, por exemplo, a de hora extra.
Ferramenta de scheduling (agendamento)
A ferramenta de scheduling é bastante relevante, pois permite que o administrador atribua turnos e delegue tarefas para os membros da equipe, que são notificados pelo aplicativo do celular sempre que uma tarefa lhe é atribuída.
Para fechar este tópico, é necessário ressaltar que um problema do TSheets em relação à sua utilização pelo empresário brasileiro é que ele não possui uma tradução para português. Desse modo, você vai ter que entender um pouco de inglês para conseguir usar todos os recursos da ferramenta sem dificuldades. Esse requisito, contudo, é válido apenas para os administradores, uma vez que para os demais usuários a ferramenta é bastante intuitiva.
Diferencial dessa ferramenta para controle de horas trabalhadas
O grande diferencial do TSheets em relação aos concorrentes e às tradicionais planilhas de timesheets são as ferramentas avançadas de relatório que ele oferece. Isso porque, além dos relatórios básicos de tempo, você ainda pode fazer customizações para ter mais detalhes do que realmente foi feito.
Se você trabalha com caminhoneiros, por exemplo, ao utilizar o TSheets, além de receber o relatório de tempo trabalhado, você pode customizar a ferramenta para perguntar ao caminhoneiro quantos quilômetros ele rodou. Outro exemplo nesse sentido é a opção de poder customizar a ferramenta para quando alguém for selecionar “clock out” (para desligar o cronômetro) aparecer uma pergunta como: “Houve um incidente? Sim ou Não?” Desse modo, se a pessoa não responder, não poderá realizar o “clock out”.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
A Dica de Ouro do CIOnaNuvem para um melhor uso do TSheets na sua empresa é fundamental nos casos de esquecimento. Isso porque, se você e a sua equipe utilizam o smartphone para fazer o registro das horas trabalhadas e alguém esquece o seu aparelho em casa, esse problema pode ser resolvido fazendo o download do aplicativo TSheets Kiosk, que serve como um backup para esse tipo de situação. Com o TSheets Kiosk, você poderá usar qualquer computador, celular ou tablet como o seu dispositivo de “time tracking”.
Conclusão
Por tudo o que foi destacado ao longo do artigo, é possível concluir que usar o TSheets em detrimento de um timesheet comum é uma decisão que fará muito bem ao seu negócio. Ele irá ajudá-lo a não apenas a otimizar o tempo da sua equipe, mas principalmente a apurar e cobrar com precisão as horas consumidas para atendimento a cada um dos seus clientes, o que será bom não apenas para a sua empresa, mas também para os seus clientes.
E tudo fica ainda melhor se você integrar essa ferramenta com outros sistemas internos, como o sistema de controle financeiro (para emissão das faturas) e o sistema de recursos humanos (para pagamento das horas extras), levando a uma otimização ainda maior da produtividade da sua empresa.
E na sua empresa, como é realizado o controle das horas trabalhadas? Você já enfrentou problemas em relação a essa questão? Deixe seu comentário nos contando suas experiências nesse sentido, pois você é o nosso grande foco!
Dica bônus do CIO: Aproveitando que este artigo apresenta uma ferramenta que otimiza o uso do tempo e sabendo que a falta dele para atender todos os clientes é um problema recorrente em muitas empresas, indicamos que você baixe o nosso e-book 3 grandes mitos que impedem a sua empresa de atender 100% dos clientes no prazo. Leia com atenção e veja como a adoção de uma ferramenta como o TSheets ajuda na implementação da 1ª ação recomendada no e-book para resolução dos problemas de atraso.
