Três elementos são fundamentais para enfrentar a competição na contabilidade. Descubra quais são eles na nova série exclusiva do CIOnaNuvem.
A competição na área de contabilidade está cada dia maior. Graças ao valor reduzido e à eficiência das empresas de contabilidade online, os padrões de qualidade dos serviços aumentaram e os consumidores estão muito mais exigentes
Por isso, os contadores que ainda possuem um escritório físico, precisam se esforçar para competir de igual para igual com a contabilidade online e manter seu espaço.
Mas diante dessa concorrência tão feroz, como entregar melhores serviços com mais eficiência e por um custo menor para o cliente? É o que vamos abordar neste artigo!
Como entregar mais com menos
Atualmente, o grande desafio dos contadores é entregar mais valor aos seus clientes utilizando menos recursos. E a resposta a essa questão é: implantando as novas tecnologias para tornar sua operação mais eficiente.
Porém, alguns imaginam, erroneamente, que os recursos tecnológicos podem resolver tudo sozinhos, e acabam não dando a devida importância a outros fatores fundamentais para o sucesso.
Em outras palavras, eles implantam as tecnologias a fim de competir com a contabilidade online, mas esquecem que as ferramentas dependem das pessoas para funcionarem, além de uma adequação aos processos, para torná-los mais eficientes.
Portanto, se você não está conseguindo competir no mercado, é muito provável que a sua gestão esteja falhando em algum desses pontos.
Nas próximas semanas, vamos abordar 3 fatores essenciais tornar seu escritório contábil mais competitivo. Veja a seguir o primeiro conteúdo da série.
Processos, pessoas e ferramentas: o trio para competir com a contabilidade online
Para tornar os seus serviços de contabilidade mais competitivos, você deve considerar três fatores: as ferramentas certas, os processos adequados e pessoas bem treinadas. Todos eles envolvem algumas iniciativas e estratégias de alta complexidade, por isso, vamos abordá-los um a um, começando pelas ferramentas.
Escolhendo as ferramentas certas
Como escolher a ferramenta mais adequada para otimizar os processos no modelo de contabilidade digital?
Antes de mais nada, você precisa definir os seus objetivos com a melhoria. Você quer reduzir custos, controlar melhor os prazos, melhorar a qualidade da entrega, captar mais clientes?
O segundo passo é definir quais os problemas e as dificuldades que precisam ser resolvidos ou superados para que você atinja o seu objetivo.
Nesta etapa, você pode usar duas ferramentas que são muito eficazes para o levantamento de problemas:
- O brainstorm, para coletar livremente com a equipe sugestões de problemas a serem enfrentados;
- O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, para se chegar à raiz dos problemas.
Toda empresa convive com uma série de problemas e limitações, e o maior erro do empresário é tentar resolver todos de uma única vez. Ou, pior ainda, achar que um software poderá eliminar todos os problemas em um passe de mágica.
Estabelecendo as prioridades
Assim, o próximo passo é a priorização. Ou seja, qual é o problema ou oportunidade a ser atacado primeiro.
Você pode fazer isso atribuindo notas de impacto e esforço para cada problema. A multiplicação das notas lhe dará um rating que lhe permitirá organizar a lista de problemas, colocando no topo aqueles problemas que, se resolvidos, lhe darão o maior retorno (impacto) com o menor custo de implantação (esforço).
Agora que você já estabeleceu suas prioridades, é hora de conhecer mais sobre o problema a ser tratado.
Solucionando os problemas
Para isso, você precisará mapear todos os processos relacionados ao problema, identificando os principais passos, as pessoas e as ferramentas envolvidas na execução das tarefas.
Por exemplo, se você priorizou o problema de atraso na entrega dos balancetes, você deverá mapear todos os processos necessários para a preparação e entrega do balancete, desde a coleta das informações financeiras até a efetiva entrega do relatório ao cliente.
Esse mapeamento pode ser feito usando uma ferramenta gratuita de diagramação de workflow, como o Draw.io da Google, ou um simples texto descritivo no Word.
O importante aqui é que você consiga observar onde estão os pontos de risco, bem como os gargalos do seu processo, pois é isso que deve ser melhorado.
Já deu para perceber o quanto você precisa se preparar antes de partir para a escolha da ferramenta? Mas ainda tem um último passo que é muito importante.
Fixando as metas
O último passo antes da seleção da ferramenta é estabelecer as metas de melhoria de processo. Defina ao menos um indicador que possibilite mensurar os resultados.
No caso da entrega do balancete, por exemplo, você pode ter a quantidade de horas gastas para confecção do relatório, ou o número de clientes entregues com atraso.
É importante que você inicie a medição dos indicadores antes mesmo da escolha da ferramenta, para poder comparar com os resultados após a implantação.
Com as ferramentas adequadas, as tarefas manuais ficam a cargo dos computadores e as demais atividades tornam-se mais fáceis de serem executadas. Simples como apertar um botão!
Isso elimina falhas ou retrabalhos, garante uma maior satisfação dos clientes e reduzem a sobrecarga para sua equipe.
Preparado para implementar os sistemas necessários no seu escritório e vencer a concorrência? Então, não perca o próximo artigo da série, onde vamos abordar o segundo fator de maior relevância para enfrentar a competição da contabilidade online: a padronização dos processos.
Você vai saber porque é tão importante definir um padrão para execução de tarefas em todas as áreas da sua empresa, fazendo com que os seus funcionários e clientes sigam as mesmas normas.
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