Oportunidades para fazer a empresa prosperar sempre existirão, mas para aproveitá-las o empresário precisa aprender como conseguir o tempo necessário para investir nas melhorias do escritório.
O empresário contábil que olha apenas para dentro da sua empresa, que está preocupado apenas com os processos internos e com os problemas que precisa resolver, está fadado a sofrer com o baixo crescimento do seu negócio.
O empresário de sucesso, por outro lado, tem sempre uma boa parte do seu tempo e atenção voltada para o exterior, a fim de identificar oportunidades que possam trazer maiores resultados para a sua empresa.
Gostaria de aproveitar as oportunidades, mas não tenho tempo
Se você tem a impressão de que existem mais demandas a atender e problemas para resolver no seu dia a dia do que tempo disponível, saiba que você não é o único, pois praticamente todo empresário contábil sofre dessa mesma dificuldade.
Muitos empresários que conheço têm ideias e planos de melhoria para o seu negócio, porém, argumentam que a falta de tempo os impede de tirar os planos do papel.
Mas reclamar não é o que vai resolver a sua vida, por isso é essencial que você conheça as três verdades sobre a falta de tempo.
As 3 verdades sobre a falta de tempo
1 – Sempre haverá mais demandas do que tempo disponível, principalmente para aqueles que assumem muitas responsabilidades, como o empresário contábil.
2 – Você sempre vai buscar razões para procrastinar as atividades que são importantes, mas que lhe causam algum desconforto.
3 – Mesmo com toda essa escassez de tempo, ainda assim, o empresário desperdiça boa parte do seu tempo durante o dia, seja se envolvendo com tarefas que poderiam ser feitas por outras pessoas, ou até fazendo coisas que não deveriam ser realizadas.
Acredite, o problema não é o tempo para o lazer
Ao ler a terceira verdade, você provavelmente pensou no tempo que passa no WhatsApp, assistindo um filme, um jogo de futebol, conversando com amigos…, mas acredite, esse não é o maior problema, pois o tempo de lazer é necessário na vida de qualquer um.
Você pode utilizar o WhatsApp para rir com o último meme, assistir uma série do Netflix, aproveitar um bom livro. Nada disse é prejudicial se você estiver no controle e definir o tempo mais adequado para cada uma dessas atividades.
O grande problema é que a maioria dos empresários contábeis não controlam a sua própria agenda. Em verdade, eles se deixam controlar pela urgência dos outros. E quem não controla o seu tempo também não controla os seus resultados.
Tudo se resume, portanto, a fazermos melhores escolhas
O empresário contábil, entendendo que não terá tempo de fazer tudo o que gostaria, deve estabelecer suas prioridades e focar nelas a maior parte do seu dia, enquanto delega todas as outras atividades para seus colaboradores, ou para uma mão de obra terceirizada.
Também é necessário combater a procrastinação
Delegar atividades e engajar-se em projetos de melhorias são normalmente atividades difíceis, que nos tiram da nossa zona de conforto, e que, naturalmente, tendemos a procrastinar, ou seja, deixar para depois.
Com isso, muitos projetos de melhoria acabam nunca saindo do papel, devido principalmente a resistência do empresário em abandonar as atividades operacionais e quebrar esse ciclo vicioso.
“As ações que escolhemos realizar, no tempo que dispomos, é o que determina o nosso destino.”
Mas afinal, com o que vale investir o tempo?
Existem três tipos de atividades que são realizadas em qualquer empresa contábil:
1 – As atividades necessárias e que agregam valor:
São as atividades que geram valor para o seu cliente, ou seja, que ajudam ele a crescer e consequentemente trazem mais resultados para o seu negócio.
Consultoria de gestão financeira e dicas de gestão para melhoria do negócio são dois exemplos desse tipo de atividade.
Esse tipo de atividade deve ser a grande prioridade no seu dia a dia, pois são elas que aumentam o valor do seu serviço.
2 – Atividades necessárias, mas que não agregam valor:
Aqui estão as atividades necessárias para cumprimento das normas legais e padrões aplicados, mas que não agregam valor do ponto de vista do cliente.
As obrigações acessórias encaixam-se nesse grupo de atividades que devem ser delegadas ou automatizadas.
3 – Atividades não necessárias e que não agregam valor:
São atividades que são realizadas, mas não geram valor, nem são exigidas pela conformidade. Um exemplo seria a elaboração de um relatório para o cliente que ele nunca usa, ou algum serviço extra que você está realizando, mas não está sendo remunerado por ele.
Esse tipo de atividade deve ser eliminado.
7 super dicas para obter mais tempo no escritório
Agora que você já sabe quais são as atividades que farão a diferença para o sucesso da sua empresa, é horas de conferir as 7 super dicas que eu preparei para você obter mais tempo para investir no escritório.
Dica 1: Estabeleça uma grande prioridade
Possuir vários objetivos e várias prioridades ao mesmo tempo é um grande erro.
Escolha o que é mais importante. Aquilo que se você fizer hoje, tudo mais se tornará mais fácil, ou mesmo desnecessário.
Se o seu maior problema são os atrasos, então foque nisso. Se for o baixo faturamento, ou baixa captação de clientes, então estabeleça isso como sua principal prioridade e deixe tudo mais para depois.
Dica 2: Aprenda a dizer Não
Se você escolheu dizer um grande SIM para a sua prioridade número um, você certamente precisará dizer muitos nãos.
Muitas vezes o empresário diz que vai priorizar um objetivo, mas na prática ele não consegue.
Isso acontece porque, na maioria das vezes, ele precisa abrir mão de coisas que já está acostumado a fazer.
E até de coisas, que mesmo reclamando, no fundo ele gosta de fazer.
Por exemplo: Você estabeleceu um horário para trabalhar na sua prioridade e um cliente liga ou chega no seu escritório, sem avisar, justamente nesse horário. Então você interrompe a atividade e vai atender o cliente.
É preciso ter coragem para dizer não e priorizar, verdadeiramente, as atividades que irão levar o seu escritório a um novo patamar.
Dica 3: Defina uma meta que seja realista, mas desafiadora
Uma prioridade sem meta é um convite a procrastinação.
Por outro lado, a ciência já comprovou que o maior drive de motivação são os pequenos progressos. É quando a gente percebe que está avançando.
Crie uma urgência para a sua grande prioridade estabelecendo uma meta que seja desafiadora, mas ao mesmo tempo realista.
Lembre-se das quatro características de uma meta SMART: Específica, Mensurável, Relevante e Temporal.
Exemplo: Captar 3 novos clientes no prazo de 30 dias.
Dica 4: Transforme a sua prioridade em um hábito
Metas importantes normalmente estão relacionadas a atividades que ainda não estamos confortáveis, ou que não temos habilidade suficiente para realizar.
Por isso, a melhor forma de desenvolver habilidades envolve a criação de novos hábitos.
Pegue, por exemplo, aquele curso que você comprou e ainda não realizou (por falta de tempo) e comece a assisti-lo por 15 minutos, em todos os dias da semana.
Vamos lá, quem é que não tem 15 minutos?
Eu lhe asseguro que se você persistir com o novo hábito, após alguns dias você já perceberá os ganhos e, naturalmente, encontrará a motivação para reservar um horário maior e prosseguir com os seus estudos.
Nesse vídeo eu explico como criar um novo hábito para lhe ajudar a tirar os seus planos do papel.
Dica 5: Assuma de uma vez o controle da sua agenda
Se a primeira coisa que você faz no seu dia é conferir as mensagens do WhatsApp e do e-mail é bastante provável que a sua agenda esteja sendo controlada por terceiros, principalmente pelos seus clientes.
Não permita que a urgência dos outros estabeleça as suas prioridades e tenha coragem para dizer não. A melhor forma de conseguir isso é implementando blocos de produtividade na sua agenda, como detalharemos a seguir.
Proteja o seu tempo e dos seus colaboradores
O maior ladrão de produtividade nos escritórios contábeis é, sem qualquer sombra de dúvidas, a interrupção.
Todas as vezes que você, ou o seu colaborador, precisa interromper uma tarefa, para atender o telefone ou responder ao WhatsApp, uma grande parcela de tempo é perdida e não há como recuperá-la.
Uma dica fácil de implementar, e que aumenta muito a produtividade, é você criar blocos na agenda para leitura de e-mail, consulta do WhatsApp e atendimentos não planejados.
Fora desses blocos as interrupções devem ser proibidas.
Atendimento instantâneo para qualquer cliente é ruim para todo mundo, pois sobrecarrega o colaborador, aumenta o custo do processo e impede a melhoria dos serviços para o cliente.
Dica 6: Não seja o gargalo da sua empresa
Aceite que algumas coisas sejam feitas de forma diferente da forma que você gostaria que acontecesse, afinal você não pode controlar tudo.
Delegue todas as atividades que não precisam ser realizadas por você e permita que os seus colaboradores errem.
Se você sempre protegê-los, evitando passar atividades de maior complexidade, eles nunca terão a oportunidade de crescer e você continuará enterrado no operacional.
Dica 7: Acorde mais cedo
Se voce não tem tempo para fazer alguma coisa importante, comece acordando mais cedo.
Acordar mais cedo para trabalhar na sua prioridade número 1 tem duas grandes vantagens.
A primeira é que você está descansado. A ciência já provou que a força de vontade de qualquer pessoa está diretamente relacionada a quantidade de energia que ela dispõe.
As pesquisas também mostraram que o momento em que dispomos de mais energia (para encarar as tarefas mais difíceis) é justamente o início do dia.
A segunda grande vantagem é que é muito mais fácil controlar as interrupções nas primeiras horas do dia, quando a maioria ainda está na cama.
Portanto, acorde uma hora mais cedo, tome um bom café, esqueça o seu celular e aproveite as primeiras horas para realizar as tarefas mais importantes para o seu negócio.
Em meu canal do YouTube eu promovo aulas ao vivo, toda semana, com dicas práticas para você estruturar e organizar o seu escritório, que irão ajudá-lo a crescer de forma sustentável e organizada.
Clique aqui para se cadastrar e ser notificado para as próximas aulas.
