Você acha que trabalha muito e está sobrecarregado? Se você é um contador, são grandes as chances de que isso aconteça. E há uma razão concreta para isso: um relatório do Banco Mundial, do final de 2017, mostrou que o Brasil é o país onde mais se gastam horas calculando e pagando tributos.
De acordo com o documento, aqui, as empresas gastam em média quase 2 mil horas por ano apenas com a burocracia tributária. Nosso país ficou em último lugar no ranking, distante até do penúltimo colocado: a nossa vizinha, Bolívia, que gasta pouco mais de mil horas. E anos-luz atrás de países de primeiro mundo, como os Estados Unidos, que não chegam a gastar nem 200 horas.
Não é à toa que muitos contadores têm a sensação de que trabalham mais para o governo do que para os seus clientes.
Mas, ao invés de reclamar, contadores e empreendedores devem ver isso como uma oportunidade para as empresas que melhor se adaptarem a essa realidade.
Por isso, no texto de hoje, você verá 4 dicas para otimizar suas rotinas contábeis e ter mais tempo livre para pensar no seu negócio.
Assista o vídeo:
Continue lendo o artigo.
Delegue as atividades
Existem várias atividades que você está realizando, mas que poderiam ser feitas por alguém do seu time. O primeiro passo é identificar as atividades que podem ser
delegadas. Para isso, basta fazer uma lista das ações que você realiza regularmente. Acrescente, também, as que você gostaria de realizar, mas não tem tempo. E classifique-as da seguinte forma:
- As importantes e urgentes; (obrigação acessória próxima ao vencimento);
- As importantes, mas não urgentes;
- As urgentes, mas não importantes;
- As que não são importantes nem urgentes (e que são pura de tempo).
Temos a tendência de ficar presos às atividades urgentes, mas de acordo com Stephen Covey, autor do livro os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, o certo seria focar nas ações do item 2, onde estão as que são importantes, mas não urgentes.
Essas são as atividades “estruturantes”, ou seja, que podem transformar a sua empresa ou sua vida, e que normalmente ficam para depois — como, por exemplo, a implantação de um sistema para melhorar a produtividade interna, ou a participação em evento externo. Então, a estratégia correta é delegar tudo que for mais operacional e concentrar-se nessas atividades.
Capacite a sua equipe e incentive a aprendizagem
Para que você possa delegar, sua equipe precisa estar bem preparada. Portanto, crie um ambiente de aprendizagem contínua na sua empresa, fornecendo treinamentos e estabelecendo um padrão de qualidade ou metas para cada funcionário.
Além disso, esteja pronto para lidar com os erros, na medida em que eles
ocorrerem e evite punições desnecessárias. Apenas reforce sua confiança na equipe, fornecendo feedbacks construtivos e trabalhando com cada um as causas que levaram aos problemas, para que eles não se repitam no futuro.
Controle as solicitações eventuais
Um dos fatores que mais roubam tempo das pessoas e prejudicam muito a
realização das rotinas contábeis são as interrupções.
Pesquisas mostram que um profissional focado é até dez vezes mais produtivo do que aquele que é constantemente interrompido. Assim, uma boa estratégia para resolver o problema é criar uma “fila” única para as solicitações pontuais.
Ou seja, ao invés de o cliente entrar em contato direto com o seu analista,
causando uma interrupção, ele será direcionado a essa fila, onde o seu pedido será analisado e encaminhado a um profissional. Este, por sua vez, deve resolvê-la dentro do prazo estabelecido no acordo de nível de serviço mantido com o cliente.
Automatize processos manuais
Lembre-se que a tecnologia está aí para facilitar a sua vida! Utilize-a para eliminar a digitação manual de lançamentos, integrando o seu sistema contábil ao sistema de gestão financeira — ou controle de caixa — do cliente. Saiba mais sobre esse processo lendo o artigo Fechamento Contábil no primeiro dia.
Dica Bônus – Segmente o seu negócio!
Com 63 tributos, 97 obrigações acessórias e quase 3.800 normas, se você tentar atender clientes de todos os segmentos, vai estar sempre preocupado em aprender algum processo novo ou descobrir uma melhor forma de atendê-los. É um esforço que, muitas vezes, não vale a pena para quem possui um escritório pequeno.
Nesses casos, é melhor se especializar em um nicho de mercado com o qual você já trabalha. Dessa forma, você consegue oferecer um processo mais padronizado e otimizado para aquele segmento específico. E quanto mais padronizado for o seu processo, mais fácil é para delegar e automatizar.
Aplicando essas cinco dicas, você poderá acelerar a produtividade do seu escritório, tendo mais tempo livre para investir no relacionamento com seus clientes.
Procurando uma ferramenta para lhe ajudar com a gestão das tarefas no escritório? Então não deixe de ler o artigo Gestão de tarefas na contabilidade: 3 dicas para escolher a ferramenta ideal
Agora se você quer aprender uma forma prática de delegar atividades com segurança, confera também o módulo 2 do nosso minicurso: 5 passos para aumentar lucros e atrair mais clientes para o escritório contábil.
O acesso ao curso é 100% gratuito, mas por tempo limitado. Aproveite!
Precisa de mais dicas para executar suas rotinas contábeis com eficiência? Curta nossa página do Facebook.