Se você quer acabar, de uma vez por todas, com os atrasos no departamento contábil, a primeira coisa a fazer é entender por que eles acontecem e atacar de frente as suas causas. O segundo passo é estabelecer um projeto para eliminar todos os atrasos.
Já virou rotina para muitas empresas contábeis operarem com a contabilidade atrasada, na verdade, existem até alguns contadores que nem se incomodam e até consideram os atrasos um fato normal.
Mas a verdade é que a maioria das empresárias e empresários contábeis se incomodam com essa situação, pois entendem que não estão entregando o serviço com a qualidade acordada com os seus clientes.
Nesse artigo, eu vou mostrar os passos para você colocar toda a contabilidade em dia, além de estabelecer controles para que ela não volte a atrasar.
Explorando as causas dos atrasos
O primeiro passo para alterar qualquer hábito é se incomodar com o que ele está gerando para a sua vida. É assim que funciona para os hábitos pessoais, como alimentação e exercícios, e da mesma forma para os hábitos profissionais.
Então não importa o quão difícil pareça uma situação de ser revertida, se você está incomodado(a) com ela, você já está um passo mais próximo de resolvê-la.
Por que os atrasos acontecem
Pare de se preocupar apenas em apagar incêndios e comece a tomar atitudes preventivas para que os atrasos parem de ocorrer.
A primeira, e mais importante, atitude é descobrir e eliminar as causas raiz que levam aos atrasos.
Convoque um brainstorm com a equipe do contábil e pergunte por que eles acham que os atrasos estão ocorrendo.
Provavelmente, você como empresário já conhece alguns dos motivos, mas é importante que antes de falar, você procure ouvir os seus colaboradores e incentive-os a debater sobre o assunto.
Eles certamente estão tão incomodados quanto você.
Dando voz aos seus colaboradores, você contribui para que eles assumam mais responsabilidades, na medida em que eles passam a se ver como parte da solução, e não apenas do problema.
Comece a medir
Uma coisa é o que você e os seus colaboradores acham, outra, bem diferente, é o que os números dizem a respeito. E os números não mentem.
Se você me acompanha há algum tempo, já sabe o quanto considero importante você começar a medir como está sendo utilizado o seu tempo e o dos seus colaboradores.
Você pode utilizar uma planilha de timesheet ou uma ferramenta como o Clockify, para medir quanto tempo por dia é gasto com cada processo e cada cliente.
Ao final de um mês, essa planilha vai lhe ajudar a identificar com maior precisão onde estão os gargalos e por que determinados atrasos estão ocorrendo.
Por que os atrasos ocorrem
Embora cada empresa possa ter suas razões (por isso os passos anteriores são importantes), existem algumas causas comuns entre empresas contábeis para que os atrasos ocorram:
1- Clientes que não enviam, ou demoram a enviar os documentos:
Infelizmente é uma realidade que muitos clientes precisem ser cobrados para enviar os documentos na data correta, assim como ainda existem clientes que não têm confiança para disponibilizar determinados documentos para os seus contadores.
Dica de sucesso
Uma dica para convencer os clientes a enviarem os documentos na data correta, é deixar claro os prejuízos que eles podem ter com o atraso ou envio de informações incompletas.
Um empresário contábil com quem trabalho, além de conversar com cada cliente para informá-los sobre o risco, programou o disparo mensal de um email em que ele solicita os documentos e, ao final, em negrito, alerta para os riscos e a não responsabilização do escritório no caso de não cumprimento do envio das informações.
2- Ineficiências no processo:
Podem ser várias, como atividades manuais que podem ser automatizadas, excesso de interrupções (whatsapp, e-mail, telefone…) e ausência de padronização.
A dica aqui é você identificar, através da planilha de tempo, qual a maior fonte de ineficiência no seu processo e trabalhar um projeto de melhoria em cima dele.
Quando você tiver concluído essa melhoria, passe para a próxima ineficiência. É importante não tentar melhorar várias coisas de uma única vez, pois isso aumenta risco de você acabar não melhorando nada.
Dica de sucesso:
Para o caso do excesso de interrupções, a dica é você organizar a agenda do colaborador. Estabeleça blocos de horários exclusivos para atendimento de solicitações por WhatsApp e e-mail. Fora desses horários eles poderão trabalhar de forma focada em seus processos regulares, sem interrupções e com muito mais produtividade.
3- Ausência de deadline:
Os processos do fiscal e da folha não costumam atrasar e a razão principal é que nos dois casos existe um deadline. Uma data limite, muito clara, que quando não é alcançada gera prejuízos para a contabilidade e para o cliente.
Os deadlines impedem a procrastinação e empurra os colaboradores, e o próprio empresário, a aumentarem sua produtividade para entregar tudo a tempo.
Seja criativo e estabeleça deadlines mensais, ou até semanais, para os processos da contabilidade e o resultado será o aumento da produtividade assim como acontece com o Fiscal.
Pode ser que alguns funcionários, inicialmente, não aceitem bem isso, porém se você deixar claro para todos os beneficios que eles terão no longo prazo eles aceitarão melhor a ideia.
Dica de sucesso:
Um famoso empresário contábil estabeleceu uma política de premiação anual para os seus colaboradores (uma espécie de 14º salário). Para receberem o prêmio, os funcionários precisam alcançar algumas metas, entre elas o cumprimento dos prazos dos processos sob sua responsabilidade.
4- Controle ineficaz
O controle ineficaz pode se dar por duas razões. A ausência de uma ferramenta que possibilite o controle centralizado de todas as pendências, e o baixo comprometimento dos colaboradores em relação ao cumprimento dos prazos dos processos.
Nenhuma empresa contábil pode ficar dependendo apenas do seu empresário para tomar conta de tudo, prazos, qualidade, melhorias…. Os colaboradores devem se responsabilizar por suas ações e ter a consciência de que o sucesso ou não da empresa depende de cada um.
Estabeleça um processo de controle, preferencialmente utilizando uma ferramenta de gestão de tarefas, que deixe claro em que etapa se encontra cada processo, qual o seu prazo e quem é o responsável por ele.
Como recuperar o atraso
Agora que você já sabe como evitar o atraso na contabilidade, está na hora de aprender os passos para recuperar o atraso já existente:
- Reúna o time e deixe claro qual o objetivo do projeto e por que é tão importante para todos que esse problema seja resolvido (isso vai aumentar o engajamento e o cumprimento dos colaboradores com os resultados do projeto)
- Realize um brainstorm para que todos se sintam a vontade para contribuir com ideias de como o problema pode ser resolvido. O resultado pode ser surpreendente, pois muitas vezes os funcionários têm ideias que nunca passaram pela cabeça do empresário.
- Organize o passo a passo de como o problema do atraso será resolvido. É importante definir as etapas, os responsáveis e os prazos, a fim de garantir que esse projeto não fique apenas no papel.
- Torne tudo isso visível através de uma ferramenta de gestão de tarefas (como o Pipefy) que mostre de forma clara o status de cada cliente.
Eu apresentei uma aula ao vivo, em meu canal do YouTube, sobre esse tema. Assista:
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