Nesse artigo eu respondo à dúvida de um aluno que gostaria de atender mais clientes em seu escritório, mas sem, necessariamente, precisar contratar mais pessoas e aumentar a estrutura do seu escritório.
Afinal, é realmente possível atingir esse que é o grande sonho de 9 entre 10 proprietários de pequenos escritórios contábeis?
A minha é resposta é sim. Muitos escritórios já alcançaram esse sonho e tudo o que você precisa fazer para realizar esse objetivo na sua empresa é reduzir as ineficiências dos processos seguindo os três passos que descrevo a seguir.
1- Comece medindo
Se você não mede, você não gerencia. É simples assim.
Se você quer assumir o controle de qualquer melhoria na sua empresa, ou mesmo na sua vida, a primeira coisa que você deve fazer é medir.
Por exemplo, quando uma pessoa começa uma dieta, a primeira coisa que ela faz é subir na balança para medir o seu peso. Depois, ela deve prosseguir subindo na balança regularmente, a fim de avaliar se a estratégia da dieta está dando resultados ou não.
O mesmo vale para o seu escritório. Se você quer aumentar a eficiência dele você deve medir quanto tempo você e seus colaboradores estão gastando com cada processo e cada cliente.
Pesquisas mostram que apenas a prática de medir detalhadamente como o tempo está sendo utilizado já traz uma melhora na eficiência de cerca de 25% para qualquer empresa.
Afinal, assim como ninguém gosta de subir na balança e ver que não perdeu peso com a dieta, ninguém gosta de descobrir que está gastando mal o seu tempo.
Medir é de graça
Para fazer essa medição de tempo, tudo que você precisará é de uma planilha Excel.
Nessa planilha você deve acrescentar as seguintes colunas: Data, Cliente, Processo, Atividade, Hora início, Hora Fim, além da coluna Tempo (que será um campo calculado).
Alguns cuidados adicionais que você deve ter com a planilha:
- Cada colaborador dever ter a sua planilha, além é claro, da planilha do próprio empresário(a);
- A lista de clientes deve ser uma lista suspensa, com os clientes já previamente cadastrados;
- O mesmo vale para a coluna de processos onde você vai irá incluir todos os processos da contabilidade (Ex: rotina mensal do fiscal, rotina mensal da contabilidade, rotina mensal da folha, elaboração do ECD, etc.)
- A coluna de atividades será de livre preenchimento do colaborador.
Com as planilhas prontas, oriente os colaboradores a preenchê-las todos os dias.
Você deve se certificar que os registros sejam feitos dentro do próprio dia, nunca deixando para o dia seguinte, pois quando isso ocorre a qualidade da informação cai.
Após um mês de registros você poderá avançar para a próxima etapa.
2- Organizando a casa
Após o período inicial de medição você já terá algumas informações bem interessantes como:
- Quanto tempo é gasto para atender cada um dos seus clientes,
- Quanto tempo é gasto em cada processo,
- Qual o colaborador mais produtivo (que consegue entregar mais processos.
Nesse ponto você já será capaz de fazer algumas análises.
Por exemplo, se um mesmo colaborador atende tanto processos recorrentes quanto solicitações eventuais, é bastante provável que você identifique no timesheet dele muitas interrupções durante o seu dia normal de trabalho.
Ou seja, muitas vezes ele está trabalhando em um processo e precisa parar o que está fazendo para atender uma solicitação do cliente, que chegou por e-mail ou WhatsApp.
Isso já é um sinal de uma possível ineficiência, pois como você já sabe, a interrupção é um dos maiores ladrões de produtividade nos escritórios.
Quando um trabalho é interrompido, uma grande perda na produtividade acontece, pois até o colaborador voltar o foco e a atenção ao ponto em que estava, ele terá perdido um tempo considerável.
Defina blocos de tempo
Para evitar esse tipo de ineficiência, e ao mesmo tempo garantir que as solicitações eventuais sejam atendidas, uma dica é você deve definir a sua agenda, e também a dos seus colaboradores, com base em blocos de tempos.
Por exemplo, você pode determinar que o colaborador trabalhe durante a manhã apenas com os processos recorrentes e à tarde com as solicitações eventuais.
Dessa forma, quando uma solicitação chegar às 10:00 o colaborador não interromperá o que está fazendo e deixará para atendê-la apenas no horário pré-definido.
Siga essa dica e você já perceberá um grande aumento no desempenho no colaborador.
Obs. Você deve estabelecer os tamanhos dos blocos de acordo com os tempos medidos na planilha e depois ir ajustando conforme o processo evolui.
3- Otimizando os processos
É nessa etapa que você terá as melhores oportunidades de melhoria para a sua empresa, pois é nela que você identificará os gargalos nos processos e, a partir deles, definirá as estratégias para aumento na produtividade.
Nessa faze você precisará fazer uma melhoria na sua planilha, na coluna de atividades, que estava livre para o colaborador preencher o que quisesse, e agora se transformará em uma lista suspensa, assim como a coluna de processos e de clientes.
Para isso, você deverá relacionar as principais atividades de cada processo.
Um exemplo disso é no processo de rotina mensal da contabilidade, que poderá ter atividades como: integração com o fiscal, integração com a folha, importação de lançamentos, lançamentos manuais, conciliação etc.
O objetivo desse detalhamento é que você seja capaz de encontrar dentro de cada processo onde estão as maiores oportunidades de melhoria.
Por exemplo, na rotina mensal da contabilidade, se você ainda está perdendo muito tempo com lançamentos manuais, significa que pode valer a pena um investimento em automação nesse ponto do processo.
Definindo os planos e as estratégias
Com a identificação dos maiores gargalos no escritório é hora de definir as estratégias de otimização.
Nessa etapa, vale seguir os passos básicos de qualquer plano de ação, ou seja, determinar a meta a ser atingida, qual o resultado esperado, o responsável e as ações que precisam ser feitas para que o objetivo final seja atendido.
A dica final é não tentar trabalhar várias melhorias ao mesmo tempo. Concentre-se em atacar um objetivo de cada vez.
O mais importante é você iniciar uma política de melhoria contínua, que garanta que o seu escritório hoje estará sempre um pouco melhor do que estava ontem, e assim por diante.
Atendendo todas essas etapas e garantindo que isso se transforme em um ciclo de melhoria contínua, quando você menos perceber, o seu escritório estará naquele seleto grupo de empresas que conseguem atender 2, 3, até 10 vezes mais clientes, do que a média do seu mercado.
Eu apresentei uma aula ao vivo sobre esse tema. Assista:
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