O dinamismo, a competitividade e a grande exigência por resultados no mundo dos negócios tornaram imprescindível para as empresas a existência de um processo de comunicação que facilite a interação entre as pessoas e agilize a tomada de decisões.
Exatamente por isso, com o intuito de ajudar você no que se refere a essa questão, o décimo artigo da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer terá como protagonista o Slack, uma ferramenta de colaboração online que possibilita aos integrantes de uma equipe manter uma comunicação rápida, transparente e segura.
Entre outras coisas, mostraremos:
- O que é o Slack e para que ele serve;
- Quais problemas essa ferramenta de colaboração ajuda o empresário a resolver;
- Quais são suas principais funcionalidades;
- A diferença entre a versão gratuita e as versões pagas;
- Quais são os planos disponíveis;
- E o preço de cada um dos planos pagos.
Além disso, na parte final do artigo, daremos a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para que você consiga fazer o melhor uso possível desse recurso dentro da sua empresa. Acompanhe todo o conteúdo com atenção e veja como é possível ter uma comunicação ágil e eficiente utilizando o Slack!
O que exatamente é o Slack?
O Slack é uma ferramenta de comunicação e colaboração online tão simples (no que se refere à utilização) como o Facebook ou o WhatsApp. Porém, ele é focado em produtividade. Ou seja, é um recurso destinado a otimizar a interação entre pessoas dentro de uma mesma empresa ou mesmo entre múltiplas empresas, provendo mais agilidade, eficiência e segurança.
No Slack, você cria uma organização, que pode ter o nome da sua empresa, convida as pessoas para participar, a partir daí, quase tudo é possível em termos de comunicação. Você pode conversar com uma ou múltiplas pessoas por texto, voz e vídeo, além de poder compartilhar documentos. E para organizar as conversas, você pode criar os canais, conforme veremos mais adiante.
A ferramenta possibilita que o administrador acompanhe tudo o que está sendo debatido e, paralelamente, viabiliza que o funcionário tenha controle sobre que tipo de assunto é útil ou não para ele, escolhendo aqueles sobre os quais deseja ou não receber notificações.
Por que usar uma ferramenta como o Slack faz a diferença na rotina do empresário?
Ficou no passado o tempo em que todos os membros de uma equipe trabalhavam em uma mesma sala. Fatores como as dificuldades de deslocamento nas grandes cidades e os altos custos de alugueis, aliados a avanços na tecnologia, estão tornando as equipes cada vez mais virtuais, com integrantes espalhados em diferentes cidades e até em outros países.
Se por um lado esse cenário traz benefícios evidentes, como a redução de custos e a melhoria na qualidade de vida dos funcionários, também traz grandes desafios como, por exemplo, garantir que a informação flua entre pessoas que raramente se encontram.
Logo, ficou claro nessas equipes que ferramentas como o e-mail e o telefone não são capazes de substituir o bom e velho contato face a face. Novos canais eram necessários, e foi a partir daí que muitos começaram a utilizar ferramentas como o WhatsApp e o Skype. Elas são ótimas, mas têm o problema de serem abertas e não possibilitarem uma administração central por parte da empresa, levando a uma informalidade excessiva e a problemas de segurança, especialmente em relação a informações sigilosas de clientes.
É aí que entram as ferramentas de colaboração online, como o Slack. Nele, você consegue criar um ambiente onde apenas pessoas autorizadas conseguem se comunicar e compartilhar os documentos de forma totalmente interativa, ágil e segura.
Assista o vídeo:
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Versão Grátis x Versão Paga
Existem três opções de planos no Slack voltados para empresas de pequeno e médio porte, sendo que o primeiro é grátis e os outros dois (Standard e Plus) são pagos mensalmente (com descontos caso o usuário faça uma assinatura anual).
Na versão gratuita do Slack, apesar de existirem algumas limitações em relação aos pacotes pagos, o usuário tem uma ferramenta de colaboração online bastante eficiente. Suas principais funcionalidades são:
- Criação de canais públicos e privados ilimitados;
- Funções para rastreamento das últimas 10.000 mensagens;
- Possibilidade de Integração com até 10 aplicativos externos (nesse link você visualiza todos os apps disponíveis);
- Chamadas de vídeo e voz com outra pessoa dentro do próprio Slack;
- Armazenamento de todas as informações públicas compartilhadas pela equipe em uma única pasta;
- Personalização de notificações (para que você não perca nenhuma mensagem importante);
- E 5GB para compartilhamento de documentos dentro da equipe.
Pacotes, Preços e Funcionalidades
Se você precisa de mais recursos, o Slack disponibiliza dois planos pagos para as empresas de pequeno e médio porte, que você irá escolher de acordo com as necessidades da sua empresa. Confira os detalhes de cada um deles abaixo!
Slack for Teams Standard
O preço dessa versão é de US$ 8,00 mensalmente por usuário, sendo que esse valor cai para US$ 6,67 caso você faça a assinatura anual do serviço. O plano Standard compreende tudo o que a versão gratuita possui e tem o acréscimo das seguintes funcionalidades:
- Número de mensagens que podem ser rastreadas passa a ser ilimitado;
- Integração ilimitada com aplicativos externos;
- Chamadas de vídeo e voz para grupos de até 15 pessoas com a opção de compartilhamento de tela;
- Políticas customizadas para retenção de mensagens e arquivos;
- Ferramenta de busca inteligente;
- Suporte prioritário do Slack (o Slack não possui site em português, então essa ajuda provavelmente só estará disponível em inglês);
- E 10 GB de armazenamento para cada usuário.
Slack for Teams Plus
Assim como no plano Standard, a versão Plus, que custa US$ 15,00 mensalmente por usuário, fica mais barata se você realizar a assinatura anual (US$ 12,50/usuário).
Essa é a versão recomendada para as empresas que demandam recursos mais avançados de administração e segurança, tais como: a possibilidade de realizar a autenticação SSO (Single Sign-on); a exportação de mensagens; o SLA de 99,99%; o suporte em tempo integral (24x7); além de 20GB de armazenamento por usuário.
Utilização prática dessa ferramenta de colaboração online
Para fazer login no Slack, é necessário inserir primeiro uma URL comum da sua empresa ou equipe, sendo que apenas depois disso você deve inserir o nome do seu usuário e a sua senha. Uma vez criado o espaço de trabalho para sua empresa ou time, você já pode convidar as pessoas e iniciar a interação com a equipe.
Tal qual em uma rede social, tudo que você digita fica normalmente visível para toda a equipe, mas é interessante você adotar o hábito de colocar o símbolo @ seguido do nome das pessoas que você deseja que sejam notificadas. Você pode ainda enviar mensagens privadas para os usuários.
Criação de canais (assuntos)
Uma das funcionalidades mais importantes do Slack é a de criar os canais (channels), que nada mais são do que os assuntos que serão discutidos. Ao ser criado, o canal fica com o símbolo da hashtag. Assim, caso seja criado, por exemplo, um canal com #12ferramentas, toda vez que um usuário da conta digitar uma mensagem contendo #12ferramentas, ela vai automaticamente para esse canal.
Os canais criados ficam visíveis do lado esquerdo da tela. Basta escolher um canal e clicar para que as mensagens relativas a ele apareçam no centro da tela com as suas respectivas datas de envio.
Qualquer pessoa na conta pode criar um canal. Por isso, é importante tomar cuidado com o número de canais criados para que o seu Slack fique sempre organizado e o mais objetivo possível. Também podem ser criados canais privados, nos quais apenas os usuários convidados poderão ver as mensagens.
Vale a pena destacar que o Slack dá aos usuários a opção de seguir ou não os canais que são criados. Desse modo, escolha com cuidado os canais que você vai seguir, além de explorar bem as opções de filtro de notificações. Essas duas medidas são fundamentais, especialmente se você estiver em uma grande equipe, para garantir que apenas as mensagens que realmente lhe interessam cheguem até você. Do contrário, são grandes as chances de você se perder no caos que, por vezes, o Slack se transforma com a grande quantidade de informações que chegam até você.
Diversidade de aplicativos
O Slack possui apps para desktop, Web e mobile, sendo que a versão mobile está disponível para IOS, Android e Windows Phone.
Nesse sentido, vale a pena destacar que a única diferença que chama a atenção entre as versões do Slack é o fato de ele não rodar chamadas de vídeo se você não estiver no browser do Chrome ou no app do desktop. Assim, se você se juntar a uma chamada de vídeo pelo app do celular, terá disponível apenas o áudio.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
O Slack pode ser integrado com muitas outras ferramentas na nuvem e, como na conta grátis existe um limite de 10 integrações, é importante escolher elas com muito cuidado. Por isso, a Dica de Ouro se refere exatamente às principais ferramentas que você poderá escolher como integração e que irão facilitar o seu trabalho. Separamos três. Confira!
Google Drive: Você poderá compartilhar arquivos do Google Drive no Slack e também rastreá-los com facilidade. Além disso, esses arquivos não ficarão armazenados diretamente no Slack, logo, não ocuparão os 5GB disponíveis na conta grátis.
Trello: Você poderá usar o Trello diretamente no Slack sem precisar mudar de aba. Estarão disponíveis todas as principais funções do Trello, como adicionar cartões, atribuir tarefas a alguém, inserir comentários, etc.
Simple Poll: Com o Simple Poll, você poderá criar pesquisas diretamente do Slack e ainda analisar os resultados delas.
Conclusão
A frase “Quem não se comunica, se trumbica”, eternizada por Chacrinha décadas atrás, encaixa-se perfeitamente à realidade de hoje. E, especialmente no caso das empresas, quando a comunicação é falha, o “trumbico” (fracasso) pode trazer graves consequências para o negócio. Por isso, principalmente se a sua empresa trabalha com equipes remotas, fazer uso de uma ferramenta de colaboração online como o Slack é essencial para otimizar a comunicação entre as equipes, tornando-a mais ágil, transparente e segura. Todavia, lembre-se de que é importante organizar bem os canais e ajustar os parâmetros de notificações para evitar o excesso de informação.
E na sua empresa, como é a comunicação? Deixe seu comentário nos falando sobre as experiências interessantes (negativas ou positivas) que você já viveu em relação a essa questão, pois são as histórias e necessidades dos nossos leitores que nos inspiram a desenvolver novos conteúdos!
Também não deixe de conferir todos os materiais do CIOnaNuvem! Se a sua empresa trabalha com projetos, não deixe de ler esse ótimo artigo sobre o Trello, um gerenciador de projetos online que você pode usar de forma totalmente integrada com o Slack (conforme acabamos de ver na dica de ouro do CIOnaNuvem).
