Quer saber como usar o Outlook para se organizar melhor e aumentar a sua produtividade no trabalho? Veja essas 8 incríveis dicas que separamos para você.
O mundo corporativo gira em torno do email. Independente do seu ramo de negócio, é quase certo que todos os dias você tenha que lidar com dezenas, e talvez centenas, de email-s em sua caixa de entrada.
As últimas versões do Office trouxeram uma série de novas funcionalidades, que visam facilitar a vida dos usuários do Outlook, mas com a rotina acelerada e o excesso de trabalho, provocados inclusive pelo excesso de e-mails recebidos diariamente, são poucos os que conseguem parar um momento para se atualizar sobre essas melhorias.
Para poupá-lo desse trabalho, separamos essas 8 dicas que você já pode começar a usar a partir de hoje.
Assista o vídeo:
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Dica de Produtividade no Outlook 1: Agrupe mensagens por assunto
Você pode estranhar a primeira vez que utilizar, mas logo perceberá que vale muito a pena esta opção, principalmente quando você recebe muitas mensagens em torno de um mesmo assunto. No exemplo ilustrado abaixo, todas as mensagens da conversa “Movimento SEI” estão agrupadas em uma única linha, o que facilita a minha leitura, principalmente quando estou “scaneando” a minha caixa para identificar o que há de mais urgente para ser lido.
Mostrar como conversas
Para ativar o agrupamento de mensagens, acesse o menu Exibir e marque a opção “Mostrar como Conversas”.
Dica de Produtividade no Outlook 2: Responda a mensagem sem abrir uma nova janela
Esta foi uma novidade extremamente bem vida na última versão do Outlook, que leva à economia de pelo menos 2 clicks a cada mensagem respondida.
Da mesma forma, também é possível checar os compromissos da agenda sem sair do sua caixa de entrada, apenas passando o mouse sobre o ícone do calendário.
Dica de Produtividade no Outlook 3: Sinalize um item como pendente
Nem sempre é possível responder à mensagem imediatamente após a leitura. E se você deixa para depois, corre o risco de esquecê-la em baixo de uma pilha de novas mensagens. Para que isso não ocorra use a opção de sinalizar a mensagem como pendente. Basta passar o mouse sobre a mensagem que a opção já se apresentará, conforme abaixo:
Dica de Produtividade no Outlook 4: Crie uma pasta de pesquisa
Você pode pesquisar por um email digitando na caixa de busca, mas pesquisas feitas com frequência podem ser configuradas como uma pasta de pesquisa. Por exemplo, você pode configurar uma pasta de pesquisa para visualizar todos os emails do seu chefe ou de um importante cliente, sempre que desejar
Acesse o menu Pasta e escolha a opção “Nova Pasta de Pesquisa”. Para um passo a passo detalhado, siga esse link.
Obs.: Crie uma pasta de pesquisa para os itens que você marcou como pendentes (dica 3).
Dica de Produtividade no Outlook 5: Use partes rápidas para acelerar a digitação
Frases ou palavras que você repete com frequência podem ser cadastradas em partes rápidas. Quando você começar a digitar, o Outlook irá sugerir o resto da frase ou palavra.
Acesse o menu Inserir e escolha a opção “Partes Rápidas”. Para um passo a passo detalhado, siga esse link.
Dica de Produtividade no Outlook 6: Trate o lixo com o lixo
Ao receber uma mensagem indesejada, trate de bloquear o usuário para que essa situação não se repita no futuro. Para isso, basta clicar com o botão direito sobre a mensagem e escolher “Lixo Eletrônico” e depois “Bloquear Remetente”.
Dica de Produtividade no Outlook 7: Compartilhe um link do documento, ao invés de enviar como anexo
Aqui as vantagens são muitas, como não ocupar espaço na sua caixa de email, nem nas caixas dos destinatários, e (a mais importante) não precisar se preocupar onde está o documento mais atual, uma vez que todas as atualizações serão feitas em um único local.
Na versão 2016, ao clicar em “Anexar Arquivo”, o próprio Outlook já sugere para você a inclusão de um link para os últimos arquivos editados no OneDrive. Você pode também escolher a opção “Procurar Locais da Web”, conforme ilustrado na figura.
Dica de Produtividade no Outlook 8: Use Regras para manter a caixa em ordem
Regras ajudam a mover para as pastas corretas e-mails que tratam de assuntos específicos, deixando a caixa de entrada mais limpa. Por exemplo, você pode criar uma pasta para cada um dos seus clientes e criar uma regra para mover as mensagens de forma automática, assim que elas chegarem.
Para criar uma nova regra, no menu principal escolha a opção “Regras” e, em seguida, “Criar Regra”. Para um passo a passo detalhado, siga esse link.
Dica bônus: Utilize o filtro de e-mail para localizar mensagens importantes
Uma forma fácil e rápida de encontrar a mensagem que você está procurando é utilizar a função Filtrar Emails. Escolhendo uma das opções disponíveis, o Outlook irá pesquisar e filtrar a sua caixa de entrada para exibir os emails de acordo com o filtro escolhido, que pode ser, por exemplo, emails marcados como importante ou recebidos na última semana.
Filtar Email
Uma das que eu mais utilizo é a opção Com Anexos, quando eu desejo localizar um documento que alguém me enviou recentemente.
Seguindo essas ótimas dicas, você economizará alguns preciosos minutos em suas interações diárias com o seu correio eletrônico, além de obter uma caixa de entrada mais limpa e organizada. O que facilitará e agilizará o acesso às suas informações, sempre que você necessitar.
PS: Se você está enfrentando dificuldades para entregar serviços no prazo, sugiro que confira o nosso artigo 4 dicas para organizar as rotinas contábeis no escritório.
1 comentário
Bem legal! Obrigada pelas dicas! 🙂