Controlar o andamento das atividades em um projeto é um grande desafio para o empresário. É necessário acompanhar de perto o progresso, pois o atraso em uma tarefa crítica pode comprometer, de maneira irremediável, a entrega do projeto no prazo acordado com o cliente. Isso torna um bom gerenciador de projetos online uma ferramenta indispensável na rotina do empresário moderno.
Por isso, neste artigo, que já é o sexto da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer, destacaremos o Trello, uma ferramenta de produtividade de alta performance, especialmente devido à sua facilidade de uso e versatilidade. Entre outras coisas, você saberá:
- O que é o Trello e para que ele serve;
- Quais problemas essa ferramenta de gestão de projetos ajuda o empresário a resolver;
- Quais são suas principais funcionalidades;
- Quais são os planos disponíveis;
- A diferença entre a versão gratuita e as versões pagas;
- E o preço de cada um dos planos pagos.
No final do artigo, você verá a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para uma utilização mais eficiente e ampla do Trello na sua empresa.
Preparado para conhecer detalhadamente esse gerenciador de projetos online capaz de otimizar os trabalhos de qualquer empresário? Então confira com atenção e tenha uma excelente leitura!
O que é o Trello?
O Trello é uma ferramenta para gerenciamento online que usa o método Kanban para a organização e a visualização de projetos. Com uma boa versão gratuita (e tendo alguns planos pagos à disposição), ele ajuda o empresário (e qualquer pessoa que precise de um gerenciador de projetos online) a organizar o fluxo das tarefas, otimizar o uso dos recursos e controlar os prazos das atividades, evitando atrasos que possam comprometer os prazos acordados com o cliente.
O mais interessante do Trello é que ele alia uma utilização bastante simples e intuitiva com uma grande versatilidade, já que você pode utilizá-lo tanto para projetos individuais como para trabalhar em equipe, pois ele permite a colaboração entre as várias pessoas que estejam realizando tarefas em um mesmo projeto.
Por que é essencial fazer uso de um gerenciador de projetos online como Trello?
Você certamente já deve ter passado pela situação de estar trabalhando em um projeto na sua empresa que envolvia outras pessoas e os diversos e-mails trocados durante esse projeto acabaram gerando problemas, especialmente em relação ao tempo gasto para lê-los. Além da elevada quantidade de mensagens trocadas, planilhas desatualizadas e até a falta de conhecimento em relação ao ponto do trabalho em que se encontram seus colegas são fatores que representam um grande incômodo.
Por isso, a utilização de um gerenciador de projetos online é indispensável ao empresário que deseja acompanhar as atividades dos seus projetos da forma mais simples e prática possível. Sendo que, em se tratando desse segmento, o Trello é uma das ferramentas mais elogiadas do mercado. E isso se deve exatamente ao fato de que ele possibilita uma ótima colaboração entre os indivíduos que estejam trabalhando em um mesmo projeto.
Assim, pode-se afirmar que o Trello é uma ferramenta de produtividade extremamente versátil, eficiente e de fácil utilização que ajuda o usuário a otimizar os seus processos criativos, principalmente quando estes envolvem a participação de outras pessoas. Desse modo, caso você opte pela utilização dessa ferramenta para gerenciamento de projetos, rapidamente perceberá um melhor desempenho na execução das suas tarefas.
Assista:
Versão Grátis x Versão Paga
O Trello está disponível em quatro versões, sendo uma grátis e as outras três pagas (Gold, Business e Enterprise).
Para quem quer um bom gerenciador de projetos grátis, a primeira versão do Trello dá conta do recado. Ela oferece recursos para:
- Criar quadros, listas, cartões;
- Definir e alocar times;
- Configurar checklists;
- Utilizar emojis e stickers;
- Anexar arquivos;
- Ativar Power-UP (abaixo há um tópico explicando o que é essa opção).
Contudo, neste plano, você poderá anexar apenas arquivos de até 10MB de tamanho, além de ter à disposição somente um Power-Up por quadro.
Preços, Pacotes e Funcionalidades do Trello
Como citado acima, o Trello tem três pacotes pagos. Acompanhe a seguir os preços e as funcionalidades adicionais de cada um deles:
Trello Gold
Disponível por US$ 5,00\mês ou US$ 45,00\ano, esse plano tem três vantagens em relação à versão gratuita:
- Você poderá anexar arquivos de até 250 MB.
- O número de Power-Ups por quadro aumenta para 3.
- Existem novos emojis e stickers disponíveis para colocar nos seus quadros.
Trello Business
No plano Business, que custa US$ 9,99 mensalmente/usuário, você adquire as opções de administrador. Isso lhe permitirá, por exemplo, especificar quais usuários poderão criar e editar quadros, controlar a opção de tornar público ou privado determinado projeto e remover imediatamente membros antigos sem perder os dados deles. Também será possível definir a opção de deixar quadros no modo de leitura para determinados usuários.
Nesta versão, você tem os mesmos 250 MB por arquivo para anexar. Porém, possui Power-Ups ilimitados para usar por quadro. Além disso, você terá suporte por e-mail com operador e garantia de resposta em um dia durante o horário comercial.
Trello Enterprise
A versão Enterprise, que é voltada para grandes empresas (com mais de 100 usuários), tem o preço inicial de US$ 20,83\usuário\mês. Porém, esse valor pode ser negociado em contato direto com a Trello. Esse plano também oferece recursos avançados de segurança e suporte diferenciado.
Usabilidade deste gerenciador de projetos online
A usabilidade do Trello é mais um aspecto positivo deste software de gestão de projetos, que segue o conceito do Kanban, onde os quadros representam os projetos e as listas definem as etapas principais, enquanto que nos cartões estão as atividades.
Logo que você faz o login, percebe que o menu inicial é bastante simples e intuitivo. Na parte central, além do quadro de boas-vindas, que é um tutorial da ferramenta, ficam as opções de criar um novo quadro e criar um novo time, alternativa na qual você poderá agrupar quadros e pessoas para que o seu Trello fique mais organizado.
Na parte de cima do menu fica a opção de procura de quadros, enquanto que no canto superior direito você pode ver as notificações e um atalho para as opções de Tour, preço, blog, aplicativos e dicas.
Ao clicar em “criar novo quadro”, você dá um nome para o seu quadro e, depois de clicar em “criar”, é transferido ao menu dele, onde poderá ver o sistema Kanban funcionando. Anteriormente, as listas “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” já vinham pré-configuradas, agora o Trello deixa para você definir quais listas, ou etapas, fazem parte do seu processo.
Trello Quadro
Após adicionar um cartão em uma lista no seu quadro, basta clicar nele para poder escrever uma descrição sobre esse cartão ou adicionar um comentário, designar ele para um membro do quadro e adicionar etiquetas, checklists, a data de entrega e até anexar um arquivo a ele.
Você pode ainda adicionar emojis e stickers para dar um ar mais casual à comunicação dentro da equipe.
A partir daí é só ir movendo os cartões pela lista a medida que as tarefas forem sendo realizadas.
Power-Ups: um grande diferencial do Trello
Como eles foram citados várias vezes anteriormente, criamos um tópico dedicado aos Power-Ups. Até porque, eles representam o principal diferencial do Trello, fazendo com que esse gerenciador de projetos grátis fique ainda mais eficiente. Mas afinal, o que são esses Power-Ups?
Podemos definir Power-Up como uma forma de estender as funcionalidades do Trello, conectando-o com os seus serviços favoritos, tais como o Google Drive, o Dropbox e o Evernote.
Quando você escolhe, por exemplo, o Google Drive como um Power-Up para um quadro, você passa a ver informações atualizadas sobre arquivos e pastas anexadas a ele, além de poder criar e anexar arquivos do Drive diretamente para esse quadro.
A lista de Power-Ups disponibilizada pelo Trello e as informações sobre o que cada um pode fazer podem ser encontradas clicando aqui.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
Como foi supramencionado, o Trello é um gerenciador de projetos grátis que se diferencia por aliar a simplicidade e facilidade de uso com a possibilidade de expansão através dos Power-Ups. Por isso, uma das Dicas de Ouro do CIOnaNuvem é referente exatamente a essa questão. Recomendaremos abaixo a utilização de alguns Power-Ups que certamente ajudarão a tornar a gestão dos seus projetos ainda mais efetivas. Na segunda dica, apontaremos uma questão interessante sobre o preço dessa ferramenta em relação a alguns concorrentes. Confira!
Utilize os Power-Ups e amplie as funcionalidades do Trello
O primeiro Power-Up que recomendamos é o “Calendário”, que lhe permite visualizar cartões com datas de entrega em um calendário diretamente no Trello. O “Repetidor de Cartão” é outro Power-Up que vale a pena ser utilizado, pois ele possibilita que você crie cópias dos cartões do Trello automaticamente ao definir intervalos para tarefas repetidas. Isso é bastante útil para quando você tem atividades que se repetem periodicamente dentro de um projeto.
Por fim, indicamos o Power-Up “Envelhecimento de Cartões”, que destaca de uma maneira visual os cartões que não têm recebido a devida atenção, ou seja, que não vêm sendo atualizados regularmente.
Atente-se aos preços do Trello caso sua equipe tenha mais de 10 pessoas
Quando é comparado com alguns concorrentes, como o Teamwork Projects e o Zoho Projects, o Trello apresenta vantagens em relação ao preço apenas para contas com menos de 10 usuários. Desse modo, é interessante que você, caso trabalhe com uma equipe composta por mais de 10 pessoas, analise bem esse aspecto.
Todavia, vale destacar que nenhum desses concorrentes utiliza o método Kanban, da mesma forma que eles disponibilizam outras funcionalidades que não estão presentes no Trello. Assim, a comparação entre essas ferramentas se torna um pouco mais complexa, principalmente porque o Trello tem uma utilização muito mais simples.
Conclusão
A sua simplicidade, facilidade de uso e versatilidade fazem do Trello um gerenciador de projetos online capaz de melhorar a produtividade de qualquer pessoa e qualquer equipe, inclusive aquelas com muitos componentes. Assim, ao utilizarem essa ferramenta, você e sua equipe conseguirão manter uma organização muito mais prática e eficiente do fluxo de tarefas, assegurando que todos os projetos sejam entregues aos seus clientes dentro do prazo acertado.
E então, quais as suas impressões a respeito do Trello? Você já utiliza essa ou outra ferramenta de gerenciamento de projetos? Deixe seu comentário, sua interação é fundamental para que consigamos desenvolver conteúdos cada vez melhores!
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