RPA na Contabilidade: A invasão dos Robôs nos Escritórios

O CIOnaNuvem entrevistou Jorge Nitschke, da Processus, uma empresa especializada em otimização de processos, para nos falar sobre o RPA e os impactos dessa nova tecnologia na área da Contabilidade.

Na entrevista, além de explicar o que é o RPA, o Jorge nos contou, de uma forma simples e direta, quais tipos de empresas podem se beneficiar, como o RPA pode ser contratado, e como avaliar se vale a pena o investimento.

Acompanhe o resumo do que rolou de mais especial na entrevista e entenda como essa tecnologia pode revolucionar a produtividade nos escritórios contábeis de todo o Brasil.

O que é o RPA?

RPA significa Automação de Processos por Robotização.

O RPA é uma solução tecnológica em que robôs realizam tarefas repetitivas através da interação com interfaces.

De uma forma simplificada, podemos afirmar que toda sequência de tarefas que uma pessoa realiza na frente de um computador, e que possa ser descrita como um passo a passo, pode ser realizada pelo RPA.

O que um robô do RPA é capaz de fazer?

Buscar informações em uma página na Internet, verificar e-mails e preencher campos em um formulário, são alguns exemplos de atividades que podem ser realizadas por um robô.

Ele pode trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana e você não precisa se preocupar em pagar horas-extras.

Além disso, o robô é mais rápido, comete menos erros e tem total rastreabilidade do que ele faz, pois todas as suas ações ficam registradas em um log.

Que tipo de empresa pode se beneficiar do RPA?

Qualquer empresa que trabalhe com tarefas repetitivas pode se beneficiar do RPA.

Escritórios de advocacia, que precisam fazer acompanhamento processual, são um exemplo perfeito.

Em vez de ter uma pessoa para entrar no site para checar o status de cada processo do escritório, ela pode treinar um robô para fazer essa tarefa.

Temos também o caso de um projeto de RPA que realizamos para a área jurídica de uma grande empresa.

Nele, nós projetamos os robôs para refazer os cálculos de 5 anos de notas fiscais emitidas, para que a empresa pudesse entrar com uma ação judicial solicitando o ressarcimento de impostos.

Os robôs realizaram todo o processo, desde baixar as notas de 5 anos, recuperar as informações a partir de cada nota, calcular os impostos devidos e tabular tudo em uma planilha Excel.

Por que o RPA é ideal para empresas contábeis?

Os escritórios contábeis têm muitas tarefas manuais que precisam ser realizadas todos os meses e que têm o mesmo passo a passo para vários clientes.

O RPA é perfeito nesse cenário, pois ele possibilita automatizar todas essas tarefas e com isso aumentar a produtividade da empresa no seu dia a dia.

Um exemplo é o processo de importação de notas fiscais e integração com o sistema de ERP Contábil.

Ema uma grande empresa contábil em Porto Alegre, fizemos um Robô que se conecta ao site da prefeitura, baixa todas as notas fiscais, loga no sistema contábil e comanda a importação de todas as notas, para todos os clientes.

Um processo que levava de 2 a 3 dias para ser executado, agora é feito em apenas 2 horas.

Qual o custo da plataforma RPA?

O custo de licenciamento da plataforma gira em torno de R$ 30.000 ao ano, fora os custos com servidor e infraestrutura.

No entanto, existe uma opção gratuita que estamos trabalhando com as pequenas e médias empresas.

A limitação dessa opção é que a empresa só pode executar um robô por vez, mas você pode executar quantos processos forem possíveis em um intervalo de 24 horas.

Só não é possível fazer com que vários robôs funcionem ao mesmo tempo, de forma paralela. Isso só é permitido na versão paga.

Como funciona o treinamento dos robôs do RPA na contabilidade?

É preciso descrever todo o passo a passo das atividades para que o robô entenda exatamente o que deve ser feito e consiga realizar da mesma forma.

Existe um facilitador em que a própria ferramenta permite gravar a tela do funcionário enquanto ele executa o processo.

A partir daí, é gerado um primeiro script, que já tem boa parte do que deve ser feito pelo robô.

O passo seguinte é fazermos as customizações e ajustes para que o robô possa entender o processo como um todo e deixá-lo pronto para entrar em ação.

A empresa precisa mudar algo no seu processo para implantar o RPA na contabilidade?

Não. A grande vantagem dessa tecnologia é justamente o fato do RPA se adequar ao processo da empresa, e não o contrário.

O impacto para as pessoas é muito baixo, pois elas não precisam se adaptar ao novo sistema.

O RPA, basicamente, vai reproduzir da mesma forma as tarefas que eram realizadas por uma ou mais pessoas.

O que vai mudar na empresa é justamente o fato de que as pessoas vão se livrar dos trabalhos manuais, que são chatos, burocráticos e consomem muito tempo.

A consequência é que vai sobrar mais tempo para investir em atividades que possam agregar maior valor aos clientes.

Como contratar um RPA na contabilidade?

Existem duas maneiras de contratar. A primeira é através do licenciamento, ou seja, em que a empresa contrata a licença do software e desenvolve os robôs.

Essa forma só é indicada para grandes empresas, que tenham alto volume de tarefas e que possam investir na aquisição de licenças e servidores dedicados.

A segunda maneira é através da contratação do RPA como serviço.

Nessa modalidade, indicada para pequenas e médias empresas, utilizamos a licença gratuita e o cliente paga apenas um valor mensal pelo uso do robô.

A empresa não precisa pagar pelo desenvolvimento nem pela implantação, só o valor mensal, que cobre o uso do robô e o suporte.

O RPA pode ser integrado com qualquer sistema contábil?

Sim, ele pode se adequar a qualquer sistema contábil.

Existem duas formas que o robô pode utilizar para “conversar” com o sistema contábil.

A primeira é através de APIs, que são protocolos de integração que empresas, como a Domínio, disponibilizam para que outros softwares possam se conectar ao seu ERP para troca de informações.

A segunda é através da integração tradicional, em que o robô acessa o sistema contábil como se fosse uma pessoa real.

Como avaliar se o RPA vale a pena para a empresa contábil?

A primeira coisa é identificar um processo piloto.

Dê preferência aos processos em que você já sabe que tem um custo alto, recorrente, com muitas tarefas manuais.

Daí você precisa medir a quantidade de horas e os demais custos que são consumidos mensalmente com esse processo e comparar com o valor que seria investido no RPA.

Em resumo, é preciso mapear o seu processo atual por completo para ter uma ideia precisa do quanto você gasta com ele, em termos de horas de pessoal, recursos de infraestrutura, erros e retrabalho.

A partir disso, já seria possível estimar o ganho com a robotização.

Assista a gravação completa da entrevista:

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