O CIOnaNuvem entrevistou Alex Resende, empresário contábil que compartilhou a sua experiência na implantação de uma solução de Gestão Integrada de Tarefas e Documentos em seu escritório, a Êxito Contabilidade.
Na entrevista, ele nos contou sobre a receita que foi utilizada na Êxito para revolucionar a gestão de processos no escritório e com isso aumentar a produtividade e os resultados da empresa.
Conheça a seguir os principais tópicos que foram abordados nessa entrevista e como o método que ele utilizou pode ser repetido por escritórios contábeis de qualquer tamanho.
O que é a Êxito Contabilidade e qual o seu papel?
A Êxito Contabilidade é um grande escritório de contabilidade, com 25 anos de história, mais de 30 funcionários e cerca de 200 clientes.
Oferecemos uma solução completa de serviços contábeis, que atende todo tipo de cliente, desde clientes MEI até multinacionais, incluindo serviços de consultoria e BPO.
O compromisso da empresa é oferecer o melhor serviço aos nossos clientes, sempre buscando manter-se atualizada com as novas tecnologias e modernizações que surgem no mercado.
Nós somos quatro sócios e o meu papel é de ser um facilitador, que busca tornar o trabalho mais simples e mais fácil para clientes, sócios e colaboradores.
Como era a empresa antes da criação do Portal de Tarefas?
O controle do escritório era todo manual, feito basicamente através de checklists em planilhas de Excel.
Não existia uma integração ou sinergia entre os sócios, os funcionários e os clientes, o que tornava muito difícil de controlar as atividades que eram realizadas no escritório.
Isso causava algumas dificuldades, por exemplo: quando um colaborador saia de férias a passagem das atividades era uma tremenda fonte de dores de cabeça.
A nossa ideia sempre foi de ter um controle mais profissional. Chegamos até a investir no desenvolvimento de um sistema em Java, que não funcionou, mas nós não desistimos.
O que motivou a mudança? Quando você percebeu que precisava mudar?
A empresa sempre teve um foco muito grande em se manter atualizada com as novas tendências tecnológicas do mercado contábil. E o gatilho veio quando surgiu a necessidade de atualização do nosso servidor.
Avaliamos as alternativas e chegamos à conclusão de que a migração para a nuvem era a melhor alternativa.
Migramos o nosso ERP para um servidor virtual na nuvem, enquanto os arquivos e documentos foram movidos para o Microsoft 365 (antigo Office 365).
No princípio a ideia era ter o Microsoft 365 apenas como um repositório de documentos, mas logo percebemos que poderíamos explorar outras facilidades, tais como a colaboração, a gestão de tarefas e o compartilhamento de documentos com os clientes.
Imagino que isso tenha ajudado bastante na pandemia
Sem dúvida. Graças a essa estrutura na nuvem nós não sentimos nada na pandemia.
Com as ferramentas de integração, os recursos do SharePoint e do Portal de Tarefas, todos tinham uma visão ampla do que havia por fazer, quais clientes deveriam ser atendidos e quais as atividades a realizar.
E tudo fluiu muito bem, mesmo com a implantação do Portal ocorrendo em plena pandemia.
O que mudou efetivamente no escritório com a implantação do Portal de Tarefas
A principal mudança foi a padronização. Hoje contabilidade, fiscal e DP possuem processos padronizados com checklists bem definidas.
Não existe mais um cenário em que cada funcionário faz a atividade do seu jeito e que o escritório depende desse funcionário para determinados processos funcionarem.
Outra mudança importante ocorreu na gestão de riscos da operação.
Hoje os gestores conseguem ter uma visão muito clara do que está em dia, do que está próximo a vencer e do que está em atraso.
O resultado é que hoje eu não tenho mais atrasos na contabilidade por conta do escritório. Os atrasos ainda existentes se devem a pendências de informações dos clientes.
E mesmo nesses casos o sistema ajuda, pois ele envia notificações automáticas ao cliente informando sobre as pendências e de que o atraso é de responsabilidade dele.
Outra melhoria foi na confiabilidade do processo como um todo.
Agora existe um tramite interno. Temos o executor, que faz a tarefa, e o revisor, que confere e aprova o trabalho, antes que os documentos sejam disponibilizados para o cliente.
Isso garante a qualidade de tudo que entregamos ao cliente.
E como os colaboradores receberam a mudança?
Houve naturalmente um choque inicial por conta da transparência que o sistema gerou.
Agora todo mundo enxerga o que todo mundo faz. Até as minhas tarefas estão lá. Se você quer saber o que o Alex tem para fazer é só acessar o sistema.
Isso fez com que as pessoas se motivassem a cumprir com mais rigor as suas metas de fechamento. Afinal, quando a tarefa atrasa, ele começa a receber emails diários de cobrança.
Além disso, o gerente e os sócios também são notificados. Então, ninguém quer atrasar.
Antes ficava muito solto, mas agora é diferente. Se não cumpriu o prazo, já começa a cobrança.
Ou seja, aumentou o comprometimento do colaborador.
Os colaboradores também perceberam o quanto o sistema é bom para eles, na medida em que os ajuda na organização das tarefas, na prevenção de falhas e na entrega dos documentos aos clientes.
E o cliente, como ele recebeu a mudança?
O processo foi similar ao do colaborador. Houve incialmente um choque em relação a mudança de comportamento que ele precisaria adotar.
Começamos por orientar o cliente sobre como ele deveria proceder para incluir e acessar os documentos na sua área no portal.
Isso exigiu um esforço conjunto de toda a empresa no sentido de orientar e estimular a utilização do sistema.
Aos poucos fomos, fomos eliminando as dificuldades e objeções que surgiram e hoje já temos a grande maioria acessando naturalmente o sistema.
Para os clientes que têm objeção, eu gosto de usar o exemplo do banco. Se você acessa o sistema do banco para obter as informações, poque você não pode acessar o nosso sistema?
É tudo uma questão de educação.
Qual funcionalidade do sistema trouxe maiores resultados
Acredito que o melhor, do ponto de vista do cliente, ele ter as informações na hora e dia que quiser, sem precisar do contador ou qualquer pessoa para ajudá-lo com isso.
Se ele precisar de um balancete, quiser fazer alguma análise, fazer o financeiro. Todas essas informações estarão disponíveis para ele de forma simples e prática.
Para os colaboradores, a melhor funcionalidade, sem dúvida, foi a facilidade do acesso às informações do que ele precisa fazer no dia. O sistema já mostra em uma única tela tudo que está pendente em termos de processos e tarefas.
Também está muito claro para ele o fluxo da tarefa segue até chegar ao cliente. Essa clareza do processo, sem dúvida, foi o maior ganho.
Essa funcionalidade ajudou muito também na hora de fazer a passagem de tarefas quando alguém entra de férias ou precisa se ausentar, por alguma razão, do escritório.
Tivemos inclusive um caso em que um funcionário ia entrar de férias e passou para o outro as atividades que deveriam ser feitas, porém, quando foi feita a análise no sistema, percebeu-se que havia mais coisas pendentes do que ele tinha inicialmente reportado.
E isso aconteceu, não porque o funcionário queria omitir alguma informação, mas simplesmente porque ele não se lembrou de todas as tarefas que ainda precisariam ser realizadas naquele mês.
Esse exemplo ilustra muito bem como o sistema garante que nenhuma tarefa seja esquecida, o que frequentemente acontece quando dependemos apenas da nossa memória.
Para concluir, qual a maior lição que ficou e qual o recado que você gostaria de deixar para os contadores que estão pretendendo implantar uma solução como essa?
O recado para os contadores é que não tenham medo de fazer algo inovador, pois é esse tipo de projeto que vai fazer o seu escritório crescer.
Dificuldades e problemas irão acontecer, mas você deve ter em mente todos os benefícios que o projeto trará para a empresa e ser resiliente para superar os problemas. Afinal, os tropeços fazem parte da jornada.
É preciso também ser rápido. Quando o problema surgir, você deve resolver logo, para tirá-lo da frente e seguir para a próxima etapa.
E seja audacioso, pois se você se deixar paralisar pelo medo, nunca irá progredir.
Continue sempre buscando novas inovações que possam facilitar o seu trabalho no dia a dia e aumentar a satisfação do seu cliente.
Assista a entrevista completa:
Se você quer saber mais sobre como funciona a solução que o Alex implantou em sua empresa, e se ela é compatível com o seu escritório, clique no link a seguir.
Link para conhecer mais sobre o sistema: https://seisistemas.com.br/fastarefas
1 comentário
Parabéns!!!