O Microsoft 365 é uma das poucas ferramentas utilizadas pelas principais empresas do mundo que também está acessível aos negócios de pequeno e médio porte.
Com um grande leque de aplicativos e funcionalidades e disponível em diferentes pacotes, ele ajuda o empresário a melhorar a organização interna e otimizar a comunicação entre colaboradores, clientes e parceiros. Por isso, neste artigo da nossa série sobre as 12 ferramentas que todo pequeno empresário deve conhecer, apresentaremos o Microsoft 365.
Mostraremos o que é o Microsoft 365, para que ele serve, quais problemas ele ajuda o empresário a resolver, suas principais funcionalidades, os preços e os diferenciais de cada versão.
Concluiremos com a dica de ouro do CIOnaNuvem para a utilização da ferramenta na sua empresa. Não perca esta seção, pois apenas ela já vale a leitura do artigo. Mas, claro, todo o conteúdo é de grande relevância.
Acompanhe e conheça todos os detalhes sobre essa excelente e indispensável ferramenta!
Qual a diferença entre Office 365 e Microsoft 365?
Na verdade nenhuma. O que antes era conhecido como Office 365, agora é chamado de Microsoft 365.
A mudança veio em boa hora, pois o antigo nome levava as pessoas a pensarem (equivocadamente) que se tratava apenas do velho e conhecido conjunto de softwares para escritório (Word, Excel, Outlook e PowerPoint), mas como veremos a seguir ele é muito mais que isso.
O que é Microsoft 365?
Antes de definir exatamente o que é Microsoft 365, é importante esclarecer que essa ferramenta não é apenas um produto, mas sim uma família de aplicativos – que a cada dia cresce e ganha novos integrantes.
O Microsoft 365 é a suíte de produtividade na nuvem da Microsoft. Ele integra os populares aplicativos do Office com uma série de serviços que até poucos anos eram acessíveis apenas a grandes empresas.
Tudo sob uma única assinatura mensal por usuário. Alguns dos serviços que merecem destaque são:
- Serviço de e-mail de classe empresarial;
- Armazenamento e gestão de documentos na nuvem;
- Videoconferência em HD;
- Ferramentas para colaboração interna (Intranet) e externa (Extranet);
- Gerenciamento de tarefas;
- Automação de processos por workflow.
Antes de prosseguirmos, vale destacar que neste artigo trataremos apenas sobre o pacote Microsoft 365 Business, que é voltado para empresas com até 300 usuários. Se a sua empresa tem mais de 300 colaboradores, você deverá escolher um dos pacotes Microsoft 365 Enterprise, que têm tudo o que está descrito neste texto e mais alguns recursos avançados voltados para as grandes corporações.
Por que usar o Microsoft 365?
Se você ainda não conhece essa ferramenta ou tem dúvidas se ela é ou não uma boa opção para a sua empresa, veja a seguir 3 motivos que comprovam a relevância do Microsoft 365!
1- Redução de custos
Se a sua empresa não usa o Microsoft 365, existe uma boa chance de que, apenas para manter o sistema de correio eletrônico, ela já esteja gastando um valor muito próximo ou até maior do que o que pagaria pelo Microsoft 365.
E tudo fica ainda mais caro se o sistema de correio ainda estiver instalado localmente na sua empresa, incorrendo em custos extras de hardware, sistema operacional e pessoal de suporte especializado. Sendo que todos esses custos deixariam de existir caso fosse utilizado um serviço de nuvem, como o Microsoft 365.
2- Aumento da produtividade da equipe
Poucos aplicativos de nuvem têm uma oferta tão grande e tão variada de ferramentas de produtividade quanto o Microsoft 365. Dessa forma, um dos grandes benefícios obtidos com a implementação dessa ferramenta será a otimização do tempo da equipe.
De acordo com a Mckinsey Consultoria, os trabalhadores gastam em torno de 2 horas por dia procurando informações. Transformando isso em uma informação mais concreta: de cada 5 colaboradores que você tem, apenas 4 estão fazendo “trabalho real”. O mesmo relatório atesta ainda que gastamos outras 2 horas por dia lendo e respondendo e-mails.
Por isso, uma ferramenta como o Microsoft 365, que otimiza a forma como armazenamos e recuperamos documentos e que torna mais ágil a maneira como nos comunicamos com nossos clientes e parceiros, ajuda demais na redução destes tempos, deixando você e os seus colaboradores com mais horas disponíveis para pensar o negócio.
3- Ganho de mobilidade e aumento da segurança
Parece contraditório, mas não é…
Ao mesmo tempo em que você ganhará mobilidade, podendo acessar os seus dados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, você terá a tranquilidade de que suas informações estarão armazenadas em datacenters que seguem os mais rigorosos protocolos de segurança do mercado e que atendem a requisitos do governo americano e da União Europeia, só para citar dois exemplos.
Versão Grátis x Versão Paga
O Office 365 não possui versão grátis. Anteriormente, mas se você fizer uma assinatura para testes e cancelar antes de 30 dias a Microsoft promete não cobrar nada.
Uma dica para experimentar a ferramenta a partir de um investimento muito baixo é assinar o plano Microsoft Business Basic com apenas um usuário.
Dessa forma, você poderá testar por quanto tempo desejar pagando um pequeno valor mensal. Você poderá cancelar a qualquer momento caso não fique satisfeito.
Preços e Pacotes
Conheça a seguir os pacotes disponíveis para os segmentos de pequenas e médias empresas e veja qual é o mais indicado para o seu negócio!
A família Business, voltada para empresas com até 300 colaboradores, possui três pacotes. Em todos eles a cobrança é por usuário e você tem a opção de pagar mensalmente ou de forma anual.
Microsoft 365 Business Basic
- R$ 23,60 por usuário no plano mensal, ou
- R$ 283,20 por usuário no plano anual
Este é o plano mais barato e que é indicado para as empresas que desejam contratar apenas os serviços de nuvem.
Ele disponibiliza um conjunto de serviços integrados que objetivam aumentar a produtividade da equipe, por isso, é recomendado nos casos em que se deseja iniciar uma experiência de produtividade na nuvem.
O plano Business Basic é particularmente útil quando você deseja combinar as licenças de Office que já possui com os serviços de nuvem.
Microsoft 365 Business Standard
- R$ 59,00 por usuário no plano mensal, ou
- R$ 798,00 por usuário no plano anual
Esse plano inclui todos recursos do plano Basic, além dos aplicativos Office para instalação em desktops e notebooks.
Ele é recomendado, portanto, para a empresa que deseja integrar a experiência dos desktops com a produtividade na nuvem.
É importante destacar que você pode misturar os planos para uma melhor adequação à sua necessidade. Se você tem 10 colaboradores, por exemplo, pode contratar 2 licenças Business Basic e 8 licenças Business Standard.
Microsoft 365 Business Premium
- R$ 94,40 por usuário no plano mensal, ou
- R$ 1.132,80 por usuário no plano anual
Esse é o plano recomendado para empresas de médio porte, que necessitam de recursos de Segurança Avançada e Gerenciamento de Dispositivos.
Observação: os preços acima mencionados foram obtidos em outubro de 2020. Para valores atuais, consulte o site da Microsoft neste link.
Funcionalidades e Recursos
Destacaremos abaixo os principais recursos presentes em cada um dos pacotes para que você analise qual deles se adequa melhor às demandas da sua empresa. Acompanhe!
Aplicativos do Office para Desktop e Notebook
Este pacote disponibiliza os aplicativos do Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access e Publisher) para instalação em desktops, laptops, tablets e smartphones.
Você terá sempre a versão mais recente do Office. Os aplicativos são atualizados regularmente, de forma automática, com novas funcionalidades e atualizações de segurança.
Dica: Uma licença poderá ser utilizada em até cinco dispositivos para o mesmo usuário.
Isto significa que você poderá instalar o Office no seu computador de casa usando a mesma licença da empresa, o que é uma grande vantagem oferecida nos pacotes Standard e Premium.
Serviços na Nuvem
O pacote Business Essentials disponibiliza um conjunto de serviços integrados com recursos que objetivam empoderar o usuário final e aumentar a produtividade da equipe. Os principais são:
Exchange Online
Serviço de e-mail de classe empresarial com segurança avançada e caixa postal de 50 GB por usuário.
Office Online
Os aplicativos do Office Online são versões simplificadas do pacote Office para desktop.
Eles possibilitam enviar e responder e-mails; Criar e editar documentos Word, Excel e PowerPoint, tudo diretamente do navegador.
Ele é ideal para quando você está usando uma máquina de terceiros ou não possui o Office instalado.
OneDrive for Business
O OneDrive disponibiliza 1 TB por usuário para armazenamento de arquivos e ferramenta para sincronização entre o computador e a nuvem.
Você poderá acessar os documentos de qualquer lugar, além de ter a tranquilidade de que poderá continuar trabalhando com os seus arquivos mesmo quando não estiver conectado à internet.
SharePoint
O SharePoint é a ferramenta que permite a criação de sites para colaboração avançada de documentos e informações dentro e fora da empresa.
A quantidade e variedade de aplicações que podem ser criadas dentro do SharePoint online faz com que ele mereça um artigo a parte, mas para não nos prolongarmos, deixarei alguns exemplos práticos para que você tenha uma ideia do que pode ser feito com ele:
- Uma intranet em que cada departamento possui uma área para armazenamento de documentos, publicação de avisos e agenda corporativa;
- Um site para armazenamento, revisão e publicação de normas e procedimentos;
- Uma extranet em uma empresa de contabilidade em que cada cliente possui área privativa para compartilhamento de documentos, publicação de notícias e uma agenda de compromissos, onde o cliente é informado sobre o vencimento de obrigações fiscais.
Microsoft Teams
Às vezes, uma rápida troca de mensagens por chat resolve uma situação que normalmente demandaria uma troca interminável de e-mails. Além de uma ferramenta de chat, o Teams permite reuniões virtuais, videoconferências em HD e o compartilhamento de desktops com pessoas de dentro e de fora da empresa.
Muitos usuários reclamaram quando a Microsoft começou a desativar o Skype for Business, mas o Teams oferece muito mais do que apenas chat e vídeo conferência.
Através da integração com outros aplicativos do Microsoft 365, como o SharePoint e o Planner, o Teams oferece uma experiência completa de comunicação e colaboração com documentos. Tudo, sem que ele precise sair do aplicativo do Teams.
Outros aplicativos que merecem menção e que estão incluídos em todos os pacotes.
- Planner: Aplicativo para gestão de projetos no formato Kanban (ferramenta similar ao Trello);
- Sway: Uma nova forma de criar apresentações ricas e dinâmicas;
- Flow: Para automatizar fluxos de trabalho e conectar com serviços externos;
- Stream: Para publicação e compartilhamento de vídeos de aulas, reuniões e apresentações.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
Para finalizar, deixaremos 3 dicas para você que ficou interessado em aderir ao Microsoft 365. Acompanhe!
- Combine os pacotes de acordo com a sua necessidade. Para a maioria das necessidades o plano Basic irá lhe atender, mas você pode optar por contratar algumas licenças do plano standard para usuários que precisam de recursos avançados do Office;
- Fique atento às vantagens e desvantagens dos planos mensal e anual;
- Antes de migrar os documentos para a nuvem faça uma avaliação dos arquivos e os divida-os em três categorias:
- Arquivos duplicados ou que não são mais necessários devem ser eliminados;
- Documentos recentes ou que são muito acessados devem migrar para o SharePoint 365;
- O restante migre para o Office 365 OneDrive ou mantenha localmente.
Como foi possível perceber ao longo do artigo, o Microsoft 365 pode ser um grande aliado de empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Usando essa ferramenta adequadamente, você certamente conseguirá diminuir custos, aumentar a produtividade e otimizar a comunicação com seus colaboradores, clientes e parceiros.
E então, você gostou de conhecer detalhadamente o Microsoft 365? Que tal receber os próximos artigos da nossa série em primeira mão? Para isso, basta assinar a lista VIP do CIOnaNuvem e ficar atento à caixa de entrada do seu e-mail, pois lhe mandaremos uma mensagem sempre que tivermos alguma novidade!
E uma última e importante mensagem para você que é proprietário ou gestor de um escritório de contabilidade.
Se você deseja migrar arquivos para a nuvem e compartilhar documentos com os clientes, não deixe de acompanhar a série de artigos Gestão de Documentos na Contabilidade.
Nessa série, eu apresento um estudo de caso, com um passo a passo detalhado, sobre como criar uma solução de gestão de documentos de alta eficiência em uma empresa de contabilidade.
2 comentários
Parabéns pela iniciativa e pela qualidade do artigo e riqueza das informações, seguramente irão contribuir na gestão de muitos empresários.
Muito obrigado Brito. Sua contribuição tem sido valiosa. Espero que continue curtindo.