Incluindo ferramenta bônus que aumenta a produtividade nos escritórios de contabilidade e em todos os seus clientes.
Por que perder tempo e dinheiro com processos manuais e sistemas desatualizados se você pode usar soluções modernas e de baixo custo? Conheça estes 12 serviços disponibilizados através da nuvem e saiba como eles podem ajudar a diminuir gastos e otimizar a performance da empresa.
Estamos vivendo um ótimo momento para empreender, tanto no Brasil como na maioria dos países do mundo. Isso porque, apesar das crises econômicas, é indiscutível que nunca foi tão fácil para o empreendedor ter acesso a tantas informações de qualidade, a tantas ferramentas extremamente úteis e a tantas novidades gerenciais e tecnológicas.
A cada dia surgem novos recursos, o que é uma grande oportunidade, mas também um imenso desafio. Como saber se você está utilizando as soluções mais adequadas? Como encontrar e avaliar as melhores alternativas para o seu negócio?
Foi para responder questões como essas que criamos uma série de artigos, onde apresentamos 12 ferramentas (e mais uma ferramenta bônus especial para os escritórios de contabilidade) que resolvem diferentes tipos de problemas e que podem ajudar você a transformar a sua empresa, levando-a a um novo patamar.
Para chegarmos a esta lista, analisamos dezenas de ferramentas, avaliamos as necessidades do empresário brasileiro e definimos 5 critérios que elas devem, obrigatoriamente, atender:
- Resolver algum problema real para o empresário. De que vale uma ferramenta se ela não resolve ao menos um dos problemas que afetam a nossa performance no dia a dia?
- Exigir baixo investimento. Você não precisará comprar servidores nem contratar consultorias especializadas para começar a utilizá-las. O baixo custo é um aspecto essencial no que se refere a um software para pequena empresa.
- Ser acessível através da nuvem. Tudo que você precisará é possuir um computador ou um smartphone e ter acesso à internet.
- Ser de fácil utilização. Quem ainda tem tempo para realizar treinamentos de longa duração para utilizar um software na nuvem? Ferramentas modernas devem ser intuitivas e de fácil implementação.
- Ter a liderança em seu segmento. Ferramentas que são líderes em seus segmentos, em geral, são mais estáveis e possuem ampla base de usuários e fiéis seguidores. Com isso, fica fácil obter ajuda ou suporte no momento em que surgir alguma dúvida ou problema.
É importante destacar que em cada artigo apresentaremos uma ferramenta sobre a qual responderemos a questões como:
- O que é a ferramenta e para que ela serve?
- Qual a principal contribuição para o empresário? Qual problema resolve ou ajuda a resolver?
- Quais as principais funcionalidades?
- Existe versão gratuita, quais as limitações?
- Qual o preço e os diferenciais da versão paga?
E fecharemos sempre com um bônus: a dica de ouro do CIOnaNuvem para a utilização da ferramenta na sua empresa.
A seguir, faremos uma breve apresentação de cada uma das 12 ferramentas. Acompanhe e comece a analisar quais poderão ser essenciais para a otimização dos seus trabalhos!
Office 365
Para melhorar a comunicação da sua equipe com os seus clientes e parceiros!
O Office 365 é a suíte de produtividade na nuvem da Microsoft. Ele integra os populares aplicativos do Office com uma série de serviços na nuvem que incluem e-mail, gestão de documentos, videoconferência, chat, ferramentas para colaboração dentro da empresa (Intranet) e também fora, com clientes e fornecedores (Extranet). Tudo isso sob uma única assinatura mensal por usuário.
QuickBooks ZeroPaper
Para realizar um melhor controle do caixa da empresa!
O QuickBooks é líder mundial em sistemas de controle financeiro para pequenas empresas. Inclui programação de contas a pagar e a receber, importação de extrato bancário, emissão de nota fiscal eletrônica, emissão de boletos e geração de relatórios de fluxo de caixa. Graças a todas essas funcionalidades, o QuickBooks ZeroPaper é a alternativa perfeita em se tratando de um software financeiro para pequena empresa.
Google Drive
Para armazenar e sincronizar arquivos com a nuvem!
O Google Drive certamente é uma excelente opção nessa área. Inclui ferramenta para sincronização de arquivos entre o seu computador e a nuvem, além de possibilitar a edição e o compartilhamento de documentos online.
Ferramenta Bônus: FAS – Alta Performance Contábil
Integração Contábil em tempo real, com alta eficiência e baixo custo!
As crescentes demandas de ordem legal e a busca por uma maior eficiência operacional passaram a exigir que os escritórios de contabilidade se integrem de forma online com todos os seus clientes. No mundo de alta competitividade das contabilidades online não há mais espaço para lançamentos manuais e informações em papel.
O FAS – Alta Performance Contábil disponibiliza um portal em que cada cliente da contabilidade tem acesso a um módulo financeiro onde ele realiza a sua programação de contas a pagar e a receber e faz a conciliação dos extratos de conta corrente. Tudo integrado com a sua contabilidade.
Ganha o cliente, que passa a ter uma melhor gestão do seu fluxo de caixa, e ganha a contabilidade, que reduz dramaticamente o tempo de fechamento contábil.
Todoist
Para resolver problemas com o cumprimento de prazos!
O Todoist é uma ferramenta para gerenciamento de tarefas que vai lhe ajudar a controlar e acompanhar o que precisa ser feito, quando e por quem. Ele permite organizar tarefas em pequenos projetos, definir níveis de importância, atribuir responsáveis e configurar alertas.
Trello
Para otimizar o fluxo de tarefas dentro da equipe!
O Trello é uma ferramenta online de colaboração que se tornou muito popular no Brasil para controle de pequenos projetos, especialmente em empresas de tecnologia. Ele utiliza o conceito do Kanban, em que toda a equipe pode acompanhar através de um quadro, de forma visual, o estágio em que a tarefa se encontra dentro de um determinado projeto. Por ter essa excelente funcionalidade, o Trello se destaca como uma das principais ferramentas na nuvem que estão à disposição das empresas.
Power BI
Para impressionar os clientes com um painel gerencial rico e com excelentes gráficos e indicadores de desempenho!
O Power BI é uma ferramenta para criação de painéis de acompanhamento gerencial. Por meio de funções simples (tipo arrastar e soltar), ele permite importar dados de várias fontes (incluindo Excel) e criar gráficos e indicadores sem que você precise se tornar um especialista em BI (Business Inteligence).
Mailchimp
Para manter uma conexão constante com os seus clientes!
O Mailchimp é uma ferramenta que automatiza a comunicação por e-mail com a sua base de clientes. Nele você pode programar o envio regular de mensagens de feliz aniversário, lembretes de obrigações financeiras e até mensagens sobre o seu negócio ou área de atuação que você poderá usar para enviar informação de qualidade não apenas para a sua base de clientes, mas também para os seus potenciais clientes.
TSheets
Para saber o quanto você gasta com cada cliente!
O TSheets permite que os membros de uma equipe registrem os intervalos de tempo gastos por cliente ou projeto. Por meio dele você consegue monitorar e extrair importantes informações para o seu negócio, como a quantidade de horas consumidas no mês para atendimento a um determinado cliente. Ou seja, esse aplicativo é umas das boas soluções na nuvem disponíveis para as empresas já que viabiliza saber quais trabalhos estão demandando um tempo maior do que o foi contratado pelo cliente.
Slack
Para levar a comunicação na sua empresa a outro nível e dizer não aos e-mails desnecessários!
Slack é uma ótima opção quando você tem um projeto que demanda que as pessoas estejam em contato permanente e que se comuniquem de forma rápida e transparente. A ferramenta integra em uma única interface a troca de mensagens (individual ou em grupo) e o compartilhamento de documentos. Toda a comunicação é armazenada de forma segura e facilmente recuperável.
OneNote
Para não perder mais nenhuma anotação!
Você está na rua e tem aquela grande ideia para o seu negócio. Então anota o insight em um pedaço de papel e o coloca no bolso da calça. Porém, alguns dias depois, descobre que a ideia que estava no papel foi com a calça para a máquina de lavar. Ops! Já não há o que fazer. O papel foi destruído e você não lembra absolutamente nada daquele belo insight.
Por isso, para não correr mais o risco de perder essas grandes ideias, a alternativa é fazer uso de uma ferramenta gratuita, simples e de grande utilidade: o OneNote. Ele permite que você registre anotações rápidas, armazene-as na nuvem e depois as recupere rapidamente em qualquer dispositivo.
WordPress
Para aumentar as vendas sem precisar gastar com publicidade!
Quando ler o artigo que fala de maneira mais ampla sobre essa ferramenta, você vai entender por que todas as empresas, inclusive as grandes, estão modernizando os seus websites e criando blogs empresariais para nutrir os seus clientes e potenciais clientes com informação útil, relevante e gratuita.
O WordPress é a ferramenta líder em sistema de gerenciamento de conteúdo para a web. Utilizado por blogueiros individuais, pequenas empresas e até grandes corporações, estima-se que mais de 60 milhões de websites são suportados pelo WordPress ao redor do mundo atualmente.
Zoho Desk
Para cuidar da satisfação dos clientes!
Dispor de um excepcional serviço de atendimento ao cliente tornou-se vital para empresas de todos os tamanhos e segmentos, em especial aquelas que trabalham com receitas recorrentes e que dependem da fidelização do cliente.
O Zoho Desk é uma ferramenta de helpdesk que permite registrar e controlar todas as solicitações dos clientes. Funcionalidades como configuração de respostas automáticas e geração de base de conhecimento ajudam não apenas a atender bem o cliente, mas também a economizar tempo e dinheiro.
Conclusão
Fazendo uso de algumas ou até mesmo de todas essas ferramentas, qualquer empresa consegue otimizar os seus processos para reduzir custos, obter uma maior produtividade e ainda atender melhor os seus cliente. Por isso, não perca os próximos textos da nossa série e conheça cada um desses excelentes recursos de maneira mais abrangente!
Se você é um contador e deseja automatizar processos e reduzir custos no seu escritório contábil não deixe de conhecer o FAS – Alta Performance Contábil, com ele você terá integração contábil em tempo real e fechamento contábil no primeiro dia útil acessível a todos os seus clientes. Clique aqui e conheça o FAS.
8 comentários
Bela iniciativa, além de muito útil para quem está se aventurando nesse mercado louco e competitivo. Vamos continuar de olho….
Jorge, obrigado pelo seu comentário . Espero que continue curtindo os posts do CIOnaNuvem.
Paulo, parabéns! Ficou muito bom.
Pretendo levar esta informação para meus alunos e fazer uso das ferramentas no projeto que conduzo na disciplina de Administração da Produção II. O projeto é de concepção, gestão, operação e controle de uma unidade produtiva de produtos ou serviços.
Abraços,
Obrigado Miguel. Ótima notícia! O Office 365 é gratuito para instituições de ensino então é provável que ele já esteja disponível para a Universidade em que você ministra os seus cursos. Se precisar de mais alguma ajuda me avisa. Abraços!
Gostei das dicas, Paulo.
Na empresa que trabalho já utilizamos o Trello para distribuição de atribuições e acompanhamento de forma colaborativa entre as equipes.
O bom é que, como você falou, algumas ferramentas são gratuitas tornando-as acessíveis a empresas de qualquer porte, e, em relação às que são pagas, caberá a empresa analisar o custo x benefício em sua utilização, com suas dicas ajudando a embasar esta tomada de decisão.
É isso mesmo Marcus. E o bom dessas soluções na nuvem é que mesmo que sejam pagas, você sempre tem um tempo em que pode usá-las sem custo, para teste, de modo que a decisão antes do investimento seja bem embasada. Adoraríamos receber algumas dicas sobre o Trello para enriquecer os nosso próximos artigos. Abraços!
Ótimo material! A relação entre as ferramentas e os ganhos para o negócio deixa bem claro os benefícios esperados.
Parabéns, Paulo, e aguardarei os proximos conteúdos.
Obrigado Othederaldo.