O Google Drive, uma das melhores alternativas do mercado para quem quer dispor de um serviço de armazenamento em nuvem eficiente e prático, é o personagem do quarto artigo da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer.
Mostraremos o que exatamente é o Google Drive, para que ele serve, quais problemas e demandas ajuda o empresário a resolver, suas principais funcionalidades e os preços dos planos disponíveis.
Para concluir, como já é comum nos nossos artigos, apresentaremos a dica de ouro do CIOnaNuvem para a utilização do Google Drive na sua empresa.
Por isso, é essencial que você acompanhe o artigo até o final. Leia com atenção e saiba todos os detalhes sobre essa ótima ferramenta para armazenamento na nuvem!
O que é o Google Drive?
O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento em nuvem e sincronização criada pela Google em 2012. Desde então, ele vem conquistando novos usuários a cada dia, o que lhe faz dominar o mercado de serviços de armazenamento online na atualidade.
Pesquisa realizada em 2017, pelas empresas Rockcontent e Resultados Digitais, com empresas de diferentes áreas de atuação, mostrou que nada menos que 80% das empresas consultadas utilizam o Google Drive para armazenamento de documentos e colaboração online.
Um generoso espaço para armazenamento dos documentos na nuvem é a principal atratividade do Google Drive, mas ele também oferece ferramentas para edição e compartilhamento online de documentos, além de backup e sincronização de arquivos com o computador.
Por essas razões, o empresário que opta por essa alternativa, certamente não se arrepende. Até porque, como você poderá ver adiante, existem planos do Google Drive com uma boa quantidade de espaço que são bastante acessíveis.
Por que usar o Google Drive para o armazenamento de documentos em nuvem?
Nos dias de hoje, as empresas (independentemente do segmento e do tamanho) possuem praticamente todos os seus dados digitalizados e salvos em computadores. Desse modo, é necessário ter uma preocupação elevada com a segurança desses arquivos e também em relação ao local onde eles estão salvos. Essa questão é tão relevante que o CIOnaNuvem até já criou um artigo exclusivamente para mostrar porque o empresário deve se preocupar com o armazenamento de documentos eletrônicos na empresa.
Fato é que, salvar documentos em uma pasta local de um computador significa correr o risco de perdê-los, por exemplo, caso ocorra algum problema com o HD ou se houver um ataque de vírus. E para piorar, os arquivos também podem ser perdidos até mesmo quando acontecer algum problema com o servidor.
Além disso, mesmo em casos em que é realizado um backup dos arquivos, se ele for salvo, por exemplo, em um HD externo que fica guardado na mesma sala onde está o computador, ambos serão perdidos caso ocorra algum incidente no local, como um incêndio.
Contudo, se a sua empresa fizer uso de uma ferramenta de sincronização e armazenamento na nuvem como o Google Drive, além de eliminar todos esses problemas, você nunca mais precisará andar com um Pen Drive cheio de dados valiosos no seu bolso ou enviar documentos para você mesmo por e-mail para que possa acessá-los de qualquer lugar. Ou seja, além da praticidade de poder acessá-los de qualquer lugar e qualquer dispositivo, você terá muito mais segurança em relação aos documentos da sua empresa.
Assista:
Versão Grátis x Versão Paga
O Google Drive, assim como as demais ferramentas de armazenamento de documentos na nuvem disponíveis no mercado, possui uma versão gratuita e uma versão paga, sendo o limite de espaço para armazenamento a principal diferença entre as duas.
Nesse aspecto, o Google Drive se destaca como a ferramenta que disponibiliza o maior espaço na versão gratuita, 15 GB.
A versão gratuita é muito útil para você testar a ferramenta, mas dificilmente será suficiente para armazenar os documentos da sua empresa ou mesmo todos os seus arquivos pessoais, incluindo fotos e vídeos, que normalmente consomem muito espaço.
Nesse sentido, vale destacar que os arquivos que você cria usando o Google Docs, Sheets e outras ferramentas in-Drive (online e de propriedade da Google) não contam para essa cota de 15GB. O mesmo vale para arquivos compartilhados com você. Porém, fotos, mensagens e anexos do Gmail são levados em conta para o seu limite de armazenagem, sendo que isso é algo que merece cuidados para que você não fique sem espaço livre no seu Drive.
Caso os 15 GB não sejam suficientes, você poderá migrar para um dos planos Premium ou o G Suite, conforme veremos na próxima seção.
Preços, Pacotes e Funcionalidades
Como já foi dito, a versão de entrada do Google Drive é totalmente gratuita e conta com as seguintes funcionalidades e recursos principais.
Backup e Sincronização
O aplicativo de Backup e sincronização do Google é o módulo responsável pela capacidade de sincronização de arquivos entre computadores e smartphones, funcionalidade que viabiliza que tudo que é atualizado em uma conta apareça em qualquer aparelho no qual você faça login no Google Drive.
Através dele você também poderá configurar o backup automático para a nuvem de pastas selecionadas em seu computador.
Compatibilidade, layout e utilização do Google Drive
A compatibilidade é outra característica do Google Drive que faz toda a diferença. Ele possui uma integração perfeita com as outras ferramentas Google, além de ter a capacidade de transformar arquivos de outros formatos para o formato Google, o que torna possível fazer a edição online deles e fazer uso de todas as capacidades do Google Drive (criar novos documentos, planilhas, apresentação de slides…) para que, posteriormente, você possa transformar o arquivo – já concluído – em formatos padrões (DOC, RTF, PDF…).
Já no que se refere ao seu layout, o Google Drive é muito intuitivo e simples de usar. Na parte central da tela, por exemplo, aparecem os documentos mais recentes e as pastas principais, enquanto que, no canto esquerdo, há um menu com os atalhos para: Meu Drive, Compartilhados comigo, Fotos, Favoritos, Lixeira e Backups. As opções para compartilhar, deletar, visualizar e gerenciar versões, entre outras opções, localizam-se no topo, na parte direita da tela.
Algo muito interessante sobre a edição online de documentos no Google Drive é a possibilidade de vários usuários editarem o mesmo documento ao mesmo tempo. Você consegue diferenciar os mouses dos usuários pela cor, o que permite saber exatamente o que cada pessoa está fazendo na edição em tempo real.
Edição offline de documentos
O Google Drive permite que você edite os documentos sincronizados de forma offline (quando uma conexão com a internet não está disponível) usando um plugin do Google Chrome, mas a funcionalidade tem várias limitações. Para começar, ela só está disponível para os arquivos em formato Google e também não permite que você selecione quais pastas deseja trabalhar offline, de modo que é tudo ou nada.
Se a edição offline de documentos for um requisito essencial para a sua empresa, você deve considerar a utilização do OneDrive for Business, que pode ser contratado através de um dos pacotes do Office 365 Business.
Planos pagos
Caso você precise de mais do que os 15 GB da versão gratuita, deverá escolher entre uma das três opções de planos pagos.
Google Drive Premium
Os planos disponíveis para contratação individual variam de acordo com o espaço desejado e começam a partir de R$ 6,99 para 100 GB de espaço. Confira outros valores nesse link.
Google Drive For Work
O plano para empresa é cotado em dólar e custa R$ 31,64/mês (*) por usuário. Ele disponibiliza 1 TB (1.000 GB) de espaço para cada usuário. Se a quantidade de assinaturas for igual ou superior a 5, o armazenamento é ilimitado.
(*) De acordo com a cotação do Dólar PTAX em 11/10/2017
G Suite
Outra opção para as empresas é o G Suite, que é a suíte de produtividade da Google, que disponibiliza o Google Drive junto com o Gmail e outros aplicativos. Ele também é cotado em Dólar e custa a partir de R$ 15,82/mês (*) por usuário no plano Basic, com 30 GB por usuário. Para outros planos e opções, veja esse link.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
Como o Google fotos e a conta do Gmail estão conectados ao Google Drive, eles normalmente são os responsáveis por acabar com o espaço de 15 GB para armazenamento. Por isso, a primeira dica do CIOnaNuvem em relação a essa ferramenta ressalta exatamente a importância de você entrar no Google Fotos e selecionar quais são os álbuns dos quais deve ser feito o backup no Drive. Se você não fizer isso, todas as fotos vão para o Drive de maneira automática.
Você também pode mudar a resolução das fotos de “original” para “alta resolução”. Dessa forma, você poderá fazer o backup de todas as fotos sem que elas ocupem a cota de 15GB.
Em relação ao Gmail, a dica é evitar enviar arquivos grandes como anexo, pois eles acabam ocupando muito espaço no Drive. Em vez de anexar, compartilhe um link com quem precisa ter acesso ao documento e procure educar seus clientes e parceiros a fazerem o mesmo.
A outra dica é em relação a contratação dos planos pagos. Se você necessita de espaço de armazenamento a partir de 1 TB por usuário deve avaliar também os planos do OneDrive for Business e do Office 365 Business, pois os preços da Microsoft tendem a ser mais competitivos em relação à Google a partir desse nível.
Conclusão
Se você está iniciando em relação ao armazenamento de documentos na nuvem, seja para a sua empresa ou uso pessoal, o Google Drive é uma excelente opção, pois se trata de uma ferramenta eficiente, completa e bastante acessível. Exatamente por isso, quando qualquer pessoa pesquisa na internet ou pede uma sugestão a alguém sobre como salvar arquivos na nuvem, o Google Drive é sempre uma das primeiras alternativas indicadas. Mas você deve acompanhar e controlar o crescimento do armazenamento, pois os preços podem subir bastante.
E então, você gostou do artigo? Compreendeu porque o Google Drive é uma ferramenta capaz de ajudar qualquer empresa a ter mais segurança e praticidade no que se refere aos seus documentos eletrônicos? Caso você tenha ficado com alguma dúvida, não hesite em deixar seu comentário, será uma satisfação respondê-lo!
Também não deixe de acompanhar todos os nossos conteúdos! A dica de leitura de hoje é um elucidativo artigo que desenvolvemos sobre o QuickBooks ZeroPaper. Confira e saiba todos os detalhes sobre essa ótima ferramenta de controle financeiro!
