Dá para arrumar a casa e crescer ao mesmo tempo?

Escrito por Paulo Farias setembro 28, 2020

Será que dá para arrumar a casa, ou seja, padronizar e otimizar os processos internos da contabilidade, ao mesmo tempo que trabalhamos para ampliar as vendas e aumentar o faturamento do escritório?

Eu uma transmissão ao vivo no Paulo Farias – CIOnaNuvem, no YouTube, eu respondi a essa que é uma dúvida muito comum entre os proprietários de escritórios contábeis de pequeno porte, acompanhe a seguir os principais destaques da entrevista.

Afinal, é possível arrumar a casa e crescer ao mesmo tempo?

Depende da situação de cada um e do tamanho da dor.

De quanto está desarrumada a empresa ou de quanto ela precisa captar clientes.

Se você está precisando muito arrumar a casa (muitos processos em atraso, falhas, dependência muito grande do sócio, que não consegue sair do operacional, etc.) dificilmente você terá energia para implementar um projeto para aumentar vendas.

Projetos para arrumar a casa e para captar clientes são projetos que exigem muito esforço e energia do empresário, por isso, é importante que você defina qual a sua maior necessidade no momento e priorize ela.

Fazer algumas poucas coisas muito bem feitas, gera mais resultados do que fazer várias de maneira apenas razoável.

Eu digo aos meus alunos que eles podem escolher de 1 a 3 metas para o seu plano de 12 semanas*, mas o ideal é que eles tenham apenas uma, porque será muito difícil tocar mais de um projeto ao mesmo tempo, já que o esforço será muito grande.

(*) Plano de 12 semanas é um método que eu ensino para os meus alunos do Método 4X para fazer com que eles tirem os seus planos do papel e alcancem resultados expressivos em um período equivalente a 3 meses.

Existe alguma situação em que dá para fazer as duas coisas ao mesmo tempo?

Se a empresa tem dois sócios e um cuida do comercial e outro das operações talvez isso seja possível. Ainda assim é arriscado e exigirá grande sacrifício dos dois.

Isso não significa, porém, que você deva abandonar as iniciativas de captação de novos, clientes caso decida priorizar a estruturação dos processos.

Você ainda pode estabelecer uma meta e definir algumas atividades pontuais para melhorias na área comercial, mas é fundamental que você deixe claro para todos qual é a sua prioridade número 1 no momento.

Como então escolher a prioridade?

Como eu disse, depende do tamanho da dor.

Nas pesquisas que realizamos com os nossos alunos, e com empresários que seguem o nosso conteúdo, cerca de 60% querem otimizar processos, enquanto 40% querem captar mais clientes e aumentar o faturamento do escritório.

Mas esses números só aparecem quando eu peço para eles escolherem apenas uma opção, pois é muito raro encontrar alguém que não precisa aumentar faturamento ou que não precisa otimizar processos. Então eles ficam divididos.

Com o plano de 12 semanas eles ficam mais tranquilos, pois sabem que podem focar no que mais precisam no momento (por exemplo, processos). Então, no próximo ciclo de planejamento, quando as coisas estarão mais organizadas, eles poderão e focar em aumentar o faturamento.

OK então digamos que eu escolhi arrumar a casa, qual o primeiro passo? Por onde devo começar?

Quando falamos em organizar a casa, em geral, estamos falando sobre organizar melhor a forma como realizamos o trabalho, em padronizar, em aumentar a previsibilidade.

Então esse é o primeiro passo. Documentar e padronizar a forma como o trabalho é realizado.

Existem vários benefícios associados a padronização:

Maior clareza em relação ao que precisa ser realizado
Facilita a organização e o controle (Ex: documentos armazenados no local certo)
Favorece o treinamento de novos colaboradores
Possibilita a delegação de responsabilidades
Reduz o risco de falhas, etc.

É preciso documentar e padronizar todos os processos do escritório?

Definitivamente não.

Esse é um grande erro que muitos empresários cometem. Achar que todos os processos têm a mesma importância e que por isso tudo precisa ser priorizado.

Tentar padronizar tudo é quase tão ruim quanto não padronizar nada.

Mapear e padronizar processos requer um esforço grande da empresa, por isso, o projeto deve ser iniciado pelos chamados processos críticos, aqueles que têm maior impacto para os resultados da empresa.

Outra opção é iniciar pelos processos que tem mais impacto nas áreas em que você está querendo melhorar.

Ex. Se o seu maior objetivo nesse momento é reduzir os atrasos no departamento contábil, então você deve começar pelo mapeamento e documentação de todo o processo mensal da contabilidade.

Após identificar os processos críticos, qual o passo a passo para resolver os problemas?

A identificação dos processos críticos é o primeiro dos seis passos do gerenciamento de processos.

Planejamento: Identificação do processo crítico que será trabalhado
Modelagem do Processo: Documentação do processo atual
Análise dos pontos de atenção e das oportunidades de melhoria, que pode incluir a pesquisa de alternativas e a visita a outros escritórios
Otimização: O desenho do novo processo e a elaboração do plano de implantação
Execução: Treinamento de todos os envolvidos e implantação do projeto piloto
Monitoramento: Apuração de Indicadores e análise crítica dos resultados

Quais cuidados o empresário deve ter durante a fase de implantação dos novos processos

Definir claramente os objetivos
Estabelecer os indicadores de desempenho
Realizar um projeto piloto
Treinar todos os envolvidos
Medir e fazer os ajustes necessários

Quais processos devem ser automatizados?

Essa é uma pergunta que deve ser respondida durante a etapa de análise dos pontos de atenção e das oportunidades de melhoria.

Os maiores candidatos são aqueles pontos do processo onde você observa que há uma oportunidade de reduzir custos ou reduzir falhas (ou as duas coisas).

Vale destacar que é muito importante que você siga o passo a passo do gerenciamento de processos que foi apresentado acima.

Somente após a documentação do processo crítico e a análise dos pontos de atenção é que você terá uma melhor visão de quais são as maiores oportunidades de melhoria desse processo e de que tipo de automação você precisa.

Perceba que dessa maneira, você saberá exatamente qual o tipo de ferramenta de automação que precisa e assim vai evitar de cair em armadilhas de soluções que prometem o paraíso, mas que, na realidade, pouco resolvem os seus problemas.

E quando esse processo de gerenciamento de processos termina?

O gerenciamento e a otimização de processos é um processo contínuo, que nunca terá fim.

Como o ambiente externo está sempre mudando (novas tecnologias, novas competidores, novas demandas do governo ou dos clientes) os seus processos também terão que mudar continuamente para acompanhar e se adaptar a essas mudanças, sob o risco de você perder competitividade.