Para muitos contadores, automatizar processos na contabilidade e entregar um serviço de maior valor para os clientes (ou o que se convencionou chamar de contabilidade consultiva) são objetivos contraditórios.
Ou a empresa foca em criar uma contabilidade digital, com muita automação e pouca interação com o cliente, ou se concentra em aumentar o relacionamento com os clientes e entregar uma contabilidade mais consultiva.
Mas será que tem que ser assim mesmo? Ou existirá uma fórmula que permita ao empresário perseguir ambos os objetivos?
Nesse artigo apresentarei uma estratégia, que está ao alcance de qualquer empresário contábil, e que lhe possibilita exatamente perseguir e alcançar essas duas metas fundamentais para sobrevivência e o crescimento das empresas contábeis.
Vamos mostrar como automatizar os processos do departamento contábil, eliminando atividades manuais e liberando tempo da equipe para que ela possa focar em atividades que contribuam para a entrega de uma contabilidade de maior valor para todos os clientes.
Porque entregar contabilidade mensal de qualidade para todos os clientes
Existem duas razões para você entregar contabilidade mensal de qualidade para todos os clientes. A primeira é por obrigação e a segunda por necessidade.
A obrigação você já conhece, por isso, nesse artigo, vamos destacar a necessidade.
O objetivo principal de toda empresa é gerar lucros em níveis suficientes para remunerar adequadamente os sócios e garantir os investimentos necessários para o crescimento do negócio.
Esse tem sido um enorme desafio para os pequenos escritórios, que nos últimos anos têm visto as suas margens caírem de maneira constante, principalmente em virtude da concorrência com as empresas de contabilidade online e dos escritórios de baixo custo.
A saída é se diferenciar
Para se diferenciar das empresas de baixo custo, a empresa contábil deve ser capaz de entregar um valor superior aos seus clientes, que vá além da contabilidade básica, de fiscal e folha.
E a melhor forma de alcançar essa diferenciação é entregando uma contabilidade de qualidade. Aquela que:
- Chega em tempo hábil;
- Reflete os números da empresa;
- E ajuda o cliente a tomar melhores decisões para o crescimento do seu negócio.
Em outras palavras, entregando uma contabilidade consultiva.
Os desafios para obtenção das informações dos clientes
Para fazer contabilidade de qualidade você precisa de informação de qualidade.
Garantir que as informações financeiras do cliente cheguem até a contabilidade com qualidade e no tempo necessário é, portanto, o primeiro desafio.
O segundo e importante desafio é que as informações cheguem de uma forma estruturada, do contrário, você precisará de um grande esforço para tratar esses dados.
Os 3 tipos de clientes e as estratégias para lidar com cada tipo
Para endereçar esses dois desafios é fundamental entender, em primeiro lugar, as características e as necessidades de cada cliente, pois somente dessa forma você conseguirá escolher a estratégia mais adequada para cada tipo de cliente.
Na maioria dos escritórios contábeis, vamos encontrar 3 tipos de cliente:
O Cliente A
Esse é aquele cliente de baixa ou média complexidade, que não possui um sistema de gestão, mas é receptivo ao uso da tecnologia.
Para esse cliente, a melhor estratégia é fornecer um sistema de gestão financeira, ou de controle de caixa.
O sistema deve ser simples e de fácil utilização, para que o próprio cliente faça a importação do extrato e a categorização dos lançamentos.
O Cliente B
Aqui estão os clientes de média a alta complexidade, que já utilizam um sistema de gestão e são colaborativos. Eles são capazes de lhe enviar um arquivo ou relatório, extraído a partir do ERP, com todas as informações da movimentação financeira da empresa.
Para esse tipo de cliente, a melhor estratégia é integrar o sistema que ele já possui com o seu sistema contábil.
E para facilitar essa integração você pode lançar mão de uma ferramenta do tipo Importador Universal.
Elas são ferramentas relativamente simples, que permitem configurar um “de-para” entre o plano de contas do sistema do cliente e o plano de contas do seu sistema contábil.
O Cliente C
Seria muito bom se existissem apenas clientes dos tipos A e B, mas infelizmente (ou felizmente, já que são nas dificuldades onde surgem as maiores oportunidades) existe também o cliente tipo C.
Ele pode ser de baixa, média ou alta complexidade. A sua principal característica é de que, além de não possuir um sistema, onde possam ser extraídas informações confiáveis e completas, ele também não está muito disposto a colaborar.
Esse é o cliente mais complicado, pois você não consegue oferecer um sistema de gestão, nem integrar com a ferramenta que ele utiliza.
Para automatizar o processo desse tipo de cliente, a saída é dispor de uma solução onde a própria equipe da contabilidade faça a importação do extrato e a categorização dos lançamentos.
Essa ferramenta deve contar com recursos de inteligência artificial, que auxiliem o profissional sugerindo a categorização dos lançamentos com base em dados históricos e no cruzamento com outras fontes de informação, tais como notas fiscais e comprovantes de pagamentos, que ajudarão no processo de conciliação.
Um convite para conhecer e utilizar o FAS Caixa
O FAS Caixa é uma solução inovadora que integra em uma mesma ferramenta as funções de:
Controle de Caixa
Programação de Contas a Pagar/Receber, Importação e Conciliação de Extrato, Lançamentos de Caixa e Relatórios de Fluxo de Caixa
Importador universal
Integra extratos em PDF e relatórios em formatos diversos como PDF, TXT, CSV e Excel
Robôs de Categorização
Responsáveis por categorizar e concilia automaticamente a movimentação financeira com base no histórico, em regras configuradas pelo usuário e no cruzamento de informações.
Recepção de Documentos
Área exclusiva para upload de comprovantes, extratos, relatórios ou qualquer documento que o cliente precise enviar.
Integração com ERP Contábil
Integra o movimento financeiro processado com todos os sistemas contábeis do mercado.
Assista o vídeo de apresentação do FAS Caixa:
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Uma solução para todos os escritórios
O FAS Caixa pode ser utilizado tanto pelo seu cliente quando pelo time da contabilidade, de forma que você consegue implantar as três estratégias de automatização, respeitando as características e a conveniências de cada cliente.
E como uma forma de ajudar a comunidade contábil, em especial os pequenos empresários, o FAS Caixa disponibiliza uma versão gratuita, que pode ser usada por tempo ilimitado.
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