Como escolher e implantar as melhores ferramentas de automação contábil

O avanço da internet e a massificação das tecnologias de nuvem fez surgir nos últimos anos uma grande oferta de sistemas e ferramentas tecnológicas direcionadas ao segmento das pequenas empresas.

Esse fenômeno é ainda mais marcante entre as empresas de contabilidade.

Afinal, se você é um empresário ou gestor em um escritório contábil, é provável que não passe uma semana em que você não receba um email ou assista um vídeo na internet sobre uma nova ferramenta tecnológica que promete aumentar a produtividade em seu escritório.

Se por um lado essa é uma ótima notícia, por outro cria desafios adicionais ao empresário: como escolher a ferramenta mais adequada às necessidades do escritório? Como garantir que o sistema escolhido trará os benefícios esperados? Como evitar as armadilhas do marketing e a compra por impulso?

Nesse artigo, eu vou apresentar os 10 passos para que voce alcance o sucesso na seleção e na implantação da próxima ferramenta tecnológica para o seu escritório contábil.

1- Crie um projeto

Sejamos honestos. Selecionar e implantar uma ferramenta tecnológica não é algo trivial.

Por isso, é importante ter em mente que você e o seu time encontrarão dificuldades. Afinal, terão que realizar atividades para as quais não estão habituados.

Assim, para garantir o sucesso na aquisição da sua próxima ferramenta, o primeiro passo é você criar um projeto.

Projeto é qualquer desafio para gerar um resultado único (algo que nunca foi realizado antes na empresa) e que demanda mais de uma ação para ser concluído.

Como regra geral, todo projeto precisa ter um responsável (ou dono) e um bom planejamento, com metas claras e recursos específicos.

Eu escrevi um artigo sobre como planejar e executar projetos de sucesso. Clique no link para saber mais.

2- Encontre o Porque

Antes de iniciar qualquer projeto na sua empresa, você precisa estabelecer com clareza porque deseja realizá-lo.

Por mais atraente que possa parecer os benefícios oferecidos pelo vendedor da ferramenta, se você não tiver um bom motivo para contratar um sistema, dificilmente conseguirá reunir a energia e a motivação necessária para superar os obstáculos que surgirão no caminho.

Por isso, evite contratar uma ferramenta apenas por modismo ou por impulso.

Pergunte-se qual o problema ou oportunidade a ferramenta lhe ajudará a resolver e se esse motivo é grande o suficiente para justificar o investimento (em tempo e dinheiro e tempo) que você e seu time precisarão dedicar para implantá-la.

3- Alinhe o projeto com os seus objetivos estratégicos

Quais são os seus objetivos de médio e longo prazo para a sua empresa?

A aquisição da ferramenta lhe ajuda a se aproximar ou lhe afasta dos seus objetivos de mais alta prioridade?

Um bom planejamento estratégico serve para orientar as nossas escolhas em relação ao futuro da empresa. É ele que estabelece a direção (para onde estamos indo) e as prioridades.

Quando não temos um planejamento estratégico somos movidos apenas por impulso e normalmente não tomamos as melhores decisões quando nos deixamos levar apenas pela emoção.

Se a sua empresa ainda não tem um planejamento estratégico, está na hora de criar um.

4- Estabeleça os resultados esperados

Uma vez que você confirmou que a aquisição da ferramenta está alinhada com os seus objetivos de longo prazo, o próximo passo é definir os resultados que a aquisição do sistema ou serviço trarão para a empresa.

Esses resultados são quantificáveis? É possível medi-los?

Essa é uma questão fundamental, afinal como perseguir o sucesso se não conseguimos descrever com clareza o que é o sucesso.

Você já se perguntou por que o futebol (ou qualquer esporte competitivo) é tão atraente?

 A resposta é fácil: porque as regras são simples e as metas são claras.

Para alguns times a meta é ser campeão, para outros é chegar na Libertadores, já para as equipes com menos recursos o objetivo é apenas permanecer na série A.

Em qualquer caso, é certo que os times lutarão com todas as suas forças até o final do campeonato para atingir os seus objetivos.

Agora você já imaginou o que aconteceria se os times entrassem em campo sem uma meta clara e se jogassem apenas pelo salário, ou mesmo pelo prazer. Será que os jogadores conseguiriam manter o alto nível de esforço e dedicação durante toda a competição?

O mesmo vale para os projetos de tecnologia na empresa contábil.

Se você tiver metas difusas, como automatizar processos ou melhorar a qualidade, dificilmente conseguirá engajar e motivar as pessoas em um nível que lhes possibilite superar as dificuldades que surgirão pelo caminho e que são inerentes a qualquer projeto de melhoria.

5- OQEGCI – O que é que eu ganho com isso?

Os melhores coachs fazem os seus atletas enxergarem além da meta.

Ter uma meta é importante, mas não é tudo. Você precisa ir além e explicar para todas as pessoas envolvidas, incluindo colaboradores e clientes, o que eles ganham com o projeto.

Por exemplo, você pode ter uma meta de reduzir em 30% o tempo gasto na realização de um processo, o que contribuirá para a melhoria da produtividade da empresa e a rentabilidade do negócio.

Mas se você não explica essa meta sobre o ponto de vista do colaborador, ele pode pensar que ela é boa apenas para a empresa e os seus sócios.

Explique para o time que, com uma rentabilidade maior, a empresa terá maior capacidade de prover melhor remuneração e investir no desenvolvimento dos seus funcionários.

Além disso, destaque que a eliminação do trabalho burocrático propiciará aos colaboradores assumir trabalhos mais desafiadores, que naturalmente conduzirão a um maior crescimento profissional.

Taralhar a motivação do time é um fator crítico para o sucesso do seu projeto de automação.

Eu dei uma aula ao vivo em meu canal do YouTube ensinando os 10 passos para escolher e implantar as melhores ferramentas tecnológicas. Assista:

Continue lendo o artigo.

6- Faça uma Pesquisa

O próximo passo é identificar as ferramentas que podem lhe ajudar a alcançar os resultados que você planejou. Mas antes de iniciar a sua pesquisa, é importante estabelecer os critérios que serão utilizados para escolha da ferramenta.

Considere utilizar os seguintes critérios:

1. Os recursos da ferramenta
2. A facilidade de utilização
3. A facilidade de implantação
4. As referências (o que falam sobre a ferramenta)
5. A aderência aos processos e políticas internas
6. O preço

Tenha cuidado com a lógica: o máximo de recursos pelo menor preço possível. Ferramentas que prometem fazer tudo, correm o risco de não conseguir entregar nada.

Também não se fixe em procurar ferramentas gratuitas ou com preços muito abaixo do mercado.

Lembre-se que as melhores ferramentas são focadas em resolver um problema específico e cobram preços compatíveis com o valor entregue.

7- Seleção da Ferramenta

Atribua pesos para os diferentes critérios e utilize uma matriz de decisão para lhe ajudar com a escolha da ferramenta.

Veja a seguir um sistema de pesos que prioriza os recursos e a facilidade de utilização como os critérios mais importantes para a escolha da solução:

Critérios para pontuação:

• Atende integralmente: 5
• Atende parcialmente: 3
• Não atende: 1

Critério para o preço:

• Média do mercado (tolerância de 10%): 3
• Abaixo da média: 5
• Acima da média: 1
• Muito abaixo ou acima: 0

No exemplo ilustrado, podemos observar que a empresa C foi a escolhida por melhor equilibrar os critérios Recursos, Facilidade de utilização e Preço justo.

8- Contratação

Concluída a seleção é hora de fazer a contratação da ferramenta. Nesse passo, o empresário deve observar as seguintes orientações:

• Antes de realizar a contratação, faça um teste grátis sempre que estiver disponível;
• Peça referências de clientes que já usam a ferramenta;
• Pergunte aos clientes sobre a qualidade do suporte e as facilidades/dificuldades encontradas durante a implantação.
• Cuidado com a armadilha da assinatura anual com preços mais baixos. Opte inicialmente pela assinatura mensal, que lhe dará mais liberdade para interromper o contrato se o projeto não for bem-sucedido.

9- Implantação

A principal dica para a etapa de implantação é sempre iniciar com um projeto piloto.

Todo projeto que envolve mudança em processos traz com ele o risco de que ocorram problemas durante implementação.

Escolha um time e um grupo de clientes para trabalhar um projeto piloto. Essa tática permitirá que você aprenda com os problemas e realize os ajustes necessários antes que a ferramenta seja expandida para toda a empresa.

Com isso, evitamos “queimar o filme” da ferramenta muito precocemente, antes mesmo que ela possa ter mostrado os resultados esperados.

Por fim, sempre inicie com os clientes e colaboradores mais abertos à mudança e não se esqueça de dar uma atenção especial aos treinamentos.

10- Melhore continuamente

Se voce seguiu todos os passos recomendados e concluiu a implantação da ferramenta, você está apto a iniciar um ciclo de melhoria contínua do processo.

Para isso, utilize as metas estabelecidas no passo 4 como o seu primeiro baseline, ou ponto de partida para a melhoria.

Uma vez por mês você pode apurar os seus indicadores, analisar os resultados e definir os ajustes necessários, que pode exigir ou não o estabelecimento de um novo projeto ou plano de ação de melhoria.

O mais importante é você ter em mente que a melhoria do processo não termina com a aquisição da ferramenta, muito pelo contrário, ela está apenas começando.