Conheça os principais erros que ocorrem na integração do sistema de gestão financeira do cliente com o sistema de gestão contábil, e saiba como evitá-los.
Você que acompanha o CIOnaNuvem já leu ou ouviu bastante sobre integração contábil, ou seja, entre o sistema de gestão financeira do seu cliente e o seu sistema, e sabe que essa é uma ótima alternativa para otimizar os seus processos internos, eliminando atividades manuais e reduzindo custos.
Mas a gente sabe que alguns problemas podem ocorrer durante o processo. No texto de hoje, relatamos quais são os três principais erros que podem comprometer os resultados da sua integração contábil, para que você fique bem atento e possa evitá-los.
1. Falhas no processo de implantação
Os primeiros erros ocorrem ainda na fase de implantação. São três tipos:
Baixo alinhamento entre os envolvidos
Quando o empresário contrata o sistema mas não esclarece muito bem para os subordinados quais são os objetivos da empresa com a sua utilização.
Treinamentos deficientes
Sempre que ocorre a implementação de um novo sistema na empresa, é fundamental que os funcionários sejam preparados para utilizá-lo. Mas, muitas vezes, essa etapa tão importante é negligenciada, principalmente quando se trata de sistemas na nuvem, em que o material está disponível online para o usuário assistir. Ele acaba não priorizando o treinamento e o uso da ferramenta fica prejudicado.
Erros na parametrização
A parametrização é um processo crítico, onde vão ser escolhidas as categorias dos fluxos de caixa a serem utilizadas pela empresa. É, também, onde é feita a associação de cada categoria com a sua respectiva conta e histórico no sistema contábil do escritório. Se esta etapa não for bem feita, isso pode comprometer todo o resultado da integração contábil.
2. Falhas na entrada dos dados
A integração facilitará a transferência de informações entre um sistema e outro. Então, se existe um lançamento na categoria errada ou com um valor incorreto, isso vai se refletir diretamente em seu sistema contábil, causando inconsistência nos resultados finais.
3. Falhas na conferência dos dados
Esse terceiro erro tem relação direta com o segundo, ou seja, quando não há conferência dos dados lançados, as contas não fecham.
Você mudou o processo e agora tem mais agilidade e praticidade no recebimento e consolidação das informações. Mas isso exigirá um processo de conferência mais cuidadoso para garantir a correção dos dados (conciliação).
Agora que você já conhece os erros mais comuns, vamos às soluções para evitá-los.
Assista o vídeo:
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3 dicas para você dar adeus a esses problemas
Tenha uma participação ativa no processo
Cabe ao contador fazer o alinhamento correto com o empresário e outras pessoas envolvidas sobre os novos processos e objetivos do sistema, para que eles percebam a importância do projeto e se sintam mais seguros e motivados.
Explique a importância dos treinamentos e de uma boa parametrização. Se possível, defina os parâmetros junto com o cliente ou faça você mesmo — nos clientes menores e com pouca estrutura, evitando, assim, os erros.
Revise as configurações periodicamente
Para garantir que a entrada de novos clientes, fornecedores e despesas no sistema seja feita da maneira correta.
Aproxime o fechamento contábil do financeiro
Logo após a integração contábil, você terá de fazer a conciliação das contas, checar os documentos e solicitar as correções necessárias. Quanto mais rápido for esse feedback, mais rápido as informações serão corrigidas e, com o tempo, o trabalho do financeiro vai se aprimorando a ponto de o contador não precisar mais fazer correções, tornando-se realmente um processo automatizado. Nesse ponto você alcançará o tão almejado fechamento contábil no primeiro dia útil
A integração contábil é um processo que requer um planejamento e uma execução cuidadosa desde as primeiras etapas de implementação. Mas, em pouco tempo, você vai perceber que os benefícios obtidos com a otimização de processos e a redução de tarefas manuais compensam todo o esforço, aumentando a produtividade e, consequentemente, o lucro da sua empresa.
Seguindo as orientações desse texto, você evita contratempos e garante uma implantação mais tranquila.
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