Conheça os 5 passos para você organizar e controlar todas as rotinas do seu escritório contábil e dê adeus aos atrasos e falhas na entrega das obrigações.
Sejamos francos, organizar todas as rotinas de um escritório contábil e criar um processo que garanta que tudo seja realizado dentro dos prazos exigidos e com a qualidade necessária não é uma tarefa fácil.
Porém, mesmo com muitas tarefas a realizar, é possível para o empresário criar um ambiente de alta produtividade, com uma rotina contábil organizada, mantendo tudo sob controle e com baixos níveis de estresse.
O primeiro passo é você entender os principais tipos de demandas e organizá-los de acordo com as suas características.
Preparado para dar um fim as dores de cabeça com atrasos e falhas na entrega das obrigações? Então, acompanhe a seguir os 5 passos para organizar e controlar todas as rotinas do seu escritório contábil.
1- Comece pelos processos recorrentes
Estão nessa categoria as tarefas que ocorrem de forma periódica, tais como apuração de impostos, emissão de guias e cumprimento das obrigações acessórias.
Liste todas as tarefas, a periodicidade que elas ocorrem, os prazos e os responsáveis pela execução.
Dê uma atenção especial aos processos críticos, aqueles onde uma falha pode resultar em perda financeira ou danos à imagem da empresa contábil.
Para esses processos, além de definir prazos e responsáveis, você pode criar checklists de validação que garantam que nenhuma etapa crítica do processo seja esquecida.
Dica: A forma mais prática de controlar os processos recorrentes é utilizar uma ferramenta especializada no controle de obrigações, tais como o Rupee, o Gestta, o Gclick e o Nibo Obrigações.
2- Registre e controle todas as solicitações eventuais
Solicitação eventual é tudo aquilo que demanda alguma atividade que não foi previamente planejada.
Muitas vezes são tarefas simples e que demandam pouco esforço, mas que podem causar um grande estrago na produtividade do time quando não são adequadamente controladas.
Para que esse tipo de solicitação não se transforme em estresse e prejuízos para o escritório, você deve criar um processo com três passos simples para:
- Capturar e registrar toda e qualquer solicitação;
- Decidir o que deve ser feito com ela;
- Inclui-la em um sistema organizado de lembretes.
Dica: O ideal é que as solicitações eventuais e os processos recorrente sejam controladas na mesma ferramenta. Caso isso não seja possível, você pode utilizar uma ferramenta gratuita como o Pipefy, ou um sistema de service desk, caso esteja em um escritório de maior porte.
3- Planeje projetos de forma natural
Projeto é qualquer solicitação que não seja recorrente e que demanda mais de uma ação.
Encaixa-se nessa categoria desde solicitações de clientes, como uma alteração no contrato social, até demandas internas de média ou alta complexidade, como a implantação de um novo software.
Projetos são essenciais para as empresas, pois trazem novos faturamentos e promovem a melhoria contínua do negócio, por isso, para cada projeto, certifique-se de que os seguintes passos sejam realizados:
- Estabeleça o propósito (por que o projeto será realizado?)
- Especifique os resultados desejados (qual a meta?)
- Defina um responsável (várias pessoas podem participar, mas o projeto deve ter um dono)
- Relacione as ações e os prazos (faça acontecer)
- Crie uma sistemática para acompanhamento e controle
Dica: Se a sua empresa utiliza o Microsoft 365, uma boa dica é você utilizar o Planner, de forma combinada com o Teams, para gerenciar as tarefas e documentos do projeto em um único lugar.
4- Delegue com Responsabilidade
Se em uma pequena empresa já é muito difícil para o empresário controlar tudo que se passa no escritório, essa se torna uma missão impossível à medida que mais pessoas entram e a empresa ganha corpo.
Como empresário, o seu papel principal é fazer o negócio crescer, por isso desde os primeiros dias você deve trabalhar para construir uma organização que funcione independentemente da sua participação direta.
Isso significa que em vez de tentar controlar nos mínimos detalhes do que está acontecendo na operação, o seu foco principal deve estar:
- Aproveitar as oportunidades;
- Monitorar os riscos de mais alto impacto para o negócio.
O resto deve ser delegado com responsabilidade, o que implica em:
- Formar pessoas para que sejam autogerenciáveis;
- Desenvolver habilidades de liderança na média gerência.
Dica: Leia o artigo 7 dicas para contratar e reter os melhores talentos sobre como contratar e reter os melhores talentos para a sua empresa.
5- Implante uma cultura de melhoria contínua
Se você cumpriu os 5 passos anteriores você já terá a maioria, ou mesmo a totalidade das rotinas do seu escritório organizadas de forma bastante adequada.
Mas a empresa é um organismo vivo, que precisa evoluir para acompanhar as mudanças que continuarão a ocorrer no cenário externo.
Assim, o gestor nunca deve estar 100% satisfeito com os seus processos e deve buscar sempre oportunidades para melhorá-los.
Uma boa forma de fazer isso é estabelecer indicadores e metas de melhoria para os processos que mais contribuem para os resultados da empresa, tais como vendas e suporte aos clientes.
Dica: Leia o artigo Como a gestão de processos e a melhoria contínua ajudam a superar a concorrência
E para finalizar eu deixo aqui a frase do escritor e cartunista Scott Adams, criador do Dilbert, que diz que “o sucesso não vem por meio de mágica, ele é geralmente o produto da escolha de um bom método e de segui-lo até que a sorte o encontre”.
Por maior que seja o seu desafio, dando um passo de cada vez, você também é capaz de alcançar o seu sucesso.
