Muitas empresas armazenam seus documentos eletrônicos em pastas locais nos computadores. No entanto, você sabia que isso é algo bastante arriscado?
Ao longo deste artigo, explicaremos o porquê disso. Contudo, afirmamos desde já que, para evitar a perda de documentos eletrônicos, é crucial estabelecer uma política de backup que considere não apenas a possibilidade de falhas nas máquinas, mas também as ameaças de ataques virtuais.
Na parte final do artigo apresentaremos uma forma fácil, barata e ainda pouco utilizada para garantir a segurança dos documentos eletrônicos. Acompanhe e tire todas as suas dúvidas!
Você se preocupa com a segurança dos documentos da sua empresa?
Você já passou pela situação de não conseguir acessar aquele documento ou aquela planilha na qual vinha trabalhando nos últimos dias e que iria precisar para uma importante reunião com o seu cliente nas horas seguintes?
De repente, após uma queda de energia ou um acidente com o notebook, você percebe que o HD onde estavam armazenados os seus preciosos documentos está sujeito a falhas e você pode perder tudo caso não tenha feito um backup.
Está situação é bastante comum. E, infelizmente, continua se repetindo. Com a melhoria na qualidade dos computadores, as pessoas tendem a “esquecer” que eles são máquinas sujeitas a falhas. E o pior, também são sujeitos a ataques de vírus, como os temidos ransomware (códigos maliciosos que literalmente sequestram todos os documentos que encontram na máquina e exigem um pagamento de resgate para devolvê-los ao proprietário).
É tão assustador que parece ficção científica, mas tudo isso é real. Tanto que, em 2017, um ransomware, conhecido como Petya, realizou um ataque simultâneo em vários países ao redor do mundo, inclusive o Brasil, causando prejuízo a milhares de organizações.
Empresas grandes, em geral, possuem políticas para impedir que os funcionários armazenem documentos nas pastas locais dos computadores, além de rotinas automatizadas de backup das pastas da rede, sendo que estas reduzem, mas não eliminam por completo, os prejuízos quando um evento como o citado acima ocorre.
E na sua empresa, quem é o responsável por realizar o backup dos dados?
Você está seguro que o backup está sendo realizado com a regularidade apropriada, que abrange todos os documentos e arquivos necessários, e o mais importante, que será possível recuperá-los caso algum imprevisto ocorra? E em “armazenamento na nuvem”, você já ouviu falar?
Armazenamento na Nuvem
Uma forma fácil, barata e ainda pouco explorada pelas empresas para se proteger contra o roubo e a perda de arquivos é utilizar uma solução de armazenamento e compartilhamento de documentos na nuvem.
Existem no mercado diversas opções desse tipo de ferramenta, sendo que as mais populares são:
Iniciar a armazenar os seus documentos na nuvem é muito simples. Basta criar uma conta no site da ferramenta escolhida e começar a utilizar. Se você já tiver uma conta Microsoft ou Google, o procedimento fica ainda mais fácil, pois nenhum cadastro adicional será requerido caso opte por usar os serviços de uma destas empresas.
Versão gratuita ou versão paga?
Todas as ferramentas possuem uma versão gratuita e uma versão paga, sendo o limite de espaço para armazenamento a principal diferença entre as duas.
A versão gratuita é muito útil para você testar a ferramenta, mas dificilmente será suficiente para armazenar os documentos da sua empresa ou mesmo todos os seus arquivos pessoais, incluindo fotos e vídeos, que normalmente consomem muito espaço.
O Office 365 Business da Microsoft possui uma vantagem adicional em relação aos concorrentes, pois além do OneDrive, que permite o compartilhamento de pastas e documentos no nível do usuário, ele disponibiliza o SharePoint, que leva a gestão de documentos a um novo patamar, possibilitando a criação de Sistemas de GED e Intranets Corporativas.
Sincronização de arquivos
Todos os serviços possibilitam mover e acessar os documentos na nuvem usando apenas um navegador, como o Google Chrome. Mas se você quiser ficar totalmente protegido, precisa automatizar esse processo, o que é feito através de uma ferramenta de sincronização de documentos, que deve ser instalada no computador. Ela se encarrega de copiar para a nuvem todo documento que você salva em sua pasta local e vice-versa.
Compartilhamento e Colaboração em tempo real
Os serviços oferecem uma forma muito fácil de compartilhar os documentos armazenados na nuvem com os seus clientes e parceiros. Você escolhe o que deseja compartilhar e que tipo de acesso o cliente ou parceiro terá, podendo ser de apenas leitura ou com possibilidade de edição.
Algumas ferramentas ainda possibilitam a colaboração em tempo real, que permite que duas pessoas editem ao mesmo tempo um documento enquanto um vê o que o outro está alterando.
Graças a todas essas funcionalidades, não resta dúvida de que o armazenamento na nuvem é uma ótima opção para eliminar definitivamente o risco (que é iminente quando são utilizadas pastas locais) de perder ou ter documentos roubados. Ou seja, fazendo uso desse recurso, sua empresa estará segura quanto à proteção dos seus documentos eletrônicos.
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