Nesse artigo mostraremos uma maneira fácil e rápida que você pode utilizar para criar um site no SharePoint, ou no Office 365, para armazenar, gerenciar e compartilhar documentos de uma equipe, grupo de trabalho, ou setor de uma empresa.
Muitas empresas possuem problemas que afetam a produtividade que estão diretamente relacionados com a forma com que as pessoas lidam com documentos. Desde a dificuldade para localizar um documento, até problemas graves coma a utilização de uma versão fora de uso e a remoção involuntária de um arquivo.
Nesse sentido, o recurso “Grupos”, do Office 365, é uma excelente alternativa. Através dele, você consegue criar no SharePoint um site para armazenar e controlar os documentos de uma equipe, de um grupo de trabalho, ou de um departamento ou setor da empresa.
O que é o recurso “Grupos”, do Office 365?
Grupos é um recurso que permite ao usuário criar no Office 365, de uma maneira simples e direta, uma área de trabalho compartilhada composta de caixa de correio, calendário, biblioteca de documentos, bloco de anotações e ferramenta de planejamento. No último artigo, em que falamos de compartilhamento de agenda, eu mostrei como é simples criar um novo grupo do Office 365 através do Outlook. Se você ainda não leu, eu recomendo que o faça, clicando nesse link.
Nesse artigo, em que focaremos na colaboração com documentos, mostrarei uma segunda forma de criar um grupo no Office 365, que é através do OneDrive. Acompanhe o passo a passo e veja como é simples fazer uso dessa ótima funcionalidade.
Criando um grupo no Office 365
A partir do menu principal do Office 365, acesse a página principal do OneDrive. No menu lateral, ao lado do nome da empresa, clique em + para criar um novo grupo.
Quando você cria um grupo, o Office 365 automaticamente cria para você um site no SharePoint com o nome do grupo. Para acessar o site você pode clicar no link do email de boas vindas, ou acessar a página inicial do SharePoint no Office 365.
Após criado o site, você pode convidar novas pessoas para participar dele. Você fará isso clicando em “Permissões do Site”, “Convidar Pessoas” e “Adicionar Membros ao Grupo”.
Explorando os recursos do SharePoint
Hoje vamos explorar um pouco dos recursos do SharePoint que são disponibilizados no Grupos.
Na página principal do site, você já vê a biblioteca de documentos do grupo. Para carregar um documento é só arrastá-lo para a área central ou clicar no botão “Carregar” e em seguida escolher o arquivo que deseja realizar o upload.
Após carregar um arquivo na biblioteca, algumas propriedades do documento estarão visíveis na exibição padrão, tais como “Nome”, “Modificado”, que informa a data da última modificação, e “Modificado por”, que identifica a pessoa que realizou a última alteração. Você pode acrescentar mais colunas, ou mesmo retirar. Eu gosto sempre de incluir a propriedade “Versão”, que informa o número da versão atual do documento.
Ao clicar em um documento, ele será aberto para visualização no navegador, usando os recursos do Office Web. Isso é particularmente útil para quando você precisa acessar um documento, mas não tem um Office instalado na máquina. Se o documento for do tipo Office (Word, Excel ou PowerPoint) o botão “Editar” estará disponível. Ele permite que você faça a edição do documento usando o próprio navegador ou através do Excel.
Observe que no Office Web não existe o botão salvar. O salvamento é feito de forma automática, a cada alteração realizada.
Na aba lateral podemos observar algumas informações sobre o documento, inclusive sobre quem tem direitos de acesso e quem realizou as últimas alterações.
Em Histórico de Versões, eu posso não apenas ver todas as versões do documento, mas até restaurar uma versão anterior, se necessário.
Se acidentalmente você ou outro usuário remover um documento, não se preocupe, você poderá recuperá-lo na lixeira do site, que você pode acessar através do menu lateral.
Outro ponto muito legal é que todos os documentos incluídos no site são indexados pelo SharePoint. Isso significa que você poderá localizá-los usando o Search do Office 365, mesmo que não saiba o local exato onde está armazenado. Funciona igualzinho ao Google!
Existem muitas outras facilidades do SharePoint que você pode explorar, como a sincronização da biblioteca para acesso off-line e a criação de uma lista de tarefas, só para citar dois exemplos.
O importante nesse artigo é você entender que pode, sem nenhum esforço ou capacitação prévia, usando a função Grupos, criar um site no SharePoint que você usará para armazenar todos os documentos de uma equipe ou de um grupo de trabalho. O site já virá pré-configurado com as funções necessárias para uma boa gestão de documentos, tais como níveis de acesso, histórico de versões e lixeira.
Achou fácil? Então que tal você criar o seu grupo agora? Se tiver dúvidas, escreve nos comentários que teremos grande prazer em responder.
E se você gostou desse post e quer conhecer mais recursos do Office 365, não deixe de conferir esse ótimo artigo onde mostramos como você pode melhorar a sua comunicação com os clientes e parceiros e ainda reduzir custos usando o Office 365!
