Se para você o fechamento contábil mensal no primeiro dia útil parece um sonho impossível, este artigo vai fazê-lo vai mudar de ideia! Confira!
Existem vários obstáculos que, à primeira vista, parecem inviabilizar o fechamento contábil no primeiro dia útil do mês, a começar pela atitude de muitos clientes, que sequer enviam as informações necessárias à realização do processo contábil.
Mas, apesar de ousada, esta meta não é impossível de ser alcançada.
É importante que você saiba que as ações que serão implementadas na sua empresa, na busca pela meta do fechamento contábil no primeiro dia útil, irão resultar em uma maior eficácia operacional e na satisfação de seus clientes, o que se refletirá em aumento da rentabilidade.
A partir daí, a sua empresa será vista como um modelo a ser seguido por todo o mercado.
Precisa de uma ajuda? Então, leia o texto de hoje, que contém tudo o que você precisa fazer para alcançar essa meta tão difícil, mas tão desejada.
Assista o vídeo:
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Para começar, tenha em mente que a eficácia dos processos contábeis depende de dois fatores essenciais:
1. Automatização de processos
Por incrível que pareça, as tarefas manuais ainda são as grandes vilãs que impedem o fechamento contábil dentro do prazo.
Porém, para elevar a qualidade dos serviços e ser um escritório de contabilidade mais competitivo, não há espaço para os lançamentos manuais.
Sendo assim, é requisito obrigatório integrar seu sistema contábil com a gestão financeira do cliente, tendo como regra a digitalização de documentos e a automatização do processo de contabilização.
Observe que não estamos nos referindo a um sistema de gestão financeira, pois sabemos que a maioria dos empresários não o possui, nem tem interesse em adquirí-lo.
Dessa forma, o primeiro requisito para realizar o fechamento contábil no primeiro dia, é ter uma plataforma online, que possibilite ao cliente efetuar a gestão financeira, ou, pelo menos fazer a importação dos extratos, viabilizando a integração com o seu sistema contábil.
2. Envolvimento e comprometimento do cliente
Está aí uma verdade inquestionável: sem o comprometimento do cliente, não será possível atingir a meta.
Afinal, ele precisa estar comprometido para enviar as informações e utilizar a ferramenta que você disponibilizar, conforme os prazos e condições que serão acordados entre as partes.
Convencer o cliente a aceitar tais mudanças não é fácil, mas existe um caminho para isso. Basta fazer um bom planejamento, seguindo as etapas abaixo:
Etapa 1: Segmentação de clientes
Definir exatamente o perfil do cliente que você deseja atender é o primeiro passo para a automatização de processos na contabilidade ter resultado.
Isso porque a automatização está relacionada à padronização. E é impossível padronizar processos para atender clientes com necessidades distintas.
Etapa 2: Orientação do cliente
Adotar uma nova ferramenta não basta. Qualquer alteração no processo exige um trabalho de educação com seus parceiros de negócio, pois você precisará justificar por que ela é necessária e o que eles ganharão com isso.
Além disso, deve-se explicar detalhadamente os procedimentos. Aqui, cabe não apenas informá-los, mas também promover algum tipo de treinamento e acompanhar sua adaptação.
Etapa 3: Revisão de contratos
Mesmo com toda a orientação e suporte necessários, há sempre o risco de que alguém não cumpra o que foi estipulado.
Por isso, é muito importante rever os termos contratuais e incluir cláusulas relacionadas à utilização da nova ferramenta, bem como os compromissos do empresário com o novo processo.
Considere também eventuais multas pelo atraso no envio das informações.
Etapa 4: Criação de benefícios e incentivos
Como você já sabe, um dos objetivos da automatização de processos na contabilidade é reduzir custos internos.
Então, por que não repassar esta economia aos seus clientes?
Você pode fazer isso aplicando descontos e outros benefícios, o que é uma ótima estratégia para incentivá-los a aderir ao novo processo. Afinal de contas, quem é que não gosta de um desconto?
Perseguir a meta do fechamento contábil no primeiro dia útil está longe de ser um trabalho fácil. Ele leva tempo e consome muita energia, principalmente do empresário contábil, que tem o papel de liderar e motivar o seu time.
Mas como diz o T. Harv Eker, autor do clássico Os segredos da mente milionária:
“se você só estiver disposto a fazer o que for fácil, a sua vida será difícil. Mas se você estiver disposto a fazer o que é difícil, a sua vida será muito mais fácil.”
Agora, queremos saber a sua experiência! Se você está conduzindo ou pretende conduzir uma automatização de processos na sua empresa, compartilhe conosco suas dúvidas ou seus maiores desafios. Deixe seu comentário abaixo!
