Mesmo com muitas tarefas a realizar, é possível para o empresário criar um ambiente de alta produtividade, com uma rotina contábil organizada, mantendo tudo sob controle e com baixos níveis de estresse.
Um dos maiores desafios para o empresário é criar uma rotina contábil que garanta que todos os processos do seu escritório sejam realizados dentro dos prazos e com a qualidade necessária.
Uma única obrigação, com erros ou entregue fora do prazo, pode resultar em sérios prejuízos financeiros, além de danos à imagem do escritório junto aos seus clientes.
Não bastasse esse desafio, o empresário ainda precisa lidar com a crescente, e cada vez mais presente, exigência da implantação de melhorias que tornem a sua empresa mais competitiva e preparada para enfrentar a acirrada concorrência com as empresas de contabilidade online.
Nesse artigo, irei demonstrar os passos para que o empresário possa organizar a rotina contábil do seu escritório.
Para que ele tenha, de um lado, a tranquilidade de que os processos estão sendo realizados no prazo e na qualidade necessária, e do outro, o tempo para se dedicar aos novos projetos que irão trazer mais receita para o seu negócio.
O cenário atual de baixa produtividade na rotina contábil
De uma forma geral, as pessoas nos escritórios sentem que estão sobrecarregadas e sem tempo para realizar todas as suas tarefas.
Uma das razões é o ritmo da mudança, que se acelerou.
A cada dia surgem novas necessidades, o que têm tornado o trabalho no escritório muito mais complexo.
Mudanças na legislação, na tecnologia, nos clientes e mesmo dentro da própria organização, obrigam os colaboradores a absorverem novas maneiras de realizar a rotina contábil, ao mesmo em tempo em que precisam lidar com as obrigações já existentes.
As pessoas tentam equilibrar tudo realizando várias tarefas ao mesmo tempo, mas a multitarefa acaba derrubando a produtividade individual e contribuindo para aumentar os níveis de estresse e ansiedade.
Uma rotina de incêndios e baixo crescimento
Sem processos padronizados, o empresário tem uma baixa visão do que está ocorrendo no seu escritório.
Quando algum colaborador sai de férias, ou deixa o escritório, um grande esforço é necessário para recuperar as atividades sob sua responsabilidade e evitar que algo importante seja deixado para trás.
Para reduzir riscos, o empresário acaba assumindo o trabalho operacional dos clientes mais críticos, o que aumenta a sua sobrecarga e tira o seu foco de ações mais estratégicas, que poderiam contribuir para o crescimento da empresa e a melhoria da rotina contábil.
Com isso, estabelece-se um círculo vicioso, onde o empresário está sempre preocupado em apagar incêndios e a empresa nunca cresce.
A tecnologia, que deveria ajudar, em muitos casos agrava o problema.
O surgimento de ferramentas tecnológicas gratuitas, que demandam baixo investimento para adoção, levaram muitos empresários a crer que poderiam resolver os seus problemas de baixa produtividade.
Mas a simples adoção dessas tecnologias, sem uma revisão das políticas internas e sem uma correta orientação para o seu uso, acabou por gerar novos problemas para a rotina contábil.
Por exemplo, a adoção do WhatsApp como ferramenta de comunicação com os clientes contribuiu para elevar os níveis de interrupção e de distração no escritório, prejudicando o foco e derrubando ainda mais a produtividade.
Outro problema recorrente é que as novas ferramentas são implantadas sem uma visão sistêmica, e com uma baixa integração com os sistemas já existentes.
Como resultado, o processo se torna fragmentado, com informações e controles espalhados por todo o lado.
Entendendo como a mente lida com as pendências
Para que você possa transformar a produtividade na sua empresa, primeiro você precisa entender como a mente humana lida com as pendências.
Cada pessoa, possui uma série de responsabilidades, de acordo com os papéis que ela representa, seja no trabalho ou na vida pessoal.
Por exemplo, o empresário contábil normalmente executa diversos papéis na sua empresa: gestor comercial, gestor operacional, gestor de recursos humanos, líder técnico, etc.
Na vida pessoal, o empresário, ou empresária, também assume o papel de pai, mãe, marido, esposa, amigo, etc.
E para cada uma dessas responsabilidade, ela tem uma série de preocupações, problemas e tarefas pendentes.
Enquanto essas questões não são resolvidas, elas se transformam em lembranças que ficam a todo momento retornando a nossa mente.
São os chamados loops abertos, que ocupam espaço na mente, afetam a nossa capacidade de foco, causam ansiedade e impactam profundamente a nossa produtividade pessoal.
Esvaziando a mente dos problemas
Você não vai conseguir resolver todos os seus problemas, mas terá muito mais sucesso se conseguir encará-los um de cada vez.
Você já deve ter passado pela situação em que está lendo um livro e de repente precisa voltar e reler um trecho porque você não entendeu nada.
Isso pode acontecer por duas razões.
A primeira, e menos comum, é quando o assunto é muito complexo e realmente você precisa ler e reler várias vezes para que consiga capturar o entendimento.
A situação mais comum, contudo, é quando você está lendo e de repente uma lembrança faz com que a sua mente vá para outro lugar, tirando a sua atenção da leitura.
Enquanto você não afastar aquela lembrança da sua mente, a leitura se tornará muito pouco produtiva.
Em outras palavras, para ser produtivo você precisa esvaziar a mente.
Várias pesquisas já mostraram que a melhor forma de incrementar o foco e aumentar a produtividade é deixar a mente limpa.
Com a mente limpa e livre de interrupções, qualquer pessoa é capaz de realizar uma tarefa com uma eficácia muitas vezes maior do que ocorreria em um ambiente cheio de distrações externas e preocupações.
Para gerenciar pendências de forma competente, um novo sistema é necessário
“O pensamento é útil quanto estimula a ação, e é um grande obstáculo quando substitui a ação”.
Como vimos no exemplo da leitura, de nada adianta você ficar pensando em um problema que você não pode resolver agora. Isso só servirá para desviar o seu foco da tarefa que você precisa realizar nesse momento.
Para aumentar a produtividade da sua rotina contábil, portanto, é necessário criar as condições para que você, e a sua equipe, consigam trabalhar com a mente livre das preocupações e com o foco totalmente concentrado na tarefa.
A saída é criar um sistema, externo à nossa mente, que seja confiável, onde possamos armazenar toda essa tralha que é formada pelas lembranças, preocupações e problemas.
Esse sistema se encarregará de gerenciar todas as pendências, para que a mente não precise se preocupar com elas.
Mas a sua mente não é boba, por isso a premissa básica do sistema é que ele seja confiável.
Somente com a segurança de que a pendência está armazenada em um local seguro, e que você será lembrado quando precisar tomar uma ação a respeito dela, é que a sua mente ficará tranquila para esquecê-la por um momento.
Os 3 pilares para gerenciar a rotina contábil de forma competente
Para que esse novo sistema consiga gerenciar todas as pendências de forma competente ele deverá ser capaz de:
- Capturar e registrar a pendência fora da sua mente;
- Decidir o que deve ser feito com ela;
- Criar um sistema organizado de lembretes.
Observe que o comprometimento com a pendência é o que muda a regra do jogo.
Se o sistema não for confiável, e as pendências ficarem lá esquecidas, a mágica não irá acontecer, pois a sua mente irá dar um jeito te lembrar sobre a existência delas.
E isso, muito provavelmente, ocorrerá no momento mais inoportuno, quando você estiver tentando se concentrar em uma tarefa difícil.
Eu expliquei esse conceito em uma aula gravada ao vivo. Confira:
Agora que você já conhece os princípios que estão por trás de um sistema de gerenciamento de pendências eficaz, estamos prontos para começar a detalhar os 6 passos para organizar todas as rotinas do escritório.
E isso é exatamente o que iremos ver no próximo artigo dessa série.
