5 dicas para mudar a relação com o e-mail e ganhar uma hora por dia

Sabe aquela sensação de desespero que você sente após passar um dia longe do escritório e quando volta vê a sua caixa de correio com mais de uma centena de mensagens não lidas?

Saiba que você não está sozinho!

Pesquisa realizada nos Estados Unidos mostrou que, mesmo com a grande popularidade de ferramentas como WhatsApp, Facebook e Twitter, o e-mail ainda é a ferramenta número 1 de comunicação no mundo corporativo.

A pesquisa mostrou também que os trabalhadores americanos gastam, em média, 6,3 horas por dia lendo e respondendo e-mails, sendo que 3,2 horas são dedicadas à conta corporativa e 3,1 horas ao e-mail particular. Mais de 90% dos entrevistados admitiram que checam o e-mail particular no trabalho, enquanto 87% afirmaram que acessam a conta corporativa fora do trabalho.

Devido a esses números elevados, muitas empresas estão tentando mudar este quadro implantando ferramentas de produtividade. Contudo, o uso do e-mail está tão enraizado na cultura corporativa que qualquer mudança está fadada ao fracasso se não vier acompanhada de uma revisão profunda na forma como as pessoas lidam com esta importante ferramenta de comunicação.

Por isso, com o intuito de ajudar você nesse processo, ensinaremos a seguir 5 técnicas infalíveis que irão reduzir o tempo gasto no e-mail e, consequentemente, aumentar a sua produtividade no trabalho. Acompanhe!

1. Controle a sua agenda

Defina horários para checar os seus e-mails, por exemplo, de três a quatro vezes por dia, e mantenha a ferramenta de correio fechada no resto do tempo. Se você correr para a sua caixa a cada mensagem recebida, não conseguirá focar em nenhuma outra atividade que não seja responder e-mails. Também não se esqueça de desligar os alertas do smartphone.

2. Responda apenas o mínimo necessário

A cada checagem, responda somente o que for urgente, programe o que for importante para o dia e horário mais adequado e se livre do restante. Baseado no remetente e/ou no assunto, o software de correio pode ajudá-lo a classificar automaticamente as mensagens de maior prioridade, assim como incluir marcas para ajudá-lo na programação do que será respondido mais tarde.

3. Trate o lixo como lixo

A cada mensagem indesejada que cai em nossa conta, perdemos segundos preciosos para separá-la dos e-mails que realmente são relevantes. Portanto, não se limite a deletar um e-mail não desejado, é preciso tomar ações que garantam que outra mensagem com a mesma característica não retornará no futuro. Você pode fazer isso bloqueando o domínio do remetente ou solicitando formalmente ao autor da mensagem que você não seja mais notificado sobre aquele tipo de assunto.

4. Não faça com os outros aquilo que você não quer que lhe façam

Procure enviar e-mails apenas para quem realmente precisa receber a mensagem e tomar alguma atitude a partir dela. Evite usar o Cc (com cópia) e o Cco (com cópia oculta) sempre que possível. Quanto mais pessoas receberem a sua mensagem, mais respostas (muitas desnecessárias) você receberá.

5. Use outras ferramentas e mantenha o software de correio atualizado

Avalie se o e-mail é a ferramenta mais adequada para o momento. Às vezes, uma ligação telefônica ou uma rápida interação por chat encerra uma discussão que, se realizada por e- mail, poderia render uma longa série de mensagens.

Além disso, como as ferramentas de correio eletrônico estão sempre se atualizando e lançando novas funcionalidades com o objetivo de facilitar a vida do usuário, procure mantê- las atualizadas para desfrutar daquilo que há de mais prático.

Utilizando-se dessas 5 técnicas, mesmo que você receba diariamente muitos e-mails importantes, o tempo gasto com eles será reduzido de maneira que você não deixará de fazer outras atividades importantes devido a isso.

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