Criando o Sistema GED e migrando os documentos para a nuvem
No capítulo anterior da nossa série sobre como implantar uma gestão de documentos em uma empresa de contabilidade, abordamos a fase de projeção da solução. A partir da análise da situação encontrada, dos problemas a serem solucionados e dos benefícios esperados, chegamos ao desenho da nova solução de gerenciamento de documentos para a contabilidade.
Desse modo, dando continuidade à série, no artigo de hoje destacaremos a fase de implantação da solução, onde apresentaremos os passos necessários para criação e implantação do sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e para a migração dos documentos. Mostraremos como foram criados, no Office 365, os sites e bibliotecas onde os documentos serão armazenados. Também falaremos sobre modelos de sites, sincronização de documentos e de como definir perfis de usuários e atribuir permissões para garantir a segurança e integridade no acesso aos documentos.
O artigo está recheado de vídeos que mostram os detalhes da criação da solução de modo a lhe permitir criar a sua solução de GED contabilidade mesmo sem que você tenha conhecimentos prévios sobre Office 365 e SharePoint. Confira!
Criando o Site Principal da Solução de Gestão de Documentos
Como adiantamos nos artigos anteriores dessa série, utilizamos o Office 365/SharePoint como ferramenta principal para a criação da solução de gestão de documentos para a contabilidade. O GED SharePoint é, fundamentalmente, uma ferramenta para criação de sites para compartilhamento de documentos. Sendo que estes sites serão acessados pelos usuários (de dentro e de fora da organização) por meio de um navegador web, como o Google Chrome.
Seguindo o projeto da solução, iniciamos criando o site principal, que servirá como um portal de entrada para as outras áreas do sistema. Na visão macro do Portal GED (imagem abaixo), o site principal está representado ao centro, com a sigla FAS.
Visão Macro do Portal GED
Imagem 1: Portal GED – Visão Macro
O site principal é chamado no SharePoint de conjunto de sites. Para criá-lo, devemos escolher um modelo de site entre os que são disponibilizados pelo SharePoint. No exemplo desse estudo de caso, utilizaremos o modelo “site de equipe”.
Acompanhe no vídeo a seguir como criar um site principal no SharePoint GED a partir do modelo “site de equipe”.
Vídeo 1 – Criando o site principal
Criando os Subsites Departamentais: Contábil, Fiscal e Folha
Como vimos no vídeo, o modelo “site de equipe” já traz alguns componentes bastantes úteis, como uma biblioteca de documentos e uma lista de eventos. No entanto, eles são insuficientes para atender todas as necessidades de um escritório contábil. Por isso, uma vez criado o site principal, é hora de partirmos para a criação dos subsites departamentais.
Seguindo o projeto da solução de gestão de documentos, criamos um subsite para cada um dos departamentos: Contábil, Fiscal e Folha. Partindo mais uma vez do modelo “site de equipe”, fizemos algumas customizações com o intuito de tornar o site mais atrativo e funcional para os usuários. A criação de uma biblioteca modelo para armazenamento dos documentos de cada uma das principais áreas da empresa foi uma das adaptações realizadas.
No vídeo a seguir, você acompanhará os passos necessários para a criação do subsite do departamento contábil.
Vídeo 2 – Criando o subsite Contábil
Criando a Área Exclusiva do Cliente dentro da Solução de Gestão de Documentos
Uma das partes mais importantes em um projeto de gerenciamento de documentos de um escritório de contabilidade é justamente a criação da área exclusiva do cliente, pois será através dela que se dará o principal fluxo de comunicação entre o escritório e todos os seus clientes. Mais do que qualquer outra área do site, ela deve ser funcional, de fácil utilização e ainda transmitir aos usuários uma imagem de modernidade.
Em nosso projeto, previmos a criação de um subsite (ou área exclusiva) para cada um dos clientes da contabilidade, composto de um conjunto de bibliotecas para armazenamento dos documentos que o escritório contábil necessita compartilhar com o cliente, tais como:
- Documentos de folha de pagamento (cadastros, documentos adicionais, encargos sociais, impostos, avisos e recibo de férias, holerites, etc.);
- Balanços e balancetes;
- Documentação societária;
- Guias de impostos e relatórios de apuração;
- Certidões negativas;
- Relatórios gerenciais.
A área exclusiva conta ainda com recursos para: notificação do cliente quando da publicação de novos documentos, espaço para compartilhamento de documentos com a auditoria e área para upload de arquivos pelo cliente com redirecionamento automático para o responsável na contabilidade.
Veja no vídeo a seguir como criar um site exclusivo para cada cliente da contabilidade.
Vídeo 3 – Criando a área exclusiva do cliente
Pensando em facilitar a utilização por parte do cliente, criamos um design de página única, com ícones representando os principais tipos de documentos compartilhados, que possibilitam a rápida localização do documento desejado. No vídeo abaixo, você aprenderá como customizar o layout do site de modo a melhorar a experiência do cliente e ainda verá como criamos um modelo de site personalizado para facilitar a inclusão de novos clientes no portal.
Vídeos 4 – Customizando o layout do site do cliente
Definindo os Perfis de Acesso, Atribuindo Permissões e Configurando as Notificações
Para facilitar a inclusão de novos usuários no portal e, paralelamente, garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos, projetamos uma estrutura de permissionamento baseada em grupos do SharePoint, onde, para cada um dos subsites do portal, foram criados três grupos com os seguintes perfis de acesso:
- Administradores (têm poder total sobre o site);
- Colaboradores (podem editar, consultar e remover documentos);
- Leitores (podem apenas consultar documentos).
Quando um novo funcionário é contratado, tudo que o administrador do portal precisa fazer é inclui-lo nos grupos dos sites para os quais ele precisa ter acesso. Para os clientes, foram criados usuários externos, que não demandam uma licença do Office 365 e têm permissão restrita ao seu respectivo site.
No vídeo a seguir, mostramos como funciona a hierarquia de permissões no SharePoint. Você aprenderá a planejar a estrutura de permissões e como aplicar as melhores práticas para definir grupos de usuários e atribuir as permissões necessárias para acesso à área exclusiva do cliente.
Vídeo 5 – Atribuindo permissões de acesso
Migrando os Documentos para o Portal GED
Uma vez criados os sites e definidos os perfis de acesso, é hora de iniciar a migração dos documentos. O vídeo a seguir mostra as três formas principais que você pode utilizar para migrar um conjunto de documentos do File Server ou de uma pasta local do computador para o Office 365/SharePoint. Tenha especial atenção à terceira forma. Ela mostra como realizar a migração fazendo uso do aplicativo de sincronização do OneDrive for Business, que foi a nossa escolha principal para a migração dos documentos durante esse projeto.
Vídeo 6 – Opções de migração de documentos
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu as etapas necessárias para criação de um sistema de gestão de documentos para a contabilidade baseado no Office 365. Sendo que, por meio dos vídeos, foi possível acompanhar todos os detalhes para que você possa desenvolver uma solução semelhante em seu escritório contábil. Desse modo, ficou claro que o sistema GED para a contabilidade que projetamos preza, de maneira focada, por três aspectos essenciais:
- A agilidade nos processos internos da empresa e naqueles realizados entre ela e os seus clientes;
- A segurança de todos os documentos;
- E a facilidade na utilização do sistema pelos colaboradores da empresa e principalmente por parte dos clientes.
Por isso, acreditamos que esse sistema de gerenciamento de documentos é, no que se refere a todos os aspectos relevantes, a solução ideal para uma empresa de contabilidade. Porém, para que ele seja efetivamente adotado, tanto pelos colaboradores internos quanto pelos clientes, de forma a se obter o máximo retorno da solução, é essencial utilizar algumas estratégias para o aprimoramento do fluxo de documentos entre a contabilidade e os clientes. E é exatamente sobre isso que trataremos no próximo (5º e último) artigo da nossa série.
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