Como organizar as listas de tarefas no escritório – um exemplo prático

Aprenda como organizar as listas de tarefas em um escritório contábil, para que nenhuma solicitação fique de fora e nenhuma pendência seja esquecida.

Essa semana tivemos a quinta live da nossa série os 6 Passos para Organizar e Controlar a Rotina no Escritório.

Na aula eu apresentei um exemplo prático de organização das listas de tarefas em um escritório contábil.

A nossa meta é atender mais clientes e fazer crescer a receita da empresa, mas também queremos que isso seja feito com menos riscos e muito menos estresse.

E para isso precisamos organizar a casa.

Acompanhe a seguir um resumo da aula e aprenda como organizar a sua lista de tarefas.

Iniciamos recordando o segundo passo, em que aprendemos sobre os processos de captura e esclarecimento de pendências, e conhecemos as principais listas previstas pelo método.

Na sequência, apresentamos alguns exemplos práticos de aplicação em um escritório contábil.

Caixa de Entrada (onde tudo começa)

A caixa de entrada é o local onde você irá capturar todos os problemas, solicitações, pendências, oportunidades e ideias de melhoria.

Como exemplos de caixas de entrada em um escritório contábil podemos citar:

• A caixa de entrada de e-mail
• O WhatsApp
• O sistema de abertura de chamados pelos clientes
• Os blocos de anotações

A característica principal das caixas de entrada é que elas devem ser esvaziadas periodicamente, de preferência a cada dia.

É recomendável que você tenha o mínimo necessário de caixas de entrada, pois quanto mais caixas, mais complexa se torna a gestão das pendências.

Neste vídeo eu ensino 3 dicas de produtividade muito simples, que eu utilizo na minha empresa, e que me ajudaram a zerar a caixa de entrada do meu e-mail (que já teve mais de mil e-mails!).

O Esclarecimento e a Organização

Para retirar um item da caixa de entrada é preciso esclarecer a pendência, ou seja, enquadrá-la em uma categoria e decidir o que será feito com ela.

Você pode resolver a pendência imediatamente (aplicando a regra dos 2 minutos) ou armazená-la em uma lista para ser atendida futuramente. Neste último caso, uma das listas a seguir será utilizada para armazenar a pendência:

Calendário

No método, o calendário é reservado para compromissos que tenham data e hora fixas, como uma reunião com o cliente.

Lista de Processos

Nessa lista vamos incluir todos os processos da contabilidade, ou seja, todas as atividades que se repetem com uma certa frequência.

A seguir estão listados alguns exemplos de processos comuns wm um escritório contábil:

• Rotina Mensal da Área Contábil
• Elaboração de ECD
• Rotina Mensal do Fiscal
• Elaboração de DIRF
• Rotina Mensal da Folha
• Admissão

Alguns parâmetros importantes que devem ser incluídos nessa lista são a periodicidade (mensal, anual, eventual) e a data-limite de entrega.

Se você ainda não tem uma relação de todos os seus processos, você deve iniciar por aí a organização do seu sistema de gestão de pendências.

Paulo Farias – CIOnaNuvem

Lista de Projetos

Registre nessa lista todas as oportunidades e ideias de melhorias que demandam mais de uma ação e que você pretende implantar no prazo de até um ano.

Lembre-se: Se você deseja que a sua empresa cresça, você precisa de projetos que mudem (para melhor) o seu jeito de fazer as coisas:

A seguir, dois exemplos de projetos em uma empresa contábil:

• Adquirir uma ferramenta de GED (Gestão de Documentos)
• Contratar um novo colaborador

Entre os atributos obrigatórios nessa lista estão o propósito (porque você deseja realizar o projeto) e o resultado esperado.

Lista de Tarefas

Essa deverá ser a principal lista do seu sistema de gestão, onde serão registradas todas as ações em que o time está engajado no momento.

Todas as tarefas incluídas na lista de tarefas deverão estar relacionadas a um projeto ou a um processo, além de possuírem informações complementares, tais como o responsável, o cliente e o prazo de entrega.

A tabela a seguir ilustra alguns exemplos apresentados na aula:

Próximas Ações

Nessa lista você vai colocar todas as tarefas dos projetos que já foram identificadas, mas que ainda estão sem prazo, ou que dependem da conclusão de atividades que estão na lista de tarefas.

Algum dia/Talvez

Você não deve esquecer ou abrir mão das suas ideias e projetos de melhoria somente porque não pode realizá-los agora.

Em vez disso, registre-os na lista Algum dia/Talvez.

A seguir, alguns exemplos de projetos que talvez você deseje tocar em 2021 e que cairiam bem nessa lista:

• Oferecer serviços de BPO Financeiro
• Mudar para uma sede maior

Esperando Por

As tarefas pausadas por conta de alguma dependência externa, como por exemplo o envio de documentos pelos clientes, deverão ser transferidas temporariamente para essa lista até que a pendência seja resolvida.

Materiais de Referência

Os materiais de referência envolvem todos os documentos e anotações relacionadas à execução dos processos e dos projetos.

Aqui estão os documentos recebidos dos clientes, os relatórios produzidos durante a execução dos processos, os papéis de trabalho, as informações complementares e tudo o mais que tenha relação com as atividades executadas pelo time.

Uma boa organização e o armazenamento apropriado desse material serão fundamentais para o sucesso do seu sistema de gestão.

Paulo Farias – CIOnaNuvem

Assista agora o vídeo com a aula completa:

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