Conheça uma nova forma de organizar a rotina do escritório contábil, que aumenta a capacidade de entrega, reduz os ricos de falhas e coloca a sua empresa em um círculo virtuoso de melhoria contínua.
Nesse artigo apresentarei uma nova forma de organização do escritório contábil que tem como objetivo otimizar as rotinas da empresa e endereçar as principais preocupações do empresário contábil, que são:
- Entregar um serviço de elevada eficácia operacional;
- Cumprir as condições contratadas e a legislação pertinente;
- Evitar riscos de atrasos e falhas na entrega das obrigações;
- Implementar projetos de melhoria, que aumentem a capacidade do escritório e lhe permita atender mais clientes sem aumentar a estrutura;
- Fornecer serviços de maior valor agregado aos clientes;
- Manter o controle de tudo, com baixos níveis de estresse.
Essa nova sistemática é composta por elementos que combinam um método, alguns novos hábitos e ferramentas que auxiliam na operacionalização do método.
Os exemplos serão direcionados a um escritório contábil, mas pode ser aplicada a qualquer empresa ou departamento que atue na prestação de serviços.
Leia o artigo até o final e descubra como implantar os 6 passos em seu escritório.
Porque não conseguimos gerir pendências de forma eficaz
No primeiro artigo dessa série, eu escrevi sobre os problemas que afetam a eficácia e a produtividade em um típico escritório contábil.
Eu expliquei como essas dificuldades estão diretamente relacionadas a forma como a nossa mente lida com as pendências, e de como isso atrapalha a nossa capacidade de focar em uma tarefa específica.
No artigo, também abordamos como algumas das ferramentas tecnológicas surgidas nos últimos anos acabaram por agravar o problema.
Apresentando os 6 passos, uma nova sistemática para organizar e controlar todas as rotinas do escritório.
1- Registre e controle todas as solicitações, pendências e processos recorrentes
Como vimos no último artigo, cada pessoa assume diversos papeis, tanto na sua vida pessoal, quanto no trabalho, e para cada papel existem uma série de responsabilidades.
Dessas responsabilidades, decorrem tarefas, ideias, informações (úteis ou não), pendências e preocupações.
Para que as pendências não se transformem em preocupações e (principalmente) para que elas não virem estresse, você precisa de um sistema, que seja externo a sua mente, onde você consiga:
- Capturar e registrar a pendência;
- Decidir o que deve ser feito com ela;
- Inclui-la em um sistema organizado de lembretes.
Um exemplo prático para ilustrar o conceito.
Digamos você esteja lendo esse artigo e extraiu dele um insight que acredita possa ser aplicado na sua empresa. O que você faz com ele?
De acordo com o método, em primeiro lugar, você deve registrar o insight em algum lugar externo à sua mente. Digamos, um caderno.
Em seguida você deve identificar do que se trata (uma ideia sobre otimização de processos).
Agora se pergunte se você pretende tomar alguma ação ou apenas arquivar para uso futuro?
Por fim, você deverá inclui-la em um sistema organizado de lembretes, para que seja avisado quando precisar daquela informação.
Seguindo esse método você ficará tranquilo de que não perderá a informação, ao mesmo tempo em que a sua mente ficará livre para que você possa forcar em qualquer outra atividade.
O Método GTD – Fazendo as coisas acontecerem
O método pode ser aplicado para qualquer tipo de pendência, desde um relatório supercomplexo para o cliente, até uma solicitação da esposa para você passar na farmácia no caminho do escritório para casa.
Esse processo é baseado no Método GTD, cujas etapas iniciais de captura, esclarecimento e organização estão representadas na imagem a seguir:
2- Planeje os projetos de forma natural
Um projeto é um conjunto de ações para atingir um determinado resultado, de caráter temporário e único.
Para efeito do nosso método, projeto é qualquer solicitação que não seja recorrente e que demande mais de uma ação.
O planejamento natural é a forma mais intuitiva para organizar as ideias em torno de um projeto. Ele pode ser usado tanto para organizar projetos simples, como uma reunião com o cliente, até projetos complexos, como a implantação de um ERP Contábil.
Abaixo estão descritas a etapas principais do planejamento natural.
- Defina o propósito e os princípios (porque o projeto deve ser realizado)
- Estabeleça os resultados desejados (o que)
- Faça um brainstorm para capturar ideias – (as opções do como será realizado)
- Defina a organização – (os componentes do plano de projeto, as prioridades, a sequência)
- Estabeleça as ações (fazer acontecer)
As etapas 3 e 4 são opcionais em projetos menores, mas você sempre deve se perguntar por que está realizando o projeto e o que deseja alcançar com ele, antes de partir para a definição das ações.
3- Garanta a qualidade dos processos críticos
Embora todos os processos de uma empresa sejam importantes (ou pelo menos deveriam ser), alguns são mais importantes que outros. Esses processos são considerados críticos para o sucesso do negócio.
Entre as razões para um processo ser considerado crítico, podemos elencar:
- Quando um erro nesse processo pode gerar um prejuízo financeiro grave, seja para o próprio escritório seja para o cliente;
- Quando uma falha pode causar um dano à reputação da empresa;
- Quando o processo envolve um cliente considerado estratégico para o negócio;
- Qualquer processo que afeta diretamente a capacidade de vendas da empresa.
Processos críticos demandam um tipo de monitoramento especial. Além de garantir que ele seja realizado, é necessário assegurar que ele seja executado seguindo padrões de qualidade pré-estabelecidos. A isso, denominamos garantia da qualidade.
Existem várias formas de garantir a qualidade de um processo. Em um escritório de contabilidade, você fazê-lo através do uso combinado dessas duas ferramentas:
- Checklist
- Revisão
O checklist garante que nenhuma etapa crítica do processo seja esquecida, enquanto na revisão você atribui a uma pessoa a responsabilidade por revisar o trabalho executado por um terceiro.
A revisão pode ser feita por um supervisor ou por uma pessoa do mesmo nível hierárquico. Nesse caso, ela é conhecida como revisão por pares, que é muito comum em empresas de desenvolvimento de software.
A revisão pode ainda ser realizada por amostragem, quando um percentual dos serviços executados é escolhido aleatoriamente para revisão, ou em 100% dos casos, a depender do nível de criticidade do processo.
Dica: Certifique-se que o seu sistema de garantia de qualidade esteja integrado com o seu sistema de gestão de tarefas
Assista a aula online em que eu apresentei a nova sistemática.
Continue lendo o artigo.
4- Engaje o time
No âmbito corporativo um sistema de gestão de pendências só irá funcionar se toda a empresa estiver engajada com ele.
E o que vai fazer com que o seu time se engaje é quando ele perceber que o sistema é feito para ajudar o colaborador.
Você deve demonstrar aos colaboradores que o sistema não é apenas um dedo-duro para informar ao gerente sobre tarefas em atraso. Mostre a eles como o sistema irá ajudá-los a:
- Obter uma melhor organização;
- Ser mais produtivo;
- Ter maior foco;
- Entregar mais, com menos estresse.
No início, é natural que exista uma certa resistência, mas a medida que o time perceber os benefícios o engajamento aumentará.
O que o você precisa fazer:
- Treinar as pessoas no processo de captura, esclarecimento e organização;
- Prover ferramentas que ajudem na organização pessoal, além a organização do trabalho.
Esteja atento que a mente não escolhe o tipo de pendência de acordo com o horário. É natural que durante o expediente surgem lembranças, ideias, pendencias que remetem a vida particular do colaborador. Assim como é comum que insigths sobre o trabalho surjam durante momentos de lazer.
Se o colaborador não tiver como capturar, esclarecer e organizar as pendências particulares, elas irão, de alguma forma, afetar o seu trabalho no escritório.
5- Delegue responsabilidades
É muito comum em empresas de pequeno porte que o empresário se envolva diretamente com as atividades operacionais.
No início, isso é até necessário, mas com o tempo essa concentração acaba comprometendo o crescimento da empresa.
Eu conheço várias pessoas que têm muita dificuldade em delegar responsabilidades para colegas. Porque acredita que leva muito tempo, porque dá muito trabalho ou porque acredita que pode fazer o serviço melhor sozinha.
Contudo, delegar é uma das atividades mais poderosas que existem e que trazem o maior impacto para o crescimento da empresa. Delegação significa crescimento, tanto para o indivíduo quanto para a organização.
Lembre-se que para ter resultados diferentes a sua empresa precisa fazer algo diferente do que está fazendo hoje. E isso exigirá tempo e dedicação de sua parte. Tempo para investir em pesquisa, estudo e experimentação. Tempo que você não conseguirá se estiver enterrado nas atividades operacionais.
Portanto, quanto mais você delegar, mas preparada a sua empresa estará para crescer.
O primeiro passo é você fazer uma lista de tudo que pode ser delegado.
Em seguida, você deve se preparar para delegar com responsabilidade, o que exigirá compreensão e comprometimento em relação a essas 5 áreas.
- Os resultados desejados,
- A orientação (o que pode e o que não pode),
- Os recursos disponibilizados,
- O Acompanhamento e a avaliação,
- As consequências (de bom ou ruim, como resultado da avaliação)
6- Automatize processos
Existe uma boa razão para a automatização de processos ser o último passo nessa jornada para a organização e otimização das rotinas do escritório.
Muitos empresários contábeis caem na tentação de começar por aqui, simplesmente porque é mais fácil contratar uma ferramenta do que mudar um hábito.
Você não deve cometer esse erro!
A menos que o seu processo seja muito padronizado, (igual ao que todo muito faz) qualquer ferramenta que você contratar exigirá que você adeque o seu processo a ela.
Se você não adequar o processo, os resultados serão muito aquém do esperado. E isso, infelizmente, é o que acaba acontecendo na maioria das vezes.
Como ter sucesso em projetos de automatização
Então, qual o caminho para aumentar as chances de sucesso em um projeto de automatização?
Primeiro, você deve implantar o método. Treine o pessoal, desenvolva os novos hábitos, coloque o processo para rodar e meça os primeiros resultados.
Nesse ponto, você terá um baseline, um ponto de partida a partir do qual você irá promover os ciclos de melhoria contínua do seu processo.
A cada novo ciclo, você identificará uma oportunidade de melhoria no processo. Uma delas poderá ser a identificação de uma rotina que pode ser automatizada.
Esse será o momento de você partir para selecionar uma ferramenta de automação. De preferência uma que se adeque ao seu processo, e não o contrário.
Publicação automática de documentos e integração com o sistema financeiro do cliente são dois pontos do processo contábil que certamente você terá a oportunidade de automatizar, no momento oportuno.
Se você está curtindo essa série, não deixe de ler o próximo artigo em que iremos detalhar o passo 1 do método para registrar e controlar todas as pendências do escritório.