A otimização do tempo é sem dúvida o fator mais crítico para o sucesso do pequeno empresário, especialmente em um mercado extremamente competitivo em todos os segmentos como o que estamos presenciando atualmente.
Isso porque, além de ser o maior responsável pelas principais operações da empresa, ele ainda precisa estar atento a todas as oportunidades que surgem diariamente, assim como às constantes inovações da sua área de atuação e da tecnologia. Para isso, no entanto, é fundamental ter uma agenda muito bem organizada.
Por isso, pensando em lhe ajudar a organizar suas tarefas da forma mais prática e simples possível, viabilizando que você otimize ao máximo o seu tempo, o quinto texto da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar a produtividade que todo pequeno empresário deve conhecer apresentará o Todoist, um gerenciador de tarefas na nuvem gratuito, eficiente e de fácil utilização.
Você saberá exatamente o que é o Todoist, para que ele pode ser utilizado, quais problemas ajuda o empresário a solucionar, suas funcionalidades e quais planos estão disponíveis e seus respectivos preços. Na parte final do artigo, daremos a Dica de Ouro do CIOnaNuvem para uma melhor utilização desse organizador de tarefas.
Acompanhe todo o conteúdo com atenção e veja como o Todoist pode ser crucial para ter uma agenda realmente bem organizada!
O que é o Todoist?
O Todoist é uma ferramenta para sincronização e gerenciamento de tarefas. Ele possibilita que você organize e controle em um único lugar todas as suas atividades (sejam elas pessoais ou corporativas), organize-as em projetos, estabeleça prazos e prioridades, e até atribua tais responsabilidades a outras pessoas.
Por estar hospedado na nuvem e ser compatível com mais de dez tipos de plataformas, ele permite que você tenha acesso permanente às suas listas de atividades independentemente de onde esteja (em casa, no trabalho, no carro…) e a partir de qualquer dispositivo (computador, notebook, tablet ou smartphone), deixando você no total controle de suas tarefas.
Por que devo usar um gerenciador de tarefas como o Todoist?
Em um cenário de alta competitividade como o que estamos vivendo, somos pressionados a produzir mais em menos tempo. Assim, seja você um empresário, um profissional liberal, um funcionário, uma dona de casa ou um estudante, certamente precisa lidar com múltiplas atividades, prazos e recursos limitados.
Desse modo, guardar todas as informações em nossa cabeça é não apenas impossível, como também prejudicial à produtividade, pois afeta o nosso foco e a nossa capacidade de concentração. Inclusive, já foi publicado aqui no blog do CIOnaNuvem um artigo falando sobre esse assunto.
Fato é que, ferramentas tradicionalmente usadas para controle de tarefas, como cadernos e agendas, não funcionam mais, pois demandam muito esforço para serem atualizados, além de não permitirem ou tornarem mais complicado o compartilhamento.
Por sua vez, as ferramentas modernas para organização e controle de atividades, como o Todoist, devem ser fáceis de usar e flexíveis, para que você consiga replanejar as suas atividades de maneira ágil e rápida. Também devem ser visuais, com cores distintas por projeto e níveis de prioridade, de modo que você bata o olho e já saiba em qual tarefa deve atuar naquele momento. Por fim, devem prover mecanismos de colaboração, para que você possa delegar (e acompanhá-las em tempo real) tarefas a parceiros e colaboradores.
A combinação de todas essas funcionalidades com uma interface simples e intuitiva faz com que o Todoist se destaque em seu segmento como o organizador de tarefas preferido de milhões de pessoas ao redor do mundo, que utilizam essa ferramenta de forma ágil e objetiva para otimizar o seu tempo e alavancar sua produtividade.
Assista:
Versão Grátis x Versão Paga
O Todoist possui três versões: Gratuita, Premium e Business. Já a partir do plano grátis, esse organizador de tarefas online disponibiliza ao usuário:
- Organização das atividades em projetos, tarefas e subtarefas;
- Programação de vencimentos recorrentes;
- Priorização de tarefas;
- Limite de até 80 projetos ativos;
- Participação de até cinco pessoas por projeto;
- Acesso à conta a partir de diversas plataformas diferentes (incluindo versões para desktop, Web, IOS e Android);
- Conexão SSL, que garante maior segurança no acesso aos dados.
A principal restrição do plano gratuito, aquilo que possivelmente você sentirá mais falta, é a não possibilidade de inclusão de comentários nas tarefas, alternativa que está disponível apenas nos planos pagos.
Preços, Pacotes e Funcionalidades
Como dito acima, o Todoist está disponível em três versões. Acompanhe a seguir os principais destaques sobre os planos pagos.
Todoist Premium
Custando US$ 28,99 por ano, além de todas as vantagens disponibilizadas no plano gratuito, a versão Premium do Todoist permite até 200 projetos ativos, com participação de até 25 pessoas em cada um deles. Esse plano também oferece:
- Etiquetas e lembretes de projetos;
- Notificações por geolocalização (via aplicativo, e-mail e SMS);
- A possibilidade de serem adicionadas tarefas por e-mail;
- A inclusão de comentários nas tarefas;
- Backup automático;
- Gráfico de produtividade e templates de projetos.
Todoist Business
Com um valor anual de US$ 28,99 por usuário, o plano do Todoist voltado para empresas oferece todas as vantagens da versão Premium e mais alguns diferenciais. Nesta versão, assim como na Premium, é possível ter 200 projetos ativos, porém, com a participação de até 50 pessoas em cada um deles.
O Todoist Business também disponibiliza o faturamento centralizado de toda a equipe, oferece prioridade no suporte, além de ferramentas para gerenciamento dos usuários.
Utilização (e um diferencial muito interessante)
Quanto ao uso prático desse gerenciador de tarefas online, como já foi destacado, tudo ocorre de forma bastante simples e intuitiva, com destaque para uma excelente usabilidade e um diferencial que permite ao usuário saber se está dando conta das tarefas inseridas no Todoist.
Excelente usabilidade
Ao fazer login no Todoist, você encontrará um menu onde terá a opção de criar um projeto e adicionar a ele tarefas e subtarefas, tudo com extrema facilidade. Além disso, é possível separar os projetos por cores para que o visual do menu fique ainda mais intuitivo.
Nas tarefas e subtarefas, você poderá determinar a data na qual elas devem ser feitas (podendo ser uma data recorrente como, por exemplo, todos os dias de uma semana), determinar a prioridade das tarefas e até adicionar links a elas.
Você pode ainda convidar colaboradores para um projeto, sendo que, para isso, eles devem ter uma conta no Todoist. Um convidado poderá fazer as mesmas coisas que você dentro de um projeto. Ou seja, adicionar, completar e designar tarefas e subtarefas.
Um diferencial muito interessante
Um grande diferencial do Todoist em relação aquilo que é oferecido em seu segmento é o “Karma”, que é um sistema exclusivo que avalia o seu gerenciamento de tarefas e mostra seu desempenho conforme você realiza ou deixa de realizar as suas tarefas.
Na versão Premium, essa ferramenta se torna ainda mais interessante, já que o usuário recebe feedbacks do seu desempenho que monitoram não apenas se ele está ou não fazendo as atividades, mas também quanto tempo está gastando com as tarefas mais importantes (de acordo com o grau de prioridade dado a elas). A partir disso, ele mostra quais estão sendo os seus dias mais produtivos na semana.
Dica de Ouro do CIOnaNuvem
A Dica de Ouro do CIOnaNuvem em relação ao Todoist se refere ao cadastramento de tarefas recorrentes. Isso porque, ao criar uma tarefa nesta ferramenta, você tem que selecionar a data em que ela deverá ser realizada, sendo que isso é feito em um calendário que aparecerá para que você selecione o dia.
Porém, como existem muitas atividades da nossa agenda que são feitas várias vezes dentro de certo período de tempo, não seria muito mais prático fazer com que o nosso gerenciador de tarefas entendesse que aquela determinada atividade deve ser feita todo dia, toda semana ou todo mês? Pois saiba que o Todoist disponibiliza essa alternativa.
Para utilizá-la, basta clicar no pequeno ponto de interrogação que aparece na parte de baixo da aba do calendário. Ao fazer isso, uma tabela vai aparecer com várias opções de frequência pré-definidas: todo dia, toda manhã, toda noite, toda semana, etc. Assim, você precisa apenas clicar na alternativa desejada e esquecer definitivamente o incômodo de ter que adicionar a mesma tarefa todos os dias ou toda semana.
Outra dica, que certamente deixará o seu controle de atividades muito mais ágil, é você digitar as informações de priorização e data na própria linha da tarefa. Por exemplo, se você escrever “Preparar a agenda da reunião p1 sexta”, o Todoist irá entender que a atividade “Preparar a agenda da reunião” é de prioridade 1 (bandeira vermelha) e está programada para a sexta-feira.
Conclusão
Como foi possível acompanhar ao longo do artigo, o Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas eficiente, prática, ágil e que oferecer todos os recursos necessários para você ter total controle sobre a sua rotina de atividades. Por isso, ele é indicado para qualquer pessoa que queira ter uma agenda bem organizada com o maior auxílio possível da tecnologia.
Mas, obviamente, se você for um empresário, utilizar uma ferramenta dessa não é uma alternativa, é uma obrigação. Até porque, com o alto volume de tarefas que qualquer empresário tem em seu dia a dia, fica impossível dar conta de tudo utilizando apenas a própria memória.
E você, o que achou do Todoist? Já utilizou esse gerenciador de tarefas ou está pensando em começar a utilizar? Deixe seu comentário nos contando suas impressões a respeito dessa ferramenta ou fazendo qualquer questionamento sobre ela! Teremos muita satisfação em tirar as suas dúvidas.
Para conhecer outras estratégias e ferramentas que ajudam o empresário a otimizar seu tempo e melhorar sua produtividade, fique atento a todos os nossos conteúdos! Uma excelente dica de leitura é um artigo que publicamos recentemente mostrando como tirar os seus projetos do papel utilizando o método GTD! Confira e veja como dar conta de todos os seus projetos de maneira mais organizada!
