Você é proprietário ou gestor em um escritório contábil e sente que a sua empresa parou no tempo?
Enquanto na internet cada vez se fala mais em contabilidade digital e automação de processos, na sua própria empresa as pessoas continuam fazendo lançamentos manuais e implorando para que o cliente envie os documentos no final do mês?
Se esta é a sua realidade, saiba que você não está sozinho.
A maioria dos pequenos escritórios ainda sofre com processos desatualizados e equipe pouco qualificada para a nova realidade do mercado contábil brasileiro, que exige cada vez mais: entrega de valor aos clientes e menos desperdícios em seus processos internos.
Quer saber como virar esse jogo e transformar o seu velho escritório contábil em uma empresa moderna, com processos automatizados e que trabalha com margens de lucro acima da concorrência?
Então leia este post até o final que, em menos de 5 minutos, eu vou te contar os 5 passos que você precisa percorrer para transformar o seu escritório contábil em um negócio moderno e lucrativo.
Passo 1: Seja menos Contador e mais Gestor
OK eu já sei que você ama ser contador e não há nada de errado com isso. Ao contrário, foi isso que lhe trouxe até aqui.
Mas se voce é empresário e dono de seu próprio escritório, mas passa 10, 12 horas por dia enterrado em atividades operacionais, quem é que está cuidando da gestão?
Quem é que está cuidando das pessoas, dos processos, da tecnologia, do relacionamento com os clientes?
Então a primeira coisa que você precisa fazer é investir na sua própria formação como gestor. E são 5 as competências necessárias que você precisa desenvolver para sua empresa crescer.
- Visão e planejamento
- Gestão de pessoas
- Gestão de processos e tecnologia
- Marketing e vendas
- Gestão Financeira
Sabemos que não é fácil desenvolver todas essas habilidades, afinal nada disso, ou muito pouco, é ensinado nas faculdades de contabilidade.
Mas você precisa ter, pelo menos, uma visão geral dessas cinco áreas para, a partir daí, focar onde você gera mais impacto para a sua empresa.
Passo 2: Segmente o seu Mercado e crie uma Proposta de Valor
Antes de pensar em padronizar e automatizar processos você precisa pensar em segmentação.
Para atender com qualidade e com rentabilidade é necessário escolher muito bem o tipo de cliente com quem você quer trabalhar.
Quem é o seu público-alvo? Qual nicho você pretende explorar?
Conhecer profundamente as dores e desejos do seu público-alvo é um passo fundamental para que você desenvolva serviços sob medida e entregue um valor diferenciado aos seus clientes.
Com isso você será capaz de cobrar preços maiores e assim garantir uma margem de lucro superior ao da sua concorrência.
Passo 3: Padronize e Gerencie Processos
Uma vez que você definiu muito bem o seu público-alvo o próximo é você estabelecer os padrões para a execução das suas rotinas contábeis, de forma que cada uma delas seja realizada de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos.
Esse é exatamente o objetivo da gestão de processos.
O principal benefício é a padronização, que garante que todos os clientes sejam atendidos seguindo o mesmo protocolo, independente da pessoa que é responsável pelo atendimento.
Outro importante benefício é a eliminação dos desperdícios. Monitorando e gerenciando os processos você será capaz de identificar e eliminar os principais gargalos do negócio. Com isso, você será capaz de atender mais clientes sem precisar aumentar a estrutura de pessoal.
Passo 4: Não tenha medo de Delegar
Muito contadores tem medo de delegar as atividades mais complexas para os seus subordinados, pois receiam que eles não sejam capazes de executá-las com a mesma qualidade.
Isso é um grande erro e se você está fazendo isso está condenando a sua empresa a não crescer.
Para crescer a sua empresa precisa de pessoas que tenham a capacidade de pensar e tomar as suas próprias decisões. E a delegação com responsabilidade é a melhor ferramenta para desenvolver essas capacidades em seu corpo de colaboradores.
Faça uma lista com todas as atividades que você executa hoje e que poderiam ser realizadas por outras empresas e comece a pôr em prática hoje mesmo a delegação com responsabilidade.
Você logo perceberá que sobrará muito mais tempo para que você possa focar na gestão e nos projetos de mais alta prioridade da sua empresa.
Passo 5: Automatize Processos
Por fim chegamos ao nosso último passo. A automatização dos processos.
Existem várias razões para se investir em automatização, tais como, eliminar atividades manuais, reduzir custos, reduzir falhas, aproveitar oportunidades do mercado e escalar o negócio.
A grande questão é: Por onde começar? Quais processos devem ser automatizados em primeiro lugar? Quais ferramentas devem ser contratadas?
Existem diferentes caminhos que podem ser percorridos para automatização dos processos em uma empresa contábil. E não há um que seja melhor que o outro.
Como regra geral, podemos afirmar que você deve iniciar pelos processos que trarão maiores impactos em relação à estratégia de crescimento do seu negócio.
Se a sua estratégia para crescer é obter uma diferenciação, entregando mais valor aos seus clientes e trabalhando com margens de lucros maiores, é por aí que você deve começar.
Invista nos processos que mais contribuem para aumentar o valor do que você entrega aos seus clientes.
Por outro lado, se a sua principal estratégia é reduzir os custos internos, para ganhar em escala, é aí que você deve focar. Busque por ferramentas que lhe ajudem a entregar um serviço padronizado e em grande parte automatizado.
Nesse artigo eu descrevo os 10 passos que o empresário deve percorrer para escolher e implantar as melhores ferramentas para o seu escritório contábil.
Se você quer conhecer mais estratégias como essas para otimizar processos, entregar mais valor aos seus clientes e aumentar as suas margens de lucro, então não deixe de se inscrever e acompanhar o nosso canal no YouTube. Clique aqui para conhecer.
