Para crescer e atender mais clientes o empresário precisa implantar projetos que aumentem a capacidade da sua empresa. Neste artigo, você vai conhecer um método para planejar e executar projetos de sucesso.
No artigo anterior, falamos sobre os procedimentos envolvidos com a captura, esclarecimento e organização das solicitações, pendências e processos recorrentes em um típico escritório contábil.
Hoje trataremos sobre o Planejamento de Projetos, a quarta etapa da nossa série em que estamos percorrendo os 6 passos para organizar e controlar todas as rotinas no escritório.
E a primeira coisa que precisamos fazer é desmistificar o que é um projeto.
Se você é como a maioria das pessoas, neste momento você deve estar engajado em pelo menos uma dúzia de projetos.
Talvez você até nem tenha consciência disso, porque temos a tendência de associar projetos a algo grandioso, como construir um prédio ou desenvolver um sistema de gestão, que envolve muitos recursos e um longo tempo de execução.
Mas os projetos estão em tudo na nossa vida.
Se eu preciso pintar a minha casa, isso é um projeto. Se eu vou comprar um novo computador, isso é um projeto. Se eu vou contratar um estagiário na empresa, isso também é um projeto.
Então, o que é um projeto?
Um projeto é qualquer solicitação ou pendência, que demanda múltiplas ações para se chegar a um resultado, que seja de caráter temporário, e que seja único.
Temporário, porque ele deve ter uma data para terminar.
Único, porque tem características singulares, que o tornam diferente de tudo que você já fez antes.
Uma segunda definição, mais simples, mas que eu gosto bastante, é a seguinte:
Projeto é qualquer solicitação, que não seja recorrente e que demande mais de uma ação.
Exemplo de projeto em um escritório contábil
A implantação de um ERP Contábil é um bom exemplo de projeto no âmbito da contabilidade.
É provável que você já tenha vivido uma implantação de um ERP no seu escritório.
Mas se já faz muito tempo e você agora precisa implantar uma nova ferramenta, provavelmente a experiência anterior irá ajudar muito pouco nessa nova implantação.
E mesmo que tenha sido a menos de dois anos, certamente haverá diversas características diferentes, que demandarão a necessidade de um plano completamente novo, ou, no mínimo, a adaptação do plano usado na última implementação.
Porque se preocupar com o planejamento de projetos
Vivemos em um mundo de extrema competitividade. As crises se sucedem e estamos sempre em busca de novas formas de trabalhar que nos permitam entregar os serviços, e produtos, de forma mais rápida, mais barata e mais eficiente.
Para tudo isso precisamos de novas ideias, que se transformem em projetos e que tragam como resultado a transformação do nosso jeito de trabalhar.
É por essa razão que a prática regular da implementação de projetos de melhorias em um escritório é fundamental para que o empresário possa alcançar a sua meta de atender mais clientes, com menos esforço, menos riscos e, claro, menos estresse.
As 5 etapas do planejamento de sucesso
Qualquer que seja o tamanho do seu projeto, você deseja que ele tenha um ótimo resultado.
Você não quer comprar um celular que vai lhe dar raiva porque é muito lento, você não quer promover uma festa em que as pessoas não se divirtam e você não quer ter problemas com o seu novo sistema de ERP Contábil.
Por isso você precisa fazer um bom planejamento do projeto.
Para isso, siga as 5 etapas do Planejamento Natural de Projetos.
- A definição do propósito
- O estabelecimento de uma visão
- A captura de ideias através de um brainstorming
- A organização do plano
- O engajamento nas ações
1- Defina um propósito para o seu projeto
O método do planejamento natural de projetos começa com a definição do propósito, onde você deve responder porque implementar o projeto.
Porque você precisa de um novo celular?
Quais as razões para você implantar um novo ERP Contábil?
Se você não tiver uma resposta muito convincente para essa pergunta, talvez não esteja na hora de realizar esse projeto.
2- Estabeleça uma visão e defina os resultados desejados para o projeto
O segundo passo é você estabelecer a visão de futuro e listar os resultados esperados para o projeto.
Tudo acontece duas vezes, primeiro na sua mente, depois na vida real.
Você precisa ter uma imagem muito clara de como o sucesso será. Essa visão precisa ser compartilhada com todos os envolvidos com o projeto.
Foque a visão em um cenário bem sucedido e você encontrará as melhores ideias para que o projeto alcance o sucesso.
O que é na sua visão uma festa de aniversário de sucesso?
Propósito e visão são essenciais para que o time se engaje com o projeto.
Eles também fornecerão o combustível para que você tenha a energia e a motivação para superar as dificuldades que surgirão no caminho.
3- Capture ideias através de um brainstorming
A terceira etapa do planejamento natural de projetos envolve a aplicação da técnica brainstorming (tempestade de ideias) em que você reúne o time para capturar ideias e opções de como realizar o projeto.
É aqui que você irá começar a coletar as ideias e as opções de como chegar ao resultado desejado.
A principal regra nesta etapa é evitar críticas e não permitir que as dificuldades bloqueiem o processo criativo.
Assista a esse pequeno vídeo em que eu explico como utilizar a técnica do brainstorming para capturar ideias para um projeto.
Lembre-se que uma única ideia pode ser a diferença entre um massivo sucesso e um retumbante fracasso.
4- Organize as ideias
Nessa etapa do planejamento natural você irá organizar as ideias capturadas.
Dependendo do porte do projeto você precisará:
- Estabelecer prioridades,
- Definir uma sequência par as atividades,
- Criar marcos,
- Dividir em etapas e estabelecer metas,
- Relacionar os recursos envolvidos.
5- Faça acontecer
O quinto e último passo é quando você estabelece os próximos passos, atribui as responsabilidades e se engaja com as primeiras ações.
Aqui é importante que você garanta que cada projeto em curso na sua empresa tenha pelo menos uma próxima ação definida.
Fazendo isso você terá a certeza de que a sua empresa estará sempre no caminho da melhoria contínua.
Um checklist para o sucesso do projeto
Adote o seguinte checklist para se certificar de que percorreu todas as etapas do planejamento natural de projetos:
- Você definiu o propósito do projeto e o comunicou a todos os envolvidos?
- Todos estão de acordo com os comportamentos que devem ser observados (valores) para alcançar o sucesso?
- Você imaginou o sucesso e considerou todos os impactos resultantes?
- Identificou os componentes críticos, os marcos e os produtos finais?
- Definiu as próximas ações e a divisão do trabalho?
E não deixe de ver o vídeo completo da aula, incluindo a parte final, onde eu apresento um exemplo prático de como integrar o planejamento de projetos com o sistema de gestão de pendências em uma empresa de contabilidade.
