Neste artigo, baseado no best-seller A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, falaremos das dificuldades que temos para priorizar e focar no que é mais importante para nossas vidas, e apresentaremos um método prático sobre como criar um sistema de gerenciamento de tarefas que garanta que você esteja sempre avançando no projeto que é o mais importante para você e sua empresa.
No livro, David Allen descreve o seu famoso método GTD (Get Things Done). Um sistema de produtividade desenhado para ajudar as pessoas que precisam lidar com múltiplos projetos ao mesmo tempo, e que pode ser usado desde para organizar uma apresentação no trabalho até uma festa de aniversário em casa.
O método é baseado em dois conceitos fundamentais:
1- Tenha um sistema externo confiável para armazenar todas as ideias e futuras tarefas
O autor defende que a baixa produtividade da maioria das pessoas é causada pela dificuldade do cérebro em lidar com as múltiplas demandas que recebemos diariamente. A solução é focar em uma única coisa a cada vez, deixando todo resto em sistemas auxiliares, fora do cérebro.
2- Tenha sempre em mente a meta e a próxima ação
Seja o que for que você precisa entregar, em casa ou no trabalho, você deve definir uma meta clara, e a partir dela se questionar qual a próxima ação que, uma vez realizada, o deixará mais perto da meta.
Essa próxima tarefa ou atividade deverá ser pequena o suficiente para que você possa realizá-la em um curto período de tempo, dessa forma nem a baixa motivação nem a falta de tempo serão razões suficientes para impedir você de realizar o que precisa ser feito.
O seu cérebro é uma máquina de pensar, não um sistema de armazenamento
Em um dia típico, somos bombardeados por inúmeras requisições. Por telefone, e-mail, WhatsApp, vindas do trabalho e também de nossas vidas pessoais. Algumas são resolvidas na hora, mas a grande maioria acaba ficando para depois. A apresentação que preciso concluir até quinta, a conta para pagar hoje, a criança que preciso buscar as 13h, e por aí vai.
Todas essas informações, sobre atividades em andamento ou pendentes, acabam se acumulando em nosso cérebro e impedindo, ou dificultando, a nossa capacidade para pensar e nos concentrar na tarefa que precisamos realizar no momento. Isso acontece porque enquanto um problema não está resolvido, o nosso cérebro vai tentar sempre nos lembrar dele, mesmo que preferíssemos pensar nele apenas mais tarde.
Um gerenciador de tarefas baseado em 5 listas e um calendário
Para lidar com essa situação, David Allen propõe um sistema de gerenciamento de tarefas que é composto basicamente de 5 listas e um calendário.
A lista de Projetos
Projetos são atividades complexas que levam a um resultado concreto. Organizar uma festa de aniversário pode ser considerado um projeto em que o resultado esperado é a satisfação e a felicidade de todos os envolvidos.
A lista de projetos dá uma visão geral de todos os projetos correntes. O autor defende que tudo que você quer mudar ou tem importância na sua vida deve estar nessa lista.
A lista de Próximas Ações
Como o próprio nome diz, o objetivo dessa lista é determinar a próxima ação de cada um dos projetos.
Para definir qual a próxima tarefa que você vai atuar avalie questões como:
- Qual tem a maior prioridade;
- Qual eu posso concluir com o tempo que tenho disponível;
- Qual eu tenho energia suficiente para realizar no momento.
Durante as revisões semanais você deve se certificar de que cada projeto tenha pelo menos uma atividade nessa lista.
O Calendário
No sistema GTD o calendário deve ser reservado para compromissos que tenham data e hora, tais como uma reunião ou uma visita ao dentista.
A lista do A Fazer
Nesta lista iremos depositar qualquer informação ou ideia surgida e que possa nos distrair. A ideia é que neste momento não precisamos nos preocupar em classificar a categoria nem a prioridade. Apenas na revisão semanal faremos isso.
Para ser confiável, essa lista deve ser revisada e zerada semanalmente:
- Se não for importante, remova completamente;
- Se pode executar em menos de dois minutos, faça imediatamente;
- Se é uma informação importante, armazene-a no local apropriado;
- Se é um compromisso, projeto, ou tarefa concreta, transfira para o calendário ou para alguma das listas já citadas.
Lista de Esperando por:
Aqui você anota o que está pendente com as outras pessoas, junto com o seu deadline.
Durante a revisão semanal o que está pendente pode virar uma ação concreta de cobrança, que pode ser:
- Execute na hora (se tomar menos de 2 minutos), ou
- Crie uma tarefa na lista de próximas ações
Lista Algum Dia/Talvez
Essa lista será alimentada durante a revisão semanal com tudo que não foi classificado para a lista de projetos nem para a lista de próximas ações, tais como ideias importantes para o projeto que ainda não viraram ações.
A lista Algum Dia/Talvez deve ser revista mensalmente.
Conclusão
Para que possamos atingir a máxima produtividade, nosso cérebro precisa se concentrar no que é mais importante para o momento. Para tal, ele precisa confiar em um sistema para organização e gerenciamento de tarefas que seja externo à nossa mente, como o método GTD.
Quanto mais você praticar o método, mais o sistema se tornará confiável para o seu cérebro, maior será a sua capacidade para se concentrar e pensar na tarefa que está executando no momento, e mais rápidos e melhores serão os seus resultados.
Se você gostou desse artigo, e quer saber mais sobre como usar esse método na prática, não deixe de ler o quinto artigo da série 12 ferramentas para reduzir custos e aumentar produtividade que todo empresário deve conhecer, onde apresentamos o Todoist, um gerenciador de tarefas online gratuito que você poderá usar para implementar o método GTD na sua empresa e na sua vida.
